Cẩm nang xây dựng thang bảng lương tại Việt Nam: Nghĩa vụ pháp lý, quy trình xây dựng và rủi ro xử phạt

Bài viết này phân tích dễ hiểu về nghĩa vụ pháp lý, mục đích xây dựng, quy trình thực hiện, mối quan hệ với lương tối thiểu vùng, quy trình lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động, cũng như rủi ro xử phạt khi vi phạm đối với thang bảng lương theo pháp luật lao động Việt Nam - những nội dung thực tiễn mà ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự của doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm vững. Đây là cẩm nang thực tiễn giúp doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam vừa bảo đảm tuân thủ pháp luật, vừa xây dựng được chế độ tiền lương công bằng và bền vững. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong việc hỗ trợ trọn gói cho các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam, từ xây dựng cơ chế nhân sự - lao động, thiết kế chế độ tiền lương, hoàn thiện nội quy lao động, làm việc với tổ chức công đoàn cho đến ứng phó với thanh tra lao động. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp quản trị ổn định thông qua tư vấn sát thực tiễn và quản lý rủi ro, cập nhật theo diễn biến pháp luật Việt Nam mới nhất.

01 - Thang bảng lương là gì? Vì sao doanh nghiệp có nghĩa vụ xây dựng

Thang bảng lương (hệ thống thang lương, bảng lương) là văn bản quy định các bậc lương (ngạch, bậc) tương ứng với từng vị trí, chức danh công việc trong doanh nghiệp, cùng mức lương cơ bản được hệ thống hóa một cách tương ứng. Nói một cách đơn giản, đây là thước đo tiền lương nội bộ tương ứng với chức danh và năng lực của người lao động. Trong thang bảng lương, mức lương của từng ngành nghề, chức danh được thiết lập theo dạng bậc thang (theo từng ngạch, bậc), và khi tuyển dụng, bố trí nhân sự hay nâng lương, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào bảng này để xác định mức lương. Ví dụ, doanh nghiệp có thể quy định nhân viên bậc 1 đến 5, cán bộ quản lý bậc 6 đến 8, và ấn định mức lương tháng cụ thể cho từng bậc.

Về nghĩa vụ pháp lý, Điều 93 Bộ luật Lao động Việt Nam quy định rõ người sử dụng lao động (doanh nghiệp) phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Quy định này áp dụng không phân biệt quy mô doanh nghiệp hay số lượng lao động, và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) cũng không phải ngoại lệ. Trước đây, nếu số lượng lao động đạt đến một mức nhất định, doanh nghiệp phải đăng ký thang bảng lương với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền, nhưng kể từ khi Bộ luật Lao động năm 2019 có hiệu lực (tháng 1/2021), nghĩa vụ đăng ký với cơ quan nhà nước đã được bãi bỏ. Do đó, hiện nay doanh nghiệp chỉ cần tự xây dựng và lưu giữ thang bảng lương trong nội bộ (chuẩn bị sẵn sàng để xuất trình, giải trình khi có yêu cầu trong quá trình thanh tra lao động).

Về lý do vì sao cần xây dựng thang bảng lương, có thể tóm tắt như sau.

Tuân thủ pháp luật và làm rõ căn cứ trả lương: Thang bảng lương là căn cứ để trả lương theo hợp đồng lao động, đồng thời được sử dụng khi tuyển dụng, bố trí lao động. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống tiền lương đáp ứng các yêu cầu pháp luật như lương tối thiểu vùng, bảo đảm việc trả lương công bằng và nhất quán.
Bảo vệ quyền lợi người lao động và bảo đảm công bằng: Việc công khai, minh bạch hệ thống tiền lương giúp người lao động hiểu rõ mức lương của mình, tránh bị trả lương thấp bất hợp lý hoặc bị đối xử phân biệt. Điều này góp phần bảo vệ quyền lợi người lao động và nâng cao tính công bằng trong nội bộ doanh nghiệp.
Xây dựng lòng tin và thu hút nhân tài: Việc minh bạch hóa hệ thống tiền lương cũng góp phần xây dựng quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và người lao động. Đặc biệt đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc thể hiện tính minh bạch trong quy trình xác định lương với người lao động địa phương sẽ giúp thu hút và giữ chân nhân tài.
Ổn định quan hệ lao động: Việc xây dựng thang bảng lương từ trước và lấy ý kiến tổ chức công đoàn giúp giảm thiểu xung đột giữa người sử dụng lao động và người lao động, xây dựng cơ chế hợp tác thuận lợi. Đồng thời, một hệ thống tiền lương hợp lý cũng có tác dụng phòng ngừa tranh chấp lao động.

02 - Quy trình xây dựng thang bảng lương theo pháp luật Việt Nam

Việc xây dựng thang bảng lương tại Việt Nam cần trải qua một số bước theo quy định pháp luật. Dưới đây là quy trình xây dựng thang bảng lương phổ biến.

① Rà soát chức danh công việc nội bộ và thiết kế các bậc lương

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát nội dung công việc, kỹ năng cần thiết và phạm vi trách nhiệm theo từng ngành nghề, chức danh, từ đó thiết lập các bậc lương (ngạch, bậc). Doanh nghiệp cần xác định khung lương tương ứng với từng bậc. Trong quá trình này, cần tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc mức lương cơ bản của bậc thấp nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định pháp luật. Mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định theo từng vùng (Vùng I đến Vùng IV) và được điều chỉnh hằng năm hoặc theo chu kỳ vài năm một lần.

② Lập thang bảng lương (bảng lương cụ thể)

Doanh nghiệp lập bảng tổng hợp mức lương cụ thể theo từng bậc của mỗi vị trí, ngành nghề (bảng lương). Ví dụ, doanh nghiệp cần xác định biên độ nâng lương giữa các bậc, tỷ lệ hoặc số tiền tăng lương khi lên bậc. Theo pháp luật hiện hành, không có quy định về tỷ lệ chênh lệch tối thiểu giữa các bậc lương (khoảng cách bậc) (※ theo quy định cũ, khoảng cách phải từ 5% trở lên, nhưng quy định này đã được bãi bỏ kể từ năm 2021). Do đó, doanh nghiệp có thể thiết kế linh hoạt biên độ nâng lương phù hợp với thực tế của mình. Nhìn chung, nhiều doanh nghiệp xây dựng hệ thống trong đó lương tăng theo một tỷ lệ nhất định khi lên bậc, nhằm phản ánh đường cong tăng lương theo thâm niên và năng lực.

③ Lấy ý kiến tổ chức công đoàn

Sau khi có dự thảo thang bảng lương, doanh nghiệp cần lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (công đoàn...). Quy trình lấy ý kiến cụ thể được quy định tại Điều 41 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, theo trình tự: doanh nghiệp gửi văn bản thông báo nội dung lấy ý kiến → tổ chức công đoàn tổng hợp ý kiến người lao động và phản hồi → hai bên tổ chức đối thoại, thảo luận (lập biên bản và ký xác nhận) → phổ biến nội dung đã thống nhất trong nội bộ doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp chưa có tổ chức công đoàn, quy trình lấy ý kiến này không bắt buộc, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn nên nỗ lực phản ánh ý kiến của người lao động.

④ Công bố và áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp

Thang bảng lương sau khi được quyết định chính thức thông qua quá trình lấy ý kiến công đoàn phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

03 - Lưu ý khi xây dựng thang bảng lương và rủi ro pháp lý khi vi phạm

Tuân thủ lương tối thiểu vùng (thiết lập bậc 1): Mức lương cơ bản của bậc thấp nhất (bậc 1) trong thang bảng lương bắt buộc phải được ấn định không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Vì lương tối thiểu vùng có thể được điều chỉnh hằng năm theo nghị định của Chính phủ (gần đây nhất là điều chỉnh tăng vào tháng 7/2024), doanh nghiệp cần kịp thời rà soát, điều chỉnh thang bảng lương khi có thay đổi. Cần lưu ý rằng việc tuyển dụng người lao động với mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng sẽ bị xử phạt nghiêm khắc (trình bày ở phần dưới).
Số lượng bậc lương và biên độ nâng lương: Pháp luật Việt Nam không giới hạn số bậc (thang) của thang lương, nhưng bắt buộc phải thiết lập tối thiểu từ 2 bậc trở lên. Ví dụ cực đoan như toàn bộ nhân viên áp dụng cùng một mức lương là không được chấp nhận; doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống bậc lương có sự chênh lệch tối thiểu giữa nhân viên mới và nhân viên lâu năm. Nhìn chung, nhiều doanh nghiệp thiết lập khoảng 5 đến 15 bậc chi tiết. Như đã nêu trên, mức chênh lệch giữa các bậc (tỷ lệ nâng lương) do doanh nghiệp tự quyết định. Doanh nghiệp nên cân nhắc tốc độ tăng lương phù hợp với ngành nghề và chiến lược nhân sự của mình.
Điểm khác biệt so với quy định cũ (về phụ cấp tay nghề): Theo Bộ luật Lao động mới có hiệu lực từ năm 2021, nghĩa vụ bảo đảm mức lương tối thiểu cộng thêm 7% đối với lao động đã qua đào tạo, có tay nghề đã được bãi bỏ. Do đó, khi xây dựng thang bảng lương mới, doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng quy tắc cộng thêm đồng loạt chỉ vì lý do bằng cấp hay trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, việc doanh nghiệp tự đặt ra phụ cấp tay nghề hay phụ cấp chức danh không bị cấm, do đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thiết kế cơ chế đãi ngộ nhân tài theo quyết định riêng của mình. Điểm quan trọng là chỉ cần không thấp hơn lương tối thiểu vùng, hệ thống tiền lương được phép có tính linh hoạt nhất định.
Lấy ý kiến tổ chức công đoàn: Nếu trong doanh nghiệp có tổ chức công đoàn (tổ chức đại diện người lao động), doanh nghiệp bắt buộc phải lấy ý kiến của tổ chức này khi xây dựng thang bảng lương. Doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải chấp nhận toàn bộ ý kiến của công đoàn, nhưng theo quy định pháp luật, nếu không thực hiện quy trình tham khảo ý kiến sẽ bị xử phạt. Đối với doanh nghiệp không có công đoàn, nghĩa vụ này không phát sinh, nhưng để tạo động lực và sự đồng thuận của người lao động, doanh nghiệp nên chủ động lắng nghe tiếng nói của đại diện người lao động dù không chính thức.
Công bố và phổ biến tại nơi làm việc: Thang bảng lương sau khi xây dựng phải được công bố trong nội bộ doanh nghiệp trước khi áp dụng và phổ biến đến toàn thể người lao động. Cụ thể, doanh nghiệp có thể niêm yết nội bộ hoặc phát thông báo để công khai nội dung hệ thống tiền lương. Việc không công bố sẽ bị coi là vi phạm pháp luật lao động và bị xử phạt (trình bày ở phần dưới). Đặc biệt đối với doanh nghiệp đa quốc gia, đây cũng là cơ hội tốt để nhân viên bản địa hiểu rõ chế độ tiền lương của công ty, do đó doanh nghiệp nên cân nhắc tổ chức buổi giải thích thay vì chỉ đơn thuần niêm yết.
Lưu giữ thang bảng lương và ứng phó với cơ quan chức năng: Như đã nêu, hiện nay Việt Nam không yêu cầu đăng ký thang bảng lương với cơ quan hành chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ trong nội bộ và sẵn sàng xuất trình, giải trình ngay khi cơ quan lao động có yêu cầu thanh tra, kiểm tra. Đặc biệt đối với các ngành thường xuyên bị thanh tra lao động định kỳ như sản xuất, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn hồ sơ thang bảng lương và các văn bản phê duyệt liên quan.
Xử phạt khi vi phạm: Nếu vi phạm nghĩa vụ xây dựng, công bố thang bảng lương, pháp luật Việt Nam áp dụng mức phạt mang tính răn đe. Cụ thể, theo Điều 17 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp (pháp nhân) sẽ bị phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng đối với mỗi hành vi vi phạm sau đây:
Không xây dựng thang lương, bảng lương
Không công bố công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện
Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở dù đã có tổ chức này

Ngoài ra, ngoài các vi phạm liên quan đến thang bảng lương nêu trên, nếu mức lương thực trả cho người lao động thấp hơn lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với mức xử phạt rất nghiêm khắc. Theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi vi phạm lương tối thiểu vùng có thể lên tới từ 40.000.000 đến 150.000.000 đồng đối với doanh nghiệp (pháp nhân), tùy theo số lượng lao động bị vi phạm. Vi phạm lương tối thiểu vùng còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp và tinh thần làm việc của người lao động, do đó doanh nghiệp cần tuyệt đối tránh.