Cẩm nang thực tiễn về thử việc và hợp đồng lao động tại Việt Nam: Những điểm pháp lý doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm vững

01 - Tổng quan về hợp đồng lao động tại Việt Nam

• Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận bằng văn bản theo quy định của Bộ luật Lao động - quy định về việc trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên. Về nguyên tắc: nếu người lao động làm việc từ 1 tháng trở lên, hai bên phải ký kết hợp đồng bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc.
• Có hai loại: hợp đồng không xác định thời hạn (vô thời hạn) và hợp đồng xác định thời hạn (có thời hạn) - với loại thứ hai, thời hạn không được vượt quá 36 tháng.
• Hợp đồng phải ghi rõ các nội dung chủ yếu: họ tên, địa chỉ, số giấy tờ tùy thân của các bên; nội dung công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương và các khoản phụ cấp; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo, nâng cao tay nghề... - đây là những nội dung bắt buộc nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Hợp đồng phải được lập bằng tiếng Việt; trường hợp tuyển dụng lao động nước ngoài, thông thường kèm theo bản dịch sang tiếng mẹ đẻ của người lao động.

02 - Chế độ thử việc

2.1. Hình thức hợp đồng

Thử việc có thể được thiết lập trước khi ký hợp đồng lao động chính thức. Theo Điều 24 Bộ luật Lao động năm 2019, có hai hình thức: đưa nội dung thử việc vào hợp đồng lao động, hoặc ký kết hợp đồng thử việc riêng. Cả hai trường hợp: hợp đồng đều phải ghi rõ thông tin về nội dung công việc và điều kiện lao động trong thời gian thử việc. (Sự lựa chọn giữa hai hình thức này có hệ quả quan trọng về bảo hiểm xã hội - xem mục 04-④.)

2.2. Thời gian thử việc

Thời gian thử việc xác định theo tính chất chuyên môn, mức độ phức tạp của công việc - và không được áp dụng thử việc nhiều lần đối với cùng một chức danh. Thời hạn tối đa:

• Chức danh quản lý (người quản lý doanh nghiệp hoặc cán bộ quản lý điều hành theo Luật Doanh nghiệp): tối đa không quá 180 ngày
• Công việc có chức danh yêu cầu trình độ chuyên môn từ đại học trở lên: tối đa không quá 60 ngày
• Công việc kỹ thuật, chuyên môn có chức danh yêu cầu trình độ trung cấp trở xuống: tối đa không quá 30 ngày
• Các công việc khác: tối đa không quá 6 ngày làm việc

Ngoài ra: nếu thời hạn hợp đồng lao động dưới 1 tháng - về nguyên tắc không được áp dụng thử việc.

2.3. Tiền lương trong thời gian thử việc

Tiền lương thử việc do hai bên thỏa thuận, nhưng phải bằng ít nhất 85% mức lương của công việc đó khi được tuyển dụng chính thức. Doanh nghiệp cần lưu ý để tiền lương thử việc không thấp hơn mức quy định.

2.4. Kết thúc thời gian thử việc

Khi kết thúc thử việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo kết quả cho người lao động. Kết quả đạt yêu cầu: tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết (nếu nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động), hoặc ký hợp đồng lao động chính thức mới. Kết quả không đạt: người sử dụng lao động có quyền chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thử việc. Đặc biệt: trong thời gian thử việc, cả hai bên đều có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường.

03 - Ký kết hợp đồng lao động chính thức

3.1. Thời điểm ký kết

Về nguyên tắc: hợp đồng lao động chính thức phải được ký trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Trường hợp thử việc theo hợp đồng riêng: cần ký hợp đồng lao động chính thức ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.

3.2. Các nội dung bắt buộc

• Hợp đồng bắt buộc có đầy đủ các nội dung chủ yếu đã nêu (thông tin các bên, nội dung công việc, thời hạn, tiền lương, phụ cấp, thời giờ làm việc - nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội - y tế - thất nghiệp...). Đặc biệt: mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, quy tắc nâng bậc - nâng lương, các loại phụ cấp, chế độ phúc lợi, đào tạo... cần được ghi chính xác nhằm phòng ngừa tranh chấp phát sinh sau tuyển dụng.
• Ngoài các nội dung bắt buộc theo luật định, các bên có thể thỏa thuận bổ sung các điều khoản khác. Ví dụ: với người lao động làm công việc trực tiếp liên quan đến bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ - người sử dụng lao động có thể thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật, quyền và nghĩa vụ cũng như trách nhiệm bồi thường khi vi phạm.

3.3. Ngôn ngữ của hợp đồng

Theo pháp luật Việt Nam: hợp đồng lao động phải được lập bằng tiếng Việt. Khi tuyển dụng người lao động nước ngoài: thông thường kèm bản dịch sang tiếng mẹ đẻ của người lao động hoặc tiếng Anh - giúp việc trao đổi thuận lợi, tránh tranh chấp do hiểu lầm.

04 - Những sai sót thường gặp trên thực tế

① Không ký kết hợp đồng thử việc

Đặc biệt tại doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc tuyển dụng số lượng ít, không hiếm trường hợp bỏ qua việc ký hợp đồng thử việc. Nhưng nếu không ký, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro:

• Việc quản lý thời gian thử việc thiếu rõ ràng
• Điều kiện lao động, chế độ đãi ngộ (tiền lương, phúc lợi...) trong thời gian thử việc không được xác định rõ
• Phương thức đánh giá sau thử việc và tiêu chí tuyển dụng chính thức hay không không được xây dựng rõ ràng
• Dễ phát sinh tranh chấp lao động liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng trong hoặc khi kết thúc thử việc

Cần nhận thức rõ: hợp đồng thử việc không đơn thuần là giấy tờ hình thức, mà là công cụ quản lý quan trọng để xác định quan hệ quyền - nghĩa vụ trong thời gian thử việc, qua đó phòng ngừa tranh chấp.

② Xác định sai thẩm quyền ký kết hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động

Hợp đồng thử việc cũng là một dạng hợp đồng lao động - thẩm quyền ký kết là vấn đề vô cùng quan trọng. Về nguyên tắc: phải do người đại diện theo pháp luật của công ty ký. Trường hợp ủy quyền cho người khác (trưởng phòng nhân sự, người phụ trách bộ phận quản lý...): cần có văn bản ủy quyền rõ ràng. Trên thực tế, tại doanh nghiệp lớn thường có cán bộ nhân sự ký thay - nhưng nếu thẩm quyền chưa được ủy quyền rõ ràng, hợp đồng có thể bị coi là vô hiệu.

③ Xác định sai thời hạn thử việc

Pháp luật quy định rõ thời hạn tối đa theo từng chức danh, nội dung công việc; không được thử việc nhiều lần với cùng một chức danh, và dù áp dụng nhiều lần, tổng thời gian cũng không được vượt quá thời hạn tối đa theo luật định. Trên thực tế, doanh nghiệp thường hiểu lầm rằng có thể linh hoạt ấn định thời gian thử việc, dẫn đến vượt quá thời hạn - khi ấn định, cần luôn kiểm tra thời hạn tối đa theo quy định.

④ Hiểu sai mối quan hệ giữa thời gian thử việc và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội

Đây là vấn đề đặc biệt dễ bị nhầm lẫn trên thực tế:

• Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng lao động ngay từ đầu, trong đó có điều khoản thử việc (ví dụ 2 tháng). Trường hợp này: dù là thời gian thử việc, nhưng vì hợp đồng lao động đã được xác lập - nếu thời hạn hợp đồng vượt quá 3 tháng, nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội vẫn phát sinh.
• Ngược lại: nếu hợp đồng thử việc được ký riêng biệt với hợp đồng lao động - về nguyên tắc, trong thời gian thử việc không phát sinh nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội.

Nếu lựa chọn hình thức hợp đồng mà không hiểu rõ sự khác biệt này: doanh nghiệp có thể đối mặt rủi ro bị truy thu bảo hiểm xã hội hoặc bị xử lý hành chính - cần hết sức lưu ý.

⑤ Quy định không rõ ràng về điều khoản tiền lương trong thời gian thử việc

Tiền lương thử việc phải bằng ít nhất 85% mức lương chính thức. Trên thực tế: ngay cả khi tiền lương thử việc thấp hơn lương chính thức, nếu doanh nghiệp quy định rõ ràng, tách biệt giữa lương cơ bản và các loại phụ cấp - vẫn có thể tránh vi phạm quy định. Nhưng nếu điều khoản tiền lương mập mờ, hoặc chỉ ghi chung chung "trong thời gian thử việc lương thấp" - có thể bị diễn giải theo hướng có lợi cho người lao động và bị coi là vi phạm quy định về tiền lương.

⑥ Hiểu sai về việc xử lý khi không tuyển dụng (không đạt yêu cầu) trong thời gian thử việc

• Nhiều doanh nghiệp hiểu lầm rằng thời gian thử việc bắt buộc phải kéo dài đến hết thời hạn. Nhưng pháp luật quy định rõ: trong thời gian thử việc, cả hai bên đều có quyền hủy bỏ hợp đồng mà không cần báo trước và không phải bồi thường - ngay cả khi đang thử việc, nếu xét thấy người lao động không phù hợp, doanh nghiệp vẫn có thể chấm dứt hợp đồng.
• Câu hỏi doanh nghiệp Nhật Bản thường đặt ra: nên giải thích lý do không đạt yêu cầu thử việc ở mức độ nào? Trên thực tế: chia sẻ tóm tắt kết quả đánh giá và giải thích những điểm chưa đạt tiêu chuẩn là điều nên làm - nhưng doanh nghiệp không bị bắt buộc phải thuyết phục người lao động đồng ý, cũng như không phải chứng minh tính đúng đắn của việc đánh giá. Việc đánh giá thử việc về cơ bản thuộc quyền quyết định của người sử dụng lao động - nếu được thực hiện dựa trên tiêu chí đã thông báo trước, rủi ro pháp lý là tương đối hạn chế.