Cẩm nang thực tiễn về thử việc và hợp đồng lao động tại Việt Nam: Những điểm pháp lý doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm vững

Bài viết này hệ thống hóa các nội dung quan trọng mà doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm vững trên thực tế, bao gồm tổng quan về chế độ thử việc theo pháp luật lao động Việt Nam, thời hạn thử việc tối đa, quy tắc tiền lương trong thời gian thử việc, cách xử lý khi kết thúc thử việc, thời điểm ký kết hợp đồng lao động chính thức, các nội dung bắt buộc phải có, ngôn ngữ hợp đồng, cũng như các điểm thực tiễn khi gia hạn hợp đồng. Đây là cẩm nang thực tiễn nhằm phòng ngừa tranh chấp lao động ngay từ đầu. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong việc hỗ trợ trọn gói cho các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam, từ soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động, thiết kế hợp đồng thử việc, xử lý bảo hiểm xã hội, hỗ trợ chấm dứt hợp đồng/sa thải, cho đến tư vấn phòng ngừa tranh chấp lao động. Chúng tôi hỗ trợ xây dựng hệ thống tuân thủ pháp luật lao động sát với thực tiễn, cập nhật theo những sửa đổi pháp luật mới nhất.

01 - Tổng quan về hợp đồng lao động tại Việt Nam

Tại Việt Nam, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận bằng văn bản theo quy định của Bộ luật Lao động, quy định về việc trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên. Về nguyên tắc, nếu người lao động làm việc từ 1 tháng trở lên, hai bên phải ký kết hợp đồng bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc.
Hợp đồng lao động có hai loại: hợp đồng không xác định thời hạn (hợp đồng vô thời hạn) và hợp đồng xác định thời hạn (hợp đồng có thời hạn); đối với loại thứ hai, thời hạn hợp đồng không được vượt quá 36 tháng.
Hợp đồng lao động phải ghi rõ các nội dung chủ yếu như: họ tên, địa chỉ, số giấy tờ tùy thân của các bên; nội dung công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương và các khoản phụ cấp; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động cần thiết; chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo, nâng cao tay nghề... Đây là những nội dung bắt buộc theo quy định của Bộ luật Lao động nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Hợp đồng phải được lập bằng tiếng Việt, và trường hợp tuyển dụng lao động nước ngoài, thông thường sẽ kèm theo bản dịch sang tiếng mẹ đẻ của người lao động đó.

02 - Chế độ thử việc

2.1. Hình thức hợp đồng

Thử việc có thể được thiết lập trước khi ký kết hợp đồng lao động chính thức. Theo Điều 24 Bộ luật Lao động năm 2019 của Việt Nam, có thể áp dụng một trong hai hình thức: đưa nội dung thử việc vào hợp đồng lao động, hoặc ký kết hợp đồng thử việc riêng. Trong cả hai trường hợp, hợp đồng đều phải ghi rõ thông tin về nội dung công việc và điều kiện lao động trong thời gian thử việc.

2.2. Thời gian thử việc

Thời gian thử việc được xác định tùy theo tính chất chuyên môn, mức độ phức tạp của công việc, và không được áp dụng thử việc nhiều lần đối với cùng một chức danh. Thời hạn tối đa nói chung như sau:

Chức danh quản lý (ví dụ: người quản lý doanh nghiệp hoặc cán bộ quản lý điều hành theo quy định của Luật Doanh nghiệp): tối đa không quá 180 ngày
Công việc có chức danh yêu cầu trình độ chuyên môn từ đại học trở lên: tối đa không quá 60 ngày
Công việc kỹ thuật, chuyên môn có chức danh yêu cầu trình độ trung cấp trở xuống: tối đa không quá 30 ngày
Các công việc khác: tối đa không quá 6 ngày làm việc

Ngoài ra, nếu thời hạn hợp đồng lao động dưới 1 tháng thì về nguyên tắc không được áp dụng thử việc.

2.3. Tiền lương trong thời gian thử việc

Tiền lương trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận, nhưng phải bằng ít nhất 85% mức lương của công việc đó khi được tuyển dụng chính thức. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý để tiền lương thử việc không thấp hơn mức quy định so với mức lương chính thức.

2.4. Kết thúc thời gian thử việc

Khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo kết quả thử việc cho người lao động. Nếu kết quả thử việc đạt yêu cầu, người sử dụng lao động tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết (nếu nội dung thử việc được ghi trong hợp đồng lao động), hoặc ký kết hợp đồng lao động chính thức mới. Nếu kết quả thử việc không đạt yêu cầu, người sử dụng lao động có quyền chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thử việc. Trong thời gian thử việc, cả người sử dụng lao động và người lao động đều có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường.

03 - Ký kết hợp đồng lao động chính thức

3.1. Thời điểm ký kết

Về nguyên tắc, hợp đồng lao động chính thức phải được ký kết trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Trường hợp thử việc được thực hiện theo hợp đồng riêng, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng lao động chính thức ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.

3.2. Các nội dung bắt buộc
Hợp đồng lao động bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu đã nêu trên (thông tin các bên, nội dung công việc, thời hạn hợp đồng, tiền lương, phụ cấp, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp...). Đặc biệt, mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, quy tắc nâng bậc, nâng lương, các loại phụ cấp, chế độ phúc lợi, chế độ đào tạo... cần được ghi chính xác nhằm phòng ngừa tranh chấp phát sinh sau khi tuyển dụng. Đây là những nội dung cơ bản của hợp đồng lao động được liệt kê theo quy định pháp luật.
Ngoài các nội dung bắt buộc theo luật định, các bên cũng có thể thỏa thuận bổ sung thêm các điều khoản khác vào hợp đồng lao động.
Ví dụ, đối với người lao động làm công việc trực tiếp liên quan đến bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ của doanh nghiệp, người sử dụng lao động có thể thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền và nghĩa vụ cũng như trách nhiệm bồi thường khi vi phạm.

3.3. Ngôn ngữ của hợp đồng

Theo quy định pháp luật Việt Nam, hợp đồng lao động phải được lập bằng tiếng Việt. Khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, thông thường doanh nghiệp sẽ kèm theo bản dịch sang tiếng mẹ đẻ của người lao động hoặc tiếng Anh để người lao động có thể hiểu rõ nội dung. Việc chuẩn bị hợp đồng bằng nhiều ngôn ngữ giúp việc trao đổi giữa người sử dụng lao động và người lao động được thuận lợi, tránh phát sinh tranh chấp do hiểu lầm.

04 - Những sai sót thường gặp trên thực tế

① Trường hợp không ký kết hợp đồng thử việc

Đặc biệt tại các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, hoặc doanh nghiệp tuyển dụng số lượng ít, không hiếm trường hợp bỏ qua việc ký kết hợp đồng thử việc. Tuy nhiên, nếu không ký kết hợp đồng thử việc, doanh nghiệp có thể gặp phải các rủi ro thực tiễn và pháp lý sau đây:

Việc quản lý thời gian thử việc trở nên thiếu rõ ràng
Điều kiện lao động, chế độ đãi ngộ (tiền lương, phúc lợi...) trong thời gian thử việc không được xác định rõ
Phương thức đánh giá sau khi kết thúc thử việc và tiêu chí tuyển dụng chính thức hay không tuyển dụng không được xây dựng rõ ràng
Dễ phát sinh tranh chấp lao động liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng trong hoặc khi kết thúc thời gian thử việc

Cần nhận thức rõ rằng hợp đồng thử việc không đơn thuần là một loại giấy tờ mang tính hình thức, mà là công cụ quản lý quan trọng để xác định rõ quan hệ quyền và nghĩa vụ trong thời gian thử việc, qua đó phòng ngừa tranh chấp phát sinh.

② Trường hợp xác định sai thẩm quyền ký kết hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động

Hợp đồng thử việc cũng là một dạng của hợp đồng lao động, do đó thẩm quyền ký kết là vấn đề vô cùng quan trọng. Về nguyên tắc, hợp đồng lao động và hợp đồng thử việc phải do người đại diện theo pháp luật của công ty ký kết. Trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền ký kết cho người khác (trưởng phòng nhân sự, người phụ trách bộ phận quản lý...), cần có văn bản ủy quyền rõ ràng.

Trên thực tế, tại các doanh nghiệp lớn, thường có trường hợp cán bộ phụ trách nhân sự ký hợp đồng thay cho người đại diện. Tuy nhiên, nếu thẩm quyền ký kết hợp đồng thử việc chưa được ủy quyền rõ ràng, hợp đồng có thể bị coi là vô hiệu.

③ Trường hợp xác định sai thời hạn thử việc
Pháp luật lao động Việt Nam quy định rõ ràng thời hạn thử việc tối đa theo từng chức danh, nội dung công việc. Không được áp dụng thử việc nhiều lần đối với cùng một chức danh, và dù có áp dụng nhiều lần đi nữa, tổng thời gian cũng không được vượt quá thời hạn tối đa theo luật định.
Trên thực tế, thường gặp trường hợp doanh nghiệp hiểu lầm rằng có thể linh hoạt ấn định thời gian thử việc, dẫn đến việc vượt quá thời hạn luật định. Khi ấn định thời gian thử việc, doanh nghiệp cần luôn kiểm tra thời hạn tối đa theo quy định pháp luật.

④ Trường hợp hiểu sai mối quan hệ giữa thời gian thử việc và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội

Trên thực tế, mối quan hệ giữa thời gian thử việc và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội là vấn đề đặc biệt dễ bị nhầm lẫn.

Nhiều doanh nghiệp áp dụng cách thức ký hợp đồng lao động ngay từ đầu, trong đó có điều khoản thử việc 2 tháng chẳng hạn. Tuy nhiên, trong trường hợp này, dù là thời gian thử việc, nhưng vì hợp đồng lao động đã được xác lập, nên nếu thời hạn hợp đồng vượt quá 3 tháng, nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội vẫn phát sinh.
Ngược lại, nếu hợp đồng thử việc được ký kết riêng biệt với hợp đồng lao động, thì về nguyên tắc, trong thời gian thử việc không phát sinh nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội.

Nếu lựa chọn hình thức hợp đồng mà không hiểu rõ sự khác biệt này, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị truy thu bảo hiểm xã hội hoặc bị xử lý hành chính, cần hết sức lưu ý.

⑤ Trường hợp quy định không rõ ràng về điều khoản tiền lương trong thời gian thử việc

Tiền lương trong thời gian thử việc phải bằng ít nhất 85% mức lương chính thức. Trên thực tế, ngay cả khi tiền lương thử việc được ấn định thấp hơn mức lương chính thức, nếu doanh nghiệp quy định rõ ràng, tách biệt giữa lương cơ bản và các loại phụ cấp, thì vẫn có thể tránh được việc vi phạm quy định pháp luật.

Tuy nhiên, nếu điều khoản về tiền lương được quy định mập mờ, hoặc chỉ ghi chung chung là trong thời gian thử việc lương thấp, thì có thể bị diễn giải theo hướng có lợi cho người lao động và bị coi là vi phạm quy định về tiền lương.

⑥ Trường hợp hiểu sai về việc xử lý khi không tuyển dụng (không đạt yêu cầu) trong thời gian thử việc
Nhiều doanh nghiệp hiểu lầm rằng thời gian thử việc bắt buộc phải kéo dài đến hết thời hạn. Tuy nhiên, pháp luật lao động Việt Nam quy định rõ ràng rằng trong thời gian thử việc, cả người sử dụng lao động và người lao động đều có quyền hủy bỏ hợp đồng mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Nói cách khác, ngay cả khi đang trong thời gian thử việc, nếu xét thấy người lao động không phù hợp với công việc, doanh nghiệp vẫn có thể chấm dứt hợp đồng.
Một câu hỏi mà các doanh nghiệp Nhật Bản thường đặt ra là nên giải thích lý do không đạt yêu cầu thử việc ở mức độ nào. Trên thực tế, việc chia sẻ tóm tắt kết quả đánh giá và giải thích những điểm chưa đạt tiêu chuẩn là điều nên làm, tuy nhiên doanh nghiệp không bị bắt buộc phải thuyết phục người lao động đồng ý, cũng như không phải chứng minh tính đúng đắn của việc đánh giá. Việc đánh giá thử việc về cơ bản thuộc quyền quyết định của người sử dụng lao động, và nếu việc đánh giá được thực hiện dựa trên tiêu chí đã thông báo trước, thì rủi ro pháp lý là tương đối hạn chế.