Nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam và thủ tục thực hiện

chúng tôi đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp xây dựng quy chế nội bộ, nội quy lao động và thực hiện thủ tục đăng ký theo pháp luật lao động Việt Nam, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trên cả hai phương diện phòng ngừa rủi ro tranh chấp lao động và tuân thủ pháp luật. Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, việc đăng ký nội quy lao động là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc; nếu không đăng ký, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và đối mặt với rủi ro tranh chấp lao động. Bài viết này giải thích dễ hiểu về điều kiện phát sinh nghĩa vụ đăng ký, hồ sơ cần chuẩn bị, trình tự nộp hồ sơ và các lưu ý thực tiễn, dành cho những ai quan tâm đến các từ khóa như "nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam", "nội quy nội bộ và pháp luật lao động Việt Nam", "mẫu nội quy lao động và nơi nộp hồ sơ", "điều kiện đăng ký khi có từ 10 lao động trở lên", "tranh chấp lao động và việc xây dựng quy chế nội bộ".

Đối với doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, việc xây dựng nội quy lao động phù hợp với pháp luật lao động sở tại là điều không thể thiếu để xây dựng quan hệ tin cậy với người lao động và duy trì trật tự tại nơi làm việc. Đặc biệt, pháp luật Việt Nam quy định doanh nghiệp có quy mô vượt một ngưỡng nhất định phải xây dựng nội quy lao động và đăng ký với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền; nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể phải chịu chế tài xử phạt và đối mặt với rủi ro pháp lý.

01 - Nội quy lao động là gì? Những nội dung bắt buộc phải có theo quy định pháp luật?

Nội quy lao động là quy chế nội bộ quy định về điều kiện lao động và trật tự trong doanh nghiệp. Đây là những quy tắc do người sử dụng lao động (doanh nghiệp) ban hành trong khuôn khổ pháp luật lao động và các quy định liên quan, và phải được phổ biến đến người lao động.

Pháp luật Việt Nam quy định cụ thể những nội dung chủ yếu bắt buộc phải có trong nội quy lao động. Các nội dung chính bao gồm:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi (quy định về giờ làm việc, nghỉ giải lao, nghỉ hằng tuần, làm việc theo ca...)
Trật tự tại nơi làm việc (các quy tắc phải tuân thủ và chuẩn mực hành vi tại nơi làm việc)
An toàn, vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy (biện pháp bảo đảm an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, việc sử dụng trang thiết bị bảo hộ...)
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự xử lý khi xảy ra (quy định phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự xử lý khi phát sinh)
Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của doanh nghiệp (quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh - bí mật công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ)
Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động (các trường hợp và điều kiện được tạm thời điều chuyển người lao động sang công việc khác)
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng (các loại hành vi vi phạm của người lao động và hình thức xử lý kỷ luật áp dụng)
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất của người lao động (quy định về trách nhiệm bồi thường khi người lao động gây thiệt hại cho doanh nghiệp)
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động (thẩm quyền quyết định và thực hiện xử lý kỷ luật)

Như trên, nội quy lao động phải bao quát đầy đủ và chi tiết từ thời giờ làm việc, nghỉ phép cho đến xử lý kỷ luật. Các nội dung này được quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và văn bản hướng dẫn thi hành là Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, theo đó nội quy lao động phải có nội dung phù hợp với quy định pháp luật. Nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, hồ sơ đăng ký sẽ không được chấp thuận (sẽ trình bày ở phần sau).

02 - Có phải mọi doanh nghiệp đều phải xây dựng và đăng ký nội quy lao động?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bị áp đặt nghĩa vụ xây dựng và đăng ký nội quy lao động một cách đồng nhất.

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản, và nội quy lao động này phải được đăng ký với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền.

Ngược lại, đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động, pháp luật không bắt buộc phải lập một bộ nội quy lao động riêng bằng văn bản; thay vào đó, các nội dung về điều kiện lao động, kỷ luật lao động và trách nhiệm bồi thường có thể được thỏa thuận trực tiếp trong hợp đồng lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp có dưới 10 lao động vẫn có thể tự nguyện ban hành nội quy lao động riêng, và việc đăng ký nội quy đó với cơ quan quản lý lao động cũng là tự nguyện; nội quy vẫn có hiệu lực trong nội bộ doanh nghiệp dù không đăng ký.

Tóm lại, doanh nghiệp có "từ 10 lao động trở lên" bắt buộc phải lập nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý lao động, còn dưới ngưỡng đó thì đây không phải là nghĩa vụ pháp định. Quý doanh nghiệp nên rà soát quy mô lao động của mình để xác định có nghĩa vụ xây dựng nội quy lao động hay không.

03 - Trình tự đăng ký nội quy lao động (4 bước)

Khi đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau.

04 - Chế tài hành chính, rủi ro pháp lý khi không đăng ký

Trường hợp pháp luật đã quy định nghĩa vụ đăng ký mà doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các chế tài hành chính và rủi ro sau đây.

Chế tài hành chính (phạt tiền): Doanh nghiệp thuộc diện phải xây dựng nội quy lao động mà không xây dựng, hoặc đã xây dựng nhưng không đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng cho mỗi hành vi vi phạm. Ngoài ra, nếu không phổ biến nội quy lao động đến toàn thể người lao động, hoặc không niêm yết những nội dung chính tại các địa điểm cần thiết tại nơi làm việc, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đến 6.000.000 đồng (khoản 1 và khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP).
Rủi ro trong quản lý lao động: Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký, theo quy định của pháp luật lao động, nội quy lao động chưa qua đăng ký sẽ chưa chính thức phát sinh hiệu lực. Do đó, khi doanh nghiệp muốn xử lý kỷ luật người lao động dựa trên nội quy lao động, tính hợp pháp của việc xử lý kỷ luật đó có thể không được pháp luật bảo đảm. Ví dụ, khi kỷ luật hạ chức một người lao động vì vi phạm nghiêm trọng, nếu nội quy lao động chưa được đăng ký, doanh nghiệp sẽ khó có căn cứ pháp lý vững chắc để chứng minh lý do hạ chức là do vi phạm nội quy, và khi xảy ra tranh chấp lao động, doanh nghiệp có thể ở vào thế bất lợi.
Vấn đề về uy tín và tuân thủ pháp luật: Việc chưa đăng ký nội quy lao động có thể bị coi là biểu hiện của việc thiếu hoàn thiện trong hệ thống tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Khi bị cơ quan lao động thanh tra, kiểm tra và phát hiện, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng đến hình ảnh và bị yêu cầu chấn chỉnh. Đặc biệt đối với doanh nghiệp Nhật Bản, nếu bị người lao động hoặc đối tác địa phương đánh giá là "doanh nghiệp Nhật Bản nhưng không tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam", uy tín của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. Việc tuân thủ pháp luật sở tại cũng rất quan trọng để bảo vệ uy tín xã hội của doanh nghiệp.

Từ những phân tích trên, doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên cần phải xây dựng nội quy lao động và thực hiện đăng ký với cơ quan lao động có thẩm quyền một cách đầy đủ. Nếu lỡ chưa đăng ký, doanh nghiệp nên nhanh chóng tiến hành thủ tục khắc phục. Ngoài ra, sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp cũng nên định kỳ rà soát lại nội dung nội quy lao động và sửa đổi, đăng ký lại khi cần thiết cho phù hợp với các thay đổi của pháp luật (ví dụ khi Bộ luật Lao động hoặc nghị định hướng dẫn được sửa đổi) và thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Việc xây dựng và vận hành nội quy lao động một cách phù hợp là nền tảng quan trọng để làm rõ quyền và nghĩa vụ của cả người sử dụng lao động và người lao động, qua đó phòng ngừa tranh chấp phát sinh.