Nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam và thủ tục thực hiện

01 - Nội quy lao động là gì? Những nội dung bắt buộc phải có theo quy định pháp luật?

Nội quy lao động là quy chế nội bộ quy định về điều kiện lao động và trật tự trong doanh nghiệp - do người sử dụng lao động ban hành trong khuôn khổ pháp luật lao động, và phải được phổ biến đến người lao động. Pháp luật quy định cụ thể các nội dung chủ yếu bắt buộc phải có:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: giờ làm việc, nghỉ giải lao, nghỉ hằng tuần, làm việc theo ca...
• Trật tự tại nơi làm việc: các quy tắc phải tuân thủ và chuẩn mực hành vi
• An toàn, vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy: biện pháp bảo đảm an toàn vệ sinh, phòng chống cháy nổ, sử dụng trang thiết bị bảo hộ...
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự xử lý khi xảy ra
• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của doanh nghiệp: bao gồm cả quyền sở hữu trí tuệ
• Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động: các trường hợp và điều kiện được điều chuyển
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất của người lao động khi gây thiệt hại cho doanh nghiệp
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Như vậy, nội quy lao động phải bao quát đầy đủ, chi tiết từ thời giờ làm việc, nghỉ phép cho đến xử lý kỷ luật. Các nội dung này được quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và văn bản hướng dẫn là Nghị định số 145/2020/NĐ-CP - nội quy phải có nội dung phù hợp với quy định pháp luật. Nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, hồ sơ đăng ký sẽ không được chấp thuận.

02 - Có phải mọi doanh nghiệp đều phải xây dựng và đăng ký nội quy lao động?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bị áp nghĩa vụ một cách đồng nhất:

• Từ 10 người lao động trở lên (khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động): phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản, và nội quy phải được đăng ký với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền.
• Dưới 10 lao động: pháp luật không bắt buộc lập bộ nội quy riêng bằng văn bản - các nội dung về điều kiện lao động, kỷ luật, trách nhiệm bồi thường có thể thỏa thuận trực tiếp trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp vẫn có thể tự nguyện ban hành nội quy riêng, việc đăng ký cũng là tự nguyện - nội quy vẫn có hiệu lực trong nội bộ dù không đăng ký.

Tóm lại: "từ 10 lao động trở lên" là ngưỡng phát sinh nghĩa vụ pháp định - quý doanh nghiệp nên rà soát quy mô lao động của mình để xác định.

03 - Trình tự đăng ký nội quy lao động (4 bước)

Khi đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp thực hiện theo trình tự cơ bản gồm 4 bước:

• Bước 1 - Soạn thảo và tham khảo ý kiến: xây dựng dự thảo nội quy bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc nêu ở mục 01; trước khi ban hành, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
• Bước 2 - Ban hành nội quy: người sử dụng lao động chính thức ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
• Bước 3 - Nộp hồ sơ đăng ký: trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
• Bước 4 - Theo dõi kết quả và hiệu lực: nếu cơ quan tiếp nhận phát hiện nội dung trái pháp luật, doanh nghiệp sẽ được thông báo, hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại; nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Sau đó, doanh nghiệp phổ biến nội quy đến toàn thể người lao động và niêm yết các nội dung chính tại nơi làm việc.

04 - Chế tài hành chính, rủi ro pháp lý khi không đăng ký

Trường hợp thuộc diện phải đăng ký mà doanh nghiệp không đăng ký:

• Chế tài hành chính (phạt tiền): doanh nghiệp thuộc diện phải xây dựng nội quy lao động mà không xây dựng, hoặc đã xây dựng nhưng không đăng ký với cơ quan có thẩm quyền - bị phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng cho mỗi hành vi vi phạm. Ngoài ra: không phổ biến nội quy đến toàn thể người lao động, hoặc không niêm yết nội dung chính tại các địa điểm cần thiết - phạt tiền từ 2.000.000 đến 6.000.000 đồng (khoản 1 và khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP).
• Rủi ro trong quản lý lao động: với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký, nội quy chưa qua đăng ký chưa chính thức phát sinh hiệu lực. Hệ quả: khi muốn xử lý kỷ luật người lao động dựa trên nội quy, tính hợp pháp của việc xử lý có thể không được pháp luật bảo đảm. Ví dụ: kỷ luật hạ chức một người lao động vì vi phạm nghiêm trọng - nếu nội quy chưa đăng ký, doanh nghiệp khó có căn cứ pháp lý vững chắc chứng minh lý do hạ chức, và khi xảy ra tranh chấp lao động sẽ ở vào thế bất lợi.
• Vấn đề về uy tín và tuân thủ pháp luật: chưa đăng ký nội quy có thể bị coi là biểu hiện thiếu hoàn thiện trong hệ thống tuân thủ - khi bị thanh tra, kiểm tra phát hiện, doanh nghiệp bị ảnh hưởng hình ảnh và bị yêu cầu chấn chỉnh. Đặc biệt với doanh nghiệp Nhật Bản: nếu bị người lao động hoặc đối tác địa phương đánh giá là "doanh nghiệp Nhật Bản nhưng không tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam", uy tín sẽ bị ảnh hưởng - tuân thủ pháp luật sở tại cũng rất quan trọng để bảo vệ uy tín xã hội.

Kết luận: doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên cần xây dựng nội quy lao động và đăng ký đầy đủ với cơ quan lao động có thẩm quyền; nếu lỡ chưa đăng ký, nên nhanh chóng tiến hành thủ tục khắc phục. Sau khi hoàn tất, cũng nên định kỳ rà soát nội dung nội quy và sửa đổi, đăng ký lại khi cần - cho phù hợp với các thay đổi của pháp luật (khi Bộ luật Lao động hoặc nghị định hướng dẫn được sửa đổi) và thực tế hoạt động. Xây dựng và vận hành nội quy lao động phù hợp là nền tảng quan trọng để làm rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, qua đó phòng ngừa tranh chấp phát sinh.