Các quy định người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần lưu ý ~ Quy định về lao động nước ngoài (xin cấp giấy phép lao động - work permit) ~

01 - Điều kiện để làm việc tại Việt Nam

Người sử dụng lao động tại Việt Nam không được tự do tuyển dụng lao động nước ngoài. Việt Nam có quy định hạn chế nhằm bảo vệ việc làm cho người lao động Việt Nam: doanh nghiệp phải ưu tiên tuyển dụng lao động Việt Nam, chỉ được tuyển lao động nước ngoài cho những vị trí mà lao động Việt Nam không thể thay thế hoặc không tuyển dụng được. Đồng thời, không phải bất kỳ ai cũng được tuyển - người lao động nước ngoài phải thuộc một trong bốn tư cách:

Chức danh	Điều kiện
Nhà quản lý	Người quản lý doanh nghiệp, tổ chức theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, hoặc người đứng đầu/cấp phó của tổ chức. Bao gồm: chủ doanh nghiệp tư nhân, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/Giám đốc... (Người quản lý doanh nghiệp gồm: chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh, Chủ tịch/thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch/thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác theo Điều lệ công ty.)
Người điều hành	Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; hoặc người quản lý ít nhất một bộ phận và chịu sự chỉ đạo của người đứng đầu tổ chức.
Chuyên gia	Tốt nghiệp đại học trở lên hoặc có trình độ tương đương và có từ 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan trở lên; hoặc có từ 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ chuyên môn. Có một số trường hợp ngoại lệ.
Lao động kỹ thuật	Đã qua đào tạo chuyên môn kỹ thuật từ 1 năm trở lên và có từ 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan trở lên; hoặc có từ 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.

02 - Lao động nước ngoài không phải xin giấy phép lao động

2-1. Đối tượng (15 diện miễn giấy phép lao động)

• ① Chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên
• ② Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên
• ③ Lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong cam kết WTO của Việt Nam (kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa - giải trí và vận tải)
• ④ Người vào Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, kỹ thuật hoặc thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, giám sát đánh giá, quản lý và thực hiện các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn ODA theo hiệp định quốc tế về ODA giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài
• ⑤ Người đã được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động báo chí, thông tin theo pháp luật Việt Nam
• ⑥ Người được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cử sang giảng dạy, nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc quản lý của tổ chức quốc tế, cơ quan đại diện nước ngoài, hoặc tại cơ sở được thành lập theo các hiệp định Việt Nam đã ký kết
• ⑦ Tình nguyện viên được cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam công nhận
• ⑧ Nhà quản lý, người điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong 1 năm
• ⑨ Người vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở trung ương hoặc cấp tỉnh đã ký kết
• ⑩ Học sinh, sinh viên đang học tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài (kể cả thực tập, học việc trên tàu biển Việt Nam) nhập cảnh theo hợp đồng thực tập tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam
• ⑪ Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
• ⑫ Người mang hộ chiếu công vụ vào làm việc tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
• ⑬ Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
• ⑭ Người phục vụ mục đích giáo dục, nghiên cứu được Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam công nhận
• ⑮ Trưởng văn phòng đại diện hoặc dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam - hoặc người chịu trách nhiệm chính thức về hoạt động của văn phòng/dự án - vào Việt Nam dưới 3 tháng để thực hiện hoạt động xúc tiến

2-2. Thủ tục cần thực hiện

Thuộc diện miễn không có nghĩa là không cần làm gì: người thuộc các diện trên vẫn phải xin văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động - và phải xin cấp trước 10 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Hồ sơ cần chuẩn bị:

• ① Đơn xin xác nhận
• ② Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe của người xin cấp (lao động nước ngoài)
• ③ Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (tương tự thủ tục xin cấp giấy phép lao động)
• ④ Hộ chiếu
• ⑤ Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được miễn giấy phép lao động

※ Nếu các giấy tờ trên do Nhật Bản cấp: cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.

03 - Các thủ tục cần thực hiện khi phải xin giấy phép lao động

3-1. Điều kiện xin cấp giấy phép lao động

• Từ đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm và đáp ứng yêu cầu về sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế
• Không phải là người đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích, hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam
• Được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép lao động (trừ trường hợp thuộc diện miễn)

3-2. Thủ tục cần thiết để tuyển dụng lao động nước ngoài (3 bước)

(1) Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến tuyển lao động nước ngoài

• ① Doanh nghiệp cần chứng minh không thể tuyển lao động Việt Nam cho vị trí đó: đăng tin tuyển dụng lao động Việt Nam với các yêu cầu tương đương trên trang thông tin việc làm của Trung tâm dịch vụ việc làm trực thuộc Sở Lao động
• ② Phải đăng tải liên tục tối thiểu 1 tháng
• ③ Vì thủ tục cần khoảng 1 tháng: doanh nghiệp có kế hoạch tuyển lao động nước ngoài cần thực hiện từ sớm

(2) Xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

• ① Cơ quan có thẩm quyền chấp thuận là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố, nhưng đầu mối tiếp nhận hồ sơ là Sở Lao động trực thuộc. Vì cuối cùng vẫn cần chờ quyết định của Ủy ban nhân dân: dự trù thời gian dư dả - thông thường trung bình 3 tuần đến 1 tháng
• ② Khi cần xin cấp lại để gia hạn giấy phép lao động: phải ghi số văn bản chấp thuận đã cấp và báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền → lưu giữ cẩn thận văn bản chấp thuận đã được cấp

(3) Xin cấp giấy phép lao động - hồ sơ cần thiết:

• ① Đơn xin cấp giấy phép lao động
• ② Giấy khám sức khỏe (khám tại Việt Nam: giấy chứng nhận do bệnh viện được chỉ định cấp; có thể dùng kết quả khám tại Nhật Bản nhưng phải hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật)
• ③ Phiếu lý lịch tư pháp (đã lưu trú tại Việt Nam từ 6 tháng trở lên: có thể xin cấp tại Việt Nam; xin tại Nhật Bản: cần hợp pháp hóa lãnh sự)
• ④ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• ⑤ Ảnh chân dung (4,0 x 6,0 cm, nền trắng, không đội mũ, không đeo kính)
• ⑥ Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (đã xin tại bước (2))
• ⑦ Bản sao hộ chiếu (công chứng tại Việt Nam - để được công chứng, cần có dấu xác nhận nhập cảnh vào Việt Nam)
• ⑧ Giấy tờ chứng minh tư cách: Nhà quản lý/CEO - văn bản chứng minh chức vụ (hợp đồng lao động/quyết định bổ nhiệm/hợp đồng biệt phái/giấy phép lao động đã cấp), hoặc văn bản chứng minh chức vụ do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi đã làm việc cấp (giấy xác nhận quá trình công tác). Chuyên gia - văn bằng đại học trở lên trong lĩnh vực liên quan và giấy xác nhận từ 3 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực đó; hoặc văn bản chứng minh là chuyên gia do doanh nghiệp nước ngoài cấp (ghi rõ tên đơn vị cấp, thông tin cá nhân - họ tên, ngày sinh, quốc tịch - và lĩnh vực công việc sẽ đảm nhiệm tại Việt Nam). Lao động kỹ thuật - giấy xác nhận từ 3 năm kinh nghiệm trở lên, và văn bản chứng minh đã được cơ quan có thẩm quyền hoặc doanh nghiệp nước ngoài đào tạo từ 1 năm trở lên
• ⑨ Quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng biệt phái (di chuyển nội bộ doanh nghiệp), hợp đồng lao động (trường hợp tuyển dụng tại chỗ)
• ⑩ Tài liệu chứng minh đã thực hiện thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

※ Các giấy tờ trên (trừ hộ chiếu) do Nhật Bản cấp: cần hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản. ※ Mẹo thực tiễn: khi hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật, nên giữ nguyên bản tiếng Nhật, sau đó thực hiện dịch thuật công chứng tại Việt Nam sẽ hiệu quả hơn.

3-3. Các lưu ý khác

• ① Người sử dụng lao động phải nộp hợp đồng lao động đã ký với lao động nước ngoài cho Sở Lao động trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký kết.
• ② Thời hạn giấy phép lao động và thời hạn hợp đồng lao động phải trùng khớp. Nếu quan hệ lao động tồn tại ngoài thời hạn hiệu lực của giấy phép: tiền lương trả cho lao động nước ngoài trong nhiều trường hợp không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế của doanh nghiệp.
• ③ Khi gia hạn giấy phép lao động: cũng phải thực hiện lại thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam và xin văn bản chấp thuận nhu cầu → nên bắt đầu thủ tục từ sớm, ít nhất khoảng 2 tháng trước khi giấy phép hết hạn.