Các quy định người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần lưu ý ~ Quy định về lao động nước ngoài (xin cấp giấy phép lao động - work permit) ~
Luật sư Nhật Bản và luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam
Ông Mori Kazuya, Cố vấn cấp cao của công ty (pháp luật Nhật Bản)
Luật sư điều hành, chúng tôi
Luật sư Việt Nam
Hòa giải viên - Quản tài viên phá sản - Kiểm soát viên độc lập
Mục lục
01 - Điều kiện để làm việc tại Việt Nam
02 - Lao động nước ngoài không phải xin giấy phép lao động
03 - Các thủ tục cần thực hiện khi phải xin giấy phép lao động
Luật sư Việt Nam trình bày dễ hiểu về các quy định pháp luật mới nhất và thủ tục thực tiễn (giấy phép lao động, thủ tục cho người biệt phái, điều kiện tuyển dụng) khi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Bài viết bao quát xu hướng chỉ đạo của cơ quan lao động và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý, đồng thời giới thiệu các biện pháp giảm thiểu tối đa rủi ro vi phạm pháp luật. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp Nhật Bản trong việc quản lý nhân sự biệt phái, người được điều động nội bộ và tuyển dụng lao động nước ngoài, hỗ trợ toàn diện từ xin giấy phép lao động, xin các loại giấy phép, xây dựng quy chế nội bộ đến thủ tục xuất nhập cảnh. Chúng tôi cung cấp tư vấn chính xác, sát với thực tiễn vận hành.
01 - Điều kiện để làm việc tại Việt Nam
Người sử dụng lao động tại Việt Nam không được tự do tuyển dụng lao động nước ngoài mà không có điều kiện. Việt Nam có quy định hạn chế nhằm bảo vệ việc làm cho người lao động Việt Nam, theo đó doanh nghiệp phải ưu tiên tuyển dụng lao động Việt Nam. Doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng lao động nước ngoài đối với những vị trí công việc mà lao động Việt Nam không thể thay thế, hoặc không thể tuyển dụng được lao động Việt Nam. Ngoài ra, không phải bất kỳ lao động nước ngoài nào cũng có thể được tuyển dụng, mà chỉ giới hạn ở những người đáp ứng một số điều kiện nhất định (phải thuộc một trong các tư cách: nhà quản lý, người điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật).
Lao động nước ngoài được phép làm việc tại Việt Nam (trường hợp tuyển dụng) phải đáp ứng một trong các tư cách sau: nhà quản lý, người điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Chức danh
Điều kiện
Nhà quản lý
Là người quản lý doanh nghiệp, tổ chức theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (※), hoặc là người đứng đầu/cấp phó của tổ chức. Bao gồm: chủ doanh nghiệp tư nhân, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/Giám đốc...
※Người quản lý doanh nghiệp bao gồm người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty; cụ thể bao gồm: chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác theo Điều lệ công ty.
Người điều hành
Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hoặc người quản lý ít nhất một bộ phận và chịu sự chỉ đạo của người đứng đầu tổ chức.
Chuyên gia
Người nước ngoài tốt nghiệp đại học trở lên hoặc có trình độ tương đương và có từ 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan trở lên, hoặc có từ 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ chuyên môn. Có một số trường hợp ngoại lệ.
Lao động kỹ thuật
Người đã qua đào tạo chuyên môn kỹ thuật từ 1 năm trở lên và có từ 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan trở lên, hoặc có từ 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
02 - Lao động nước ngoài không phải xin giấy phép lao động
2‐1
Đối tượng
Những người nước ngoài sau đây không phải xin giấy phép lao động khi nhập cảnh vào Việt Nam (kể cả khi làm việc tại doanh nghiệp) (đối tượng miễn giấy phép lao động).
① Chủ sở hữu hoặc thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên
② Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên
③ Lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong cam kết WTO của Việt Nam (kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa - giải trí và vận tải)
④ Lao động nước ngoài vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, kỹ thuật, hoặc để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, giám sát đánh giá, quản lý và thực hiện các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn ODA theo hiệp định quốc tế về ODA ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài
⑤ Lao động nước ngoài đã được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động báo chí, thông tin theo quy định của pháp luật Việt Nam
⑥ Lao động nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cử sang giảng dạy, nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc quản lý của tổ chức quốc tế, cơ quan đại diện nước ngoài, hoặc tại cơ sở, tổ chức được thành lập theo các hiệp định mà Việt Nam đã ký kết
⑦ Tình nguyện viên được cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam công nhận
⑧ Nhà quản lý, người điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong 1 năm
⑨ Lao động nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện các thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở trung ương hoặc cấp tỉnh đã ký kết theo quy định pháp luật Việt Nam
⑩ Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài, kể cả thực tập, học việc trên tàu biển Việt Nam, khi nhập cảnh theo hợp đồng thực tập tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam
⑪ Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
⑫ Lao động nước ngoài mang hộ chiếu công vụ vào làm việc tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
⑬ Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
⑭ Lao động nước ngoài phục vụ mục đích giáo dục, nghiên cứu được Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam công nhận
⑮ Trưởng văn phòng đại diện hoặc dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam hoặc người chịu trách nhiệm chính thức về hoạt động của văn phòng/dự án đó, vào Việt Nam dưới 3 tháng để thực hiện hoạt động xúc tiến
2‐2
Thủ tục cần thực hiện
Những người thuộc diện nêu trên không phải xin giấy phép lao động khi vào Việt Nam. Tuy nhiên, thay vào đó, họ phải xin xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động. Văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động phải được xin cấp trước 10 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Để xin cấp văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động, cần chuẩn bị các hồ sơ sau.
① Đơn xin xác nhận
② Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe của người xin cấp (lao động nước ngoài)
③ Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (tương tự thủ tục xin cấp giấy phép lao động)
④ Hộ chiếu
⑤ Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được miễn giấy phép lao động
※Nếu các giấy tờ trên do Nhật Bản cấp, cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.
03 - Các thủ tục cần thực hiện khi phải xin giấy phép lao động
3‐1
Điều kiện xin cấp giấy phép lao động
Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện sau để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam.
· Từ đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
· Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm và đáp ứng yêu cầu về sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế
· Không phải là người đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam
· Được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép lao động (trừ trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động)
3‐2
Thủ tục cần thiết để tuyển dụng lao động nước ngoài
（1）Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài
① Như đã trình bày ở trên, doanh nghiệp cần chứng minh không thể tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí đó. Cụ thể, doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng lao động Việt Nam với các yêu cầu tương đương vị trí dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài trên trang thông tin việc làm của Trung tâm dịch vụ việc làm trực thuộc Sở Lao động.
② Phải đăng tải thông tin tuyển dụng liên tục tối thiểu 1 tháng.
③ Do thủ tục nêu trên cần khoảng 1 tháng, doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng lao động nước ngoài cần thực hiện thủ tục này từ sớm.
（2）Xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
① Sau khi hoàn tất thủ tục trên, doanh nghiệp cần xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố, nhưng đầu mối tiếp nhận hồ sơ là Sở Lao động trực thuộc Ủy ban nhân dân. Vì cuối cùng vẫn cần chờ quyết định của Ủy ban nhân dân, nên cần dự trù thời gian dư dả. Thông thường thời gian xử lý trung bình khoảng 3 tuần đến 1 tháng.
② Trường hợp đã có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cần xin cấp lại để gia hạn giấy phép lao động, phải ghi số văn bản chấp thuận đã được cấp và báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền. Do đó, cần lưu giữ cẩn thận văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được cấp.
（3）Xin cấp giấy phép lao động
Hồ sơ cần thiết để xin cấp giấy phép lao động gồm:
① Đơn xin cấp giấy phép lao động
② Giấy khám sức khỏe
※Trường hợp khám sức khỏe tại Việt Nam, cần có giấy chứng nhận do bệnh viện được chỉ định cấp.
Có thể sử dụng kết quả khám sức khỏe tại Nhật Bản để dùng tại Việt Nam, nhưng phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.
③ Phiếu lý lịch tư pháp
Nếu đã lưu trú tại Việt Nam từ 6 tháng trở lên, có thể xin cấp tại Việt Nam.
Nếu xin cấp tại Nhật Bản, cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.
④ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy phép thành lập văn phòng đại diện
⑤ Ảnh chân dung (4,0 x 6,0 cm, nền trắng, không đội mũ, không đeo kính)
⑥ Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (đã xin cấp tại thủ tục (2))
⑦ Bản sao hộ chiếu (cần công chứng tại Việt Nam)
Để được công chứng tại Việt Nam, cần có dấu xác nhận nhập cảnh vào Việt Nam.
⑧ Giấy tờ chứng minh tư cách nhà quản lý/CEO/chuyên gia/lao động kỹ thuật
Nhà quản lý/CEO
Văn bản chứng minh chức vụ (hợp đồng lao động/quyết định bổ nhiệm/hợp đồng biệt phái/giấy phép lao động đã được cấp)
hoặc văn bản chứng minh chức vụ do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi đã làm việc cấp (giấy xác nhận quá trình công tác)
Chuyên gia
Văn bằng đại học trở lên trong lĩnh vực liên quan, và giấy xác nhận có từ 3 năm kinh nghiệm công tác trở lên trong lĩnh vực đó
hoặc văn bản chứng minh là chuyên gia do doanh nghiệp nước ngoài cấp (ghi rõ tên đơn vị cấp, thông tin cá nhân của chuyên gia - họ tên, ngày sinh, quốc tịch - và lĩnh vực công việc sẽ đảm nhiệm tại Việt Nam)
Lao động kỹ thuật
Giấy xác nhận có từ 3 năm kinh nghiệm công tác trở lên trong lĩnh vực đó hoặc lĩnh vực khác
và văn bản chứng minh đã được cơ quan có thẩm quyền hoặc doanh nghiệp nước ngoài đào tạo từ 1 năm trở lên trong lĩnh vực đó hoặc lĩnh vực khác
⑨ Quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng biệt phái (di chuyển nội bộ doanh nghiệp), hợp đồng lao động (trường hợp tuyển dụng tại chỗ)
⑩ Tài liệu chứng minh đã thực hiện thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
※Nếu các giấy tờ trên (trừ hộ chiếu) do Nhật Bản cấp, cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.
※Khi hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản, nên giữ nguyên bản tiếng Nhật, sau đó thực hiện dịch thuật công chứng tại Việt Nam sẽ hiệu quả hơn.
3‐3
Các lưu ý khác
① Người sử dụng lao động tại Việt Nam phải nộp hợp đồng lao động đã ký với lao động nước ngoài cho Sở Lao động trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký kết.
② Thời hạn giấy phép lao động và thời hạn hợp đồng lao động phải trùng khớp với nhau. Nếu quan hệ lao động tồn tại ngoài thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động, tiền lương mà người sử dụng lao động trả cho lao động nước ngoài trong nhiều trường hợp sẽ không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế của doanh nghiệp.
Khi gia hạn giấy phép lao động cũng cần thực hiện thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam và xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, do đó nên bắt đầu thủ tục từ sớm (ít nhất khoảng 2 tháng) trước khi giấy phép lao động hết hạn.