Giải pháp thực tiễn để công ty con tại Việt Nam trả lương cho lao động nước ngoài theo hình thức điều chuyển nội bộ doanh nghiệp và được tính vào chi phí hợp lý

01 - Về các hình thức làm việc của lao động nước ngoài

Từ ngày 7/8/2025, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP về lao động nước ngoài (sau đây gọi là Nghị định 219) có hiệu lực, quy định rõ ràng và chi tiết hơn về các hình thức làm việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Theo đó, người nước ngoài có thể làm việc theo một trong các hình thức:

• a) Giao kết hợp đồng lao động
• b) Điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (intra-company transfer)
• c) Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế
• d) Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
• e) Chào bán dịch vụ (đề xuất cung cấp dịch vụ)
• f) Hoạt động tình nguyện
• g) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
• h) Người được cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam làm việc, trừ trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp
• i) Người tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam
• j) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc theo điều ước quốc tế
• k) Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần, hoặc chủ sở hữu, thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng
• l) Người thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam

【Điểm khác biệt so với nghị định cũ và tác động thực tiễn】

• Theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP trước đây, các hình thức làm việc được nêu theo cách có thể kết hợp nhiều hình thức. Nghị định 219 nay quy định rõ: người nước ngoài chỉ có thể làm việc theo một hình thức - điểm đang thu hút chú ý và tranh luận trong giới chuyên môn.
• Một số ý kiến lo ngại người lao động nước ngoài sẽ không thể áp dụng đồng thời nhiều hình thức làm việc.
• Tuy nhiên, trên thực tế: khi làm việc tại Việt Nam, người nước ngoài phải xin giấy phép lao động (Work Permit - WP) hoặc xin miễn, và trên WP vốn dĩ chỉ ghi một hình thức làm việc duy nhất. Việc xin WP theo nhiều hình thức cùng lúc từ trước đến nay đã không thể thực hiện.
• Vì vậy, thay đổi này thực chất chỉ là luật hóa rõ ràng hơn quy định đã có, không tạo ra thay đổi lớn trong thực tiễn vận hành.

02 - Về chế độ bảo hiểm đối với điều chuyển nội bộ doanh nghiệp

Điều chuyển nội bộ doanh nghiệp là hình thức người lao động nước ngoài đã ký hợp đồng lao động với trụ sở chính (công ty mẹ), sau đó được biệt phái sang công ty con hoặc công ty liên kết tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định - tức điều chuyển nhân sự có thời hạn trong nội bộ tập đoàn.

【Chế độ bảo hiểm áp dụng】

Việt Nam có cơ chế miễn nghĩa vụ tham gia bảo hiểm cho người lao động nước ngoài khi đáp ứng điều kiện nhất định. Riêng với điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, người lao động không thuộc đối tượng phải tham gia cả ba loại bảo hiểm:

Loại bảo hiểm	Nghĩa vụ tham gia	Căn cứ pháp lý
Bảo hiểm xã hội	Không bắt buộc	Khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024
Bảo hiểm thất nghiệp	Không bắt buộc	Khoản 1 Điều 3 Luật Việc làm năm 2013 (người nước ngoài không thuộc đối tượng áp dụng)
Bảo hiểm y tế	Không bắt buộc	Điểm c khoản 1 Điều 12 Luật Bảo hiểm y tế

① Bảo hiểm xã hội: Khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 quy định về nguyên tắc, người lao động nước ngoài ký hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên phải tham gia BHXH - nhưng loại trừ ba trường hợp: điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (trường hợp này); người đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng; điều ước quốc tế có quy định khác. Do đó, người thuộc diện điều chuyển nội bộ không có nghĩa vụ tham gia BHXH.

② Bảo hiểm thất nghiệp: Khoản 1 Điều 3 Luật Việc làm năm 2013 giới hạn đối tượng áp dụng chỉ ở người lao động Việt Nam - nên người lao động nước ngoài (kể cả diện điều chuyển nội bộ) không có nghĩa vụ tham gia.

③ Bảo hiểm y tế: Điểm c khoản 1 Điều 12 Luật Bảo hiểm y tế quy định về nguyên tắc người lao động nước ngoài phải tham gia BHYT, nhưng loại trừ: điều chuyển nội bộ doanh nghiệp; đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng; điều ước quốc tế có quy định khác. Người thuộc diện điều chuyển nội bộ được miễn nghĩa vụ tham gia BHYT.

03 - Lưu ý về hợp đồng lao động và trả lương trong trường hợp điều chuyển nội bộ

Theo Công văn số 1099/CVL-QLLĐ do Cục Việc làm (Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội) ban hành ngày 17/10/2024, và nội dung trả lời của Bộ Nội vụ trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ (Chinhphu.vn) ngày 16/9/2025, ba điểm sau được nêu rõ:

① Cấm ký hợp đồng lao động: pháp nhân tại Việt Nam (công ty con) - nơi tiếp nhận người lao động - không được ký hợp đồng lao động với người nước ngoài đó. Hợp đồng lao động chỉ tồn tại giữa công ty mẹ (bên cử đi) và người lao động.

② Cấm cả việc trực tiếp trả lương: pháp nhân tại Việt Nam cũng không được trực tiếp trả lương. Chủ thể trả lương phải là công ty mẹ - bên cử đi.

③ Hệ quả thuế nếu công ty con vẫn trả lương: khoản lương đó vẫn chịu thuế thu nhập cá nhân (PIT), nhưng lại không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT) của công ty con. Nói cách khác: nghĩa vụ nộp thuế vẫn phát sinh, còn lợi ích khấu trừ thì bị từ chối - thiệt cả hai đầu.

04 - Giải pháp thực tiễn về trả lương

Doanh nghiệp bị kẹt giữa hai yêu cầu ngược chiều: một mặt, quan hệ hợp đồng lao động phải tiếp tục tồn tại giữa công ty mẹ tại Nhật và người lao động (công ty con chỉ là nơi làm việc) - đúng bản chất của điều chuyển nội bộ; mặt khác, muốn công ty con trả lương và được khấu trừ thuế thì phải ký hợp đồng lao động - trái bản chất điều chuyển nội bộ, đồng thời phát sinh thêm nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Trên thực tiễn, có hai giải pháp thường được cân nhắc.

【Giải pháp 1】 Ký hợp đồng biệt phái (thỏa thuận biệt phái) giữa công ty mẹ và công ty con

Trụ sở chính tại Nhật Bản (công ty mẹ) và công ty con tại Việt Nam ký hợp đồng biệt phái, quy định rõ 5 nội dung:

• 1. Nội dung điều chuyển nhân sự: ghi rõ việc công ty mẹ cử nhân viên của mình biệt phái toàn thời gian sang công ty con
• 2. Duy trì quan hệ hợp đồng lao động: hợp đồng lao động tiếp tục tồn tại giữa công ty mẹ và người lao động; công ty mẹ là bên gánh chịu chi phí lương
• 3. Ứng trả lương: công ty con ứng trả lương thay cho công ty mẹ - bên thực tế chi trả là công ty con, nhưng bên gánh chịu về mặt kinh tế được xác định rõ là công ty mẹ
• 4. Xác lập phí quản lý (đối giá cung cấp dịch vụ): dựa trên việc công ty mẹ cử nhân sự quản lý sang, thiết lập điều khoản công ty con trả phí quản lý cho công ty mẹ
• 5. Bù trừ: ghi rõ trong hợp đồng việc bù trừ giữa khoản lương công ty con đã ứng trả và khoản phí quản lý phải trả cho công ty mẹ

Khi áp dụng phương án này, cần cân nhắc thận trọng: nội dung hợp đồng biệt phái có phù hợp với phạm vi hoạt động và dịch vụ mà công ty mẹ có thể cung cấp không; công ty con có đáp ứng điều kiện để được tính chi phí được trừ không. Chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ việc tham vấn luật sư và chuyên gia thuế trước khi ký kết.

【Giải pháp 2】 Sử dụng cơ chế thù lao dành cho quản lý

Với nhân sự biệt phái ở cấp quản lý, có thể áp dụng cơ chế công ty con trả thù lao với tư cách người quản lý: dựa trên điều lệ và các quy chế liên quan của công ty con, khoản chi trả được thực hiện dưới hình thức thù lao cho vị trí quản lý (thành viên Hội đồng quản trị, người quản lý điều hành...).

Điểm mấu chốt: khoản tiền này được phân loại là thù lao quản lý, không phải tiền lương - nên không cấu thành việc ký hợp đồng lao động hay trả lương, vẫn bảo đảm phù hợp với quy định về điều chuyển nội bộ doanh nghiệp. Để áp dụng, doanh nghiệp cần: sửa đổi điều lệ công ty; xây dựng quy chế nội bộ về thù lao quản lý - và nên tham vấn trước ý kiến luật sư, chuyên gia.

Tổng kết thực tiễn

Trong trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, nếu không phân định rõ giữa chủ thể trả lương và chủ thể gánh chịu chi phí về mặt kinh tế, doanh nghiệp có nguy cơ: bị từ chối tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN; vi phạm quy định về hợp đồng lao động; hoặc gánh chi phí bảo hiểm xã hội vượt mức cần thiết. Cả hai giải pháp trên đều được áp dụng phổ biến trên thực tế; lựa chọn phương án nào tùy thuộc cơ cấu tổ chức và nội dung kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Danh mục việc cần chuẩn bị (checklist)

• Xác định đúng hình thức làm việc của lao động nước ngoài theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP
• Rà soát cơ chế trả lương hiện tại cho lao động biệt phái để xem có được tính vào chi phí hợp lý hay không
• Cân nhắc phương án hợp đồng phù hợp để vừa miễn đóng bảo hiểm xã hội, vừa được khấu trừ thuế
• Chuẩn bị hồ sơ chứng minh chi phí lương hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
• Tham vấn luật sư hoặc chuyên gia thuế trước khi thiết kế cơ chế trả lương cho lao động biệt phái