Giải pháp thực tiễn để công ty con tại Việt Nam trả lương cho lao động nước ngoài theo hình thức điều chuyển nội bộ doanh nghiệp và được tính vào chi phí hợp lý

Hiện nay, tại các công ty con của doanh nghiệp Nhật Bản ở Việt Nam, việc điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company Transfer) đối với cán bộ quản lý, kỹ sư nước ngoài (đặc biệt là cấp giám đốc, quản lý) được cử biệt phái, đi công tác dài hạn từ công ty mẹ đang được áp dụng phổ biến. Tuy nhiên, theo hình thức này, công ty con không được phép ký kết hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài đó, cũng như không được phép trực tiếp trả lương. Do đó, phát sinh vấn đề là khoản lương do công ty con chi trả không được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, không mang lại lợi ích về thuế. Đây là vấn đề chung mà nhiều công ty con của doanh nghiệp Nhật Bản đang gặp phải. Bài viết này phân tích, dưới góc độ pháp luật và thuế Việt Nam, các giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp vừa duy trì việc miễn đóng bảo hiểm xã hội, vừa được tính chi phí lương vào chi phí hợp lý một cách phù hợp.

01 - Về các hình thức làm việc của lao động nước ngoài

Kể từ ngày 7/8/2025, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP về lao động nước ngoài (sau đây gọi là Nghị định 219) đã có hiệu lực tại Việt Nam. Nghị định này quy định rõ ràng và chi tiết hơn về các hình thức làm việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam so với trước đây.

Theo Nghị định 219, người nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam theo một trong các hình thức sau đây.

a) Giao kết hợp đồng lao động

b) Điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (intra-company transfer)

c) Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế

d) Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng

e) Chào bán dịch vụ (đề xuất cung cấp dịch vụ)

f) Hoạt động tình nguyện

g) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại

h) Người được cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam làm việc, trừ trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp

i) Người tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam

j) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc theo quy định tại điều ước quốc tế

k) Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần, hoặc chủ sở hữu, thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng

l) Người thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam

【Điểm khác biệt so với nghị định cũ và tác động thực tiễn】
Theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP trước đây, các hình thức làm việc của lao động nước ngoài tại Việt Nam được nêu theo cách có thể lựa chọn kết hợp nhiều hình thức. Tuy nhiên, Nghị định 219 quy định rõ ràng rằng người nước ngoài chỉ có thể làm việc theo một trong các hình thức nêu trên. Điểm này đang thu hút sự chú ý và tranh luận trong giới chuyên môn, thực tiễn.

Một số ý kiến cho rằng người lao động nước ngoài sau này sẽ không thể áp dụng đồng thời nhiều hình thức làm việc.

Tuy nhiên, trên thực tế, khi làm việc tại Việt Nam, người nước ngoài phải xin cấp giấy phép lao động (Work Permit: WP) hoặc xin miễn giấy phép lao động, và trên WP chỉ ghi nhận rõ ràng một hình thức làm việc duy nhất. Việc xin cấp WP theo đồng thời nhiều hình thức vốn dĩ đã không thể thực hiện được ngay từ trước.
Do đó, có thể coi thay đổi theo Nghị định này chỉ là việc luật hóa rõ ràng hơn quy định đã có, không tạo ra thay đổi lớn trong thực tiễn vận hành.

02 - Về chế độ bảo hiểm đối với điều chuyển nội bộ doanh nghiệp

Một trong các hình thức làm việc được giới thiệu ở phần trên là điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company Transfer).
Đây là hình thức trong đó người lao động nước ngoài đã ký hợp đồng lao động với trụ sở chính (công ty mẹ), sau đó được biệt phái sang công ty con hoặc công ty liên kết tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định. Đây chính là hình thức điều chuyển nhân sự có thời hạn trong nội bộ tập đoàn (theo sơ đồ quan hệ dưới đây).

【Chế độ bảo hiểm áp dụng đối với người được điều chuyển nội bộ doanh nghiệp】

Tại Việt Nam, có cơ chế miễn nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế đối với người lao động nước ngoài nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định. Đặc biệt, đối với trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, người lao động không thuộc đối tượng phải tham gia các loại bảo hiểm theo bảng dưới đây.

Loại bảo hiểm

Nghĩa vụ tham gia

Căn cứ pháp lý

Bảo hiểm xã hội

Không bắt buộc

Khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024

Bảo hiểm thất nghiệp

Không bắt buộc

Khoản 1 Điều 3 Luật Việc làm năm 2013 (người nước ngoài không thuộc đối tượng áp dụng)

Bảo hiểm y tế

Không bắt buộc

Điểm c khoản 1 Điều 12 Luật Bảo hiểm y tế

① Bảo hiểm xã hội

Khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 quy định về nguyên tắc, người lao động nước ngoài ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 12 tháng trở lên phải tham gia bảo hiểm xã hội.
Tuy nhiên, các trường hợp sau đây được loại trừ:

Điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (trường hợp này)
Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động
Điều ước quốc tế có quy định khác

Do đó, người lao động nước ngoài thuộc diện điều chuyển nội bộ doanh nghiệp không có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội.

② Bảo hiểm thất nghiệp

Về bảo hiểm thất nghiệp, khoản 1 Điều 3 Luật Việc làm năm 2013 quy định rõ ràng đối tượng áp dụng chỉ giới hạn ở người lao động Việt Nam. Do đó, người lao động nước ngoài, bao gồm cả người được điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, không có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm thất nghiệp.

③ Bảo hiểm y tế

Điểm c khoản 1 Điều 12 Luật Bảo hiểm y tế quy định về nguyên tắc, người lao động nước ngoài thuộc đối tượng phải tham gia bảo hiểm y tế, tuy nhiên các trường hợp sau được loại trừ:

Trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp
Trường hợp đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động
Trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác
Do đó, nếu thuộc diện điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, người lao động cũng được miễn nghĩa vụ tham gia bảo hiểm y tế.

03 - Lưu ý về hợp đồng lao động và trả lương trong trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp

Theo Công văn số 1099/CVL-QLLĐ do Cục Việc làm, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Việt Nam ban hành ngày 17/10/2024, và nội dung trả lời của Bộ Nội vụ trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ (Chinhphu.vn) ngày 16/9/2025, các điểm sau đây được nêu rõ đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức điều chuyển nội bộ doanh nghiệp.

① Cấm ký kết hợp đồng lao động trong trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp

Trong trường hợp thuộc diện điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, pháp nhân tại Việt Nam (công ty con) - nơi tiếp nhận người lao động - không được phép ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài đó.
Hợp đồng lao động chỉ được ký kết giữa công ty mẹ (bên cử đi) với người lao động.

② Cũng cấm việc pháp nhân tại Việt Nam trực tiếp trả lương

Tương tự, pháp nhân tại Việt Nam cũng không được phép trực tiếp trả lương cho người lao động nước ngoài đó.
Chủ thể trả lương phải là công ty mẹ - bên cử đi, pháp nhân tại Việt Nam không được là bên trả lương.

③ Xử lý về thuế trong trường hợp pháp nhân tại Việt Nam trả lương

Giả sử pháp nhân tại Việt Nam trả lương, khoản lương đó vẫn thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân (PIT).
Trong khi đó, khoản lương này lại không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT) của pháp nhân tại Việt Nam (công ty con).
Nói cách khác, nếu pháp nhân tại Việt Nam gánh chịu khoản lương này, nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân vẫn phát sinh, trong khi việc tính vào chi phí được trừ của thuế thu nhập doanh nghiệp lại bị từ chối - đây là cách xử lý thuế bất lợi cho doanh nghiệp.

04 - Giải pháp thực tiễn về trả lương trong trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp

Như đã trình bày, trong trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company Transfer),

quan hệ hợp đồng lao động tiếp tục tồn tại giữa trụ sở chính tại Nhật Bản (công ty mẹ) và người lao động nước ngoài, còn công ty con tại Việt Nam chỉ đơn thuần là nơi làm việc - điều này phù hợp với bản chất của điều chuyển nội bộ doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Mặt khác, để công ty con có thể trực tiếp trả lương và khoản chi phí đó được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty con buộc phải ký kết hợp đồng lao động. Tuy nhiên, điều này trái với bản chất của điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, đồng thời còn phát sinh thêm chi phí như nghĩa vụ bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội.

Trên cơ sở bối cảnh này, trên thực tiễn có thể cân nhắc hai giải pháp sau đây.

【Giải pháp 1】 Ký kết hợp đồng biệt phái (thỏa thuận biệt phái) giữa công ty mẹ và công ty con

Đây là phương thức trong đó trụ sở chính tại Nhật Bản (công ty mẹ) và công ty con tại Việt Nam ký kết hợp đồng biệt phái (thỏa thuận biệt phái), quy định rõ ràng các nội dung sau đây.

1. Nội dung điều chuyển nhân sự
Ghi rõ việc công ty mẹ cử nhân viên của mình biệt phái toàn thời gian sang công ty con.

2. Duy trì quan hệ hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động tiếp tục tồn tại giữa công ty mẹ và người lao động, công ty mẹ là bên gánh chịu chi phí lương.

3. Ứng trả lương
Công ty con ứng trả lương thay cho công ty mẹ; bên thực tế chi trả là công ty con, nhưng bên gánh chịu về mặt kinh tế được xác định rõ là công ty mẹ.

4. Xác lập phí quản lý (đối giá cung cấp dịch vụ)
Dựa trên việc công ty mẹ cử nhân sự quản lý sang công ty con, thiết lập điều khoản công ty con trả phí quản lý (đối giá cung cấp dịch vụ) cho công ty mẹ.

5. Bù trừ với khoản ứng trả lương
Ghi rõ trong hợp đồng việc bù trừ giữa khoản lương công ty con đã ứng trả và khoản phí quản lý phải trả cho công ty mẹ.

Khi áp dụng phương án này, doanh nghiệp cần cân nhắc thận trọng các khía cạnh pháp lý và thuế sau đây:

Nội dung hợp đồng biệt phái có phù hợp với phạm vi hoạt động và dịch vụ mà công ty mẹ có thể cung cấp hay không
Công ty con có đáp ứng điều kiện để được tính vào chi phí được trừ hay không
Chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ việc tham vấn luật sư và chuyên gia tư vấn thuế trước khi ký kết hợp đồng.

【Giải pháp 2】 Sử dụng cơ chế thù lao dành cho quản lý
Đối với nhân viên biệt phái, người được cử đi ở cấp quản lý, có thể áp dụng cơ chế công ty con trả thù lao với tư cách là người quản lý.
Cụ thể, dựa trên điều lệ và các quy chế liên quan của công ty con, khoản chi trả được thực hiện dưới hình thức thù lao cho vị trí quản lý như thành viên Hội đồng quản trị, người quản lý điều hành...

Trong trường hợp này, khoản tiền do công ty con chi trả được phân loại là thù lao thành viên Hội đồng quản trị/thù lao quản lý, chứ không phải là tiền lương, do đó không cấu thành việc ký kết hợp đồng lao động hay trả lương, qua đó vẫn bảo đảm phù hợp với quy định về điều chuyển nội bộ doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để áp dụng phương án này, doanh nghiệp cần thực hiện:

Sửa đổi điều lệ công ty
Xây dựng quy chế nội bộ về thù lao quản lý
Doanh nghiệp cũng nên tham vấn trước ý kiến của luật sư và chuyên gia trước khi triển khai.

Tổng kết thực tiễn

Trong trường hợp điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, nếu không phân định rõ ràng giữa chủ thể trả lương và chủ thể gánh chịu chi phí về mặt kinh tế, doanh nghiệp có nguy cơ gặp phải các rủi ro như bị từ chối tính chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, vi phạm quy định về hợp đồng lao động, hoặc phải gánh chịu chi phí bảo hiểm xã hội vượt mức cần thiết.
Cả hai giải pháp nêu trên đều là phương thức thường được áp dụng trên thực tế, tuy nhiên doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phương án phù hợp nhất tùy theo cơ cấu tổ chức và nội dung kinh doanh của mình.

Các đầu việc cần chuẩn bị

■ Xác định đúng hình thức làm việc của lao động nước ngoài theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP

■ Rà soát cơ chế trả lương hiện tại cho lao động biệt phái để xem có được tính vào chi phí hợp lý hay không

■ Cân nhắc phương án hợp đồng phù hợp để vừa miễn đóng bảo hiểm xã hội, vừa được khấu trừ thuế

■ Chuẩn bị hồ sơ chứng minh chi phí lương hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

■ Tham vấn luật sư hoặc chuyên gia thuế trước khi thiết kế cơ chế trả lương cho lao động biệt phái