Giải thể pháp nhân tại Việt Nam: Quy trình, lưu ý và hướng dẫn để rút lui suôn sẻ

Bài viết trình bày chi tiết, từ góc độ thực tiễn của luật sư người Việt Nam, các thủ tục pháp lý, xử lý về thuế, xử lý đối với người lao động, thông báo với cơ quan có thẩm quyền cần thiết khi giải thể pháp nhân tại Việt Nam. Bài viết hệ thống hóa quy trình cụ thể và những lưu ý để tránh các rủi ro, vướng mắc ngoài dự kiến và thực hiện việc rút lui một cách suôn sẻ. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp Nhật Bản giải thể pháp nhân tại Việt Nam, xây dựng phương án tối ưu từ góc độ Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, pháp luật về thuế. Chúng tôi hỗ trợ xuyên suốt từ thủ tục xóa đăng ký, kê khai thuế, công bố giải thể cho đến xử lý đối với người lao động, giúp doanh nghiệp rút lui một cách an tâm và chắc chắn.

Trường hợp việc rút lui thông qua M&A không thành công, cần thực hiện thủ tục giải thể công ty. Trường hợp này tuy phát sinh thời gian và chi phí cho thủ tục, nhưng vẫn là phương thức rút lui thực tế hơn so với việc để công ty phá sản.

01 - Lý do cần giải thể công ty

Để giải thể công ty, cần rơi vào một trong các trường hợp sau đây.

(1) Giải thể bắt buộc

① Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong điều lệ công ty (bao gồm cả trường hợp không được gia hạn).

② Công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật trong thời hạn 6 tháng liên tục và không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

③ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) của công ty bị thu hồi.

(2) Giải thể tự nguyện

① Giải thể theo quyết định của công ty

Để thực hiện giải thể tự nguyện, cần đáp ứng các điều kiện sau đây.

Bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác.
Công ty không trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc cơ quan trọng tài.

02 - Thủ tục giải thể

* Bài viết này chỉ trình bày nội dung liên quan đến giải thể tự nguyện (trường hợp thứ hai nêu trên).

(1) Chuẩn bị và xử lý trước khi giải thể

Sau khi đã quyết định phương châm giải thể công ty, cần thực hiện các bước chuẩn bị và xử lý sau đây.

Xử lý về lao động

Để thực hiện giải thể, cần chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Tuy nhiên, không thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà bắt buộc phải trao đổi, thỏa thuận với người lao động (bao gồm cả việc thu xếp trợ cấp thôi việc)

Xử lý về thuế

Trước khi giải thể công ty, cần đóng mã số thuế của công ty cũng như của các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trực thuộc công ty. Khi đóng mã số thuế, công ty phải chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế. Trong quá trình đó, các hồ sơ, chứng từ liên quan đến kế toán, thuế của công ty sẽ bị rà soát chặt chẽ, và nếu có sai sót trong kê khai thuế, có thể phát sinh truy thu thuế, tiền phạt chậm nộp, xử phạt hành chính, v.v.

Để chủ động chuẩn bị phương án đối phó với những vấn đề nêu trên, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên thực hiện rà soát rủi ro về thuế nội bộ trước khi chịu sự thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

Bán, xử lý tài sản

Cần lập danh sách tài sản của công ty, tiến hành định giá và quyết định phương án bán hoặc xử lý. Ngoài ra, nếu còn khoản nợ chưa thanh toán, cũng có thể cân nhắc phương án đàm phán bù trừ bằng tài sản thay vì thanh toán bằng tiền mặt.

Thành lập ban giải thể

Việc giải thể công ty không chỉ gồm một, hai công việc mà phát sinh một loạt các nghiệp vụ, thủ tục với khối lượng lớn. Do đó, cần thành lập một đội ngũ có thể tập trung vào công việc giải thể. Ngoài ra, việc nhận được sự hỗ trợ của các chuyên gia bên ngoài (luật sư, kế toán viên, đại lý thuế) cũng sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn.

Thực hiện, điều chỉnh các khoản nợ phải thu, phải trả

Một trong những điều kiện để giải thể công ty là phải bảo đảm thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác mà không phát sinh tranh chấp. Vì vậy, cần điều chỉnh, trao đổi với các chủ nợ, con nợ của công ty và xem xét phương án xử lý đối với các khoản nợ chưa thanh toán.

(2) Đóng cửa chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (Điều 72 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp)

Trước khi giải thể công ty, cần thực hiện thủ tục đóng cửa các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trực thuộc công ty. Khi thực hiện, cần lưu ý các điểm sau đây.

Phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế tại nơi có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Cần có nghị quyết, quyết định về việc đóng cửa chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nghị quyết, quyết định đóng cửa chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, phải thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đó.
Để thực hiện thủ tục đóng cửa chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, cần đóng mã số thuế của các đơn vị này. Thủ tục đóng mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh về cơ bản tương tự như thủ tục đóng mã số thuế của pháp nhân, nhưng nếu loại và số tiền thuộc diện chịu thuế nhỏ hơn so với trụ sở chính, thời gian hoàn tất có thể tương đối ngắn hơn.

(3) Quyết định nội bộ của công ty (Điều 208 Luật Doanh nghiệp)

Cần rà soát Luật Doanh nghiệp và điều kiện biểu quyết về việc giải thể công ty quy định tại điều lệ công ty, để thông qua quyết định, nghị quyết của công ty. Quyết định, nghị quyết về giải thể phải bao gồm các nội dung sau đây.

Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính
Lý do giải thể
Thời hạn, thủ tục thanh lý hợp đồng và thanh toán các khoản nợ
Phương án xử lý các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động
Họ tên, chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị

"Lưu ý"

Sau khi quyết định, nghị quyết về giải thể công ty có hiệu lực, công ty và người quản lý công ty bị nghiêm cấm thực hiện các hoạt động sau đây. Nếu vi phạm, có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, và nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.

① Cất giấu, tẩu tán tài sản

② Từ bỏ hoặc giảm bớt quyền đòi nợ của công ty

③ Chuyển các khoản nợ không có bảo đảm thành các khoản nợ có bảo đảm bằng tài sản của doanh nghiệp

④ Ký kết hợp đồng mới, trừ hợp đồng nhằm mục đích giải thể công ty

⑤ Cầm cố, thế chấp, tặng cho, cho mượn tài sản

⑥ Chấm dứt thực hiện hợp đồng đã có hiệu lực

⑦ Huy động vốn dưới bất kỳ hình thức nào

(4) Thông báo bắt đầu thủ tục giải thể (Điều 208 Luật Doanh nghiệp)

Nghị quyết, quyết định giải thể công ty và biên bản họp phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày thông qua. Ngoài ra, nghị quyết, quyết định giải thể phải được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Trường hợp công ty còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán, phải gửi cho các chủ nợ, người có liên quan của công ty nghị quyết, quyết định giải thể kèm theo phương án, kế hoạch thực hiện thanh toán.

(5) Xử lý tài sản, thanh toán cho người mắc nợ, phân chia tài sản còn lại

Liên quan đến việc xử lý tài sản khi giải thể công ty, chủ yếu cần thực hiện các thủ tục thanh lý sau đây. Việc xử lý tài sản của công ty là một quy trình quan trọng nhằm thanh toán đầy đủ các khoản nợ của công ty và phân chia tài sản còn lại cho nhà đầu tư, các bên liên quan.

Chú thích ① Các khoản nợ của công ty phải được thanh toán theo thứ tự ưu tiên sau đây.

① Tiền lương chưa thanh toán, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp thất nghiệp theo quy định của pháp luật, cùng các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động

② Thuế chưa nộp

③ Các khoản nợ khác

Chú thích ② Để phân chia tài sản còn lại của công ty, cần thực hiện chuyển tiền quốc tế từ ngân hàng tại Việt Nam đến công ty mẹ tại Nhật Bản hoặc nơi khác. Trường hợp này, cần có hồ sơ chứng minh mục đích chuyển tiền cho ngân hàng tại Việt Nam. Về cơ bản, chỉ cần có nghị quyết, quyết định giải thể công ty và các chứng từ xác nhận đã thanh toán các khoản nợ là đủ để chứng minh. Tuy nhiên, tùy theo quy định nội bộ của ngân hàng, có thể ngân hàng sẽ yêu cầu văn bản xác nhận đã đóng mã số thuế của công ty.

(6) Đóng mã số thuế

Sau khi gửi quyết định, nghị quyết về giải thể công ty đến cơ quan đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký doanh nghiệp sẽ thông báo cho cơ quan thuế. Sau đó, cơ quan thuế sẽ tiến hành thủ tục đóng mã số thuế của công ty. Về thủ tục và cách xử lý cụ thể, cần xác nhận với đại lý thuế, tuy nhiên theo kinh nghiệm của tác giả, cần lưu ý các điểm sau đây.

① Ứng phó với thanh tra thuế: Để đóng mã số thuế, công ty phải chịu sự thanh tra thuế. Khi đó, đoàn thanh tra của cơ quan thuế sẽ đến trụ sở công ty và rà soát các bằng chứng liên quan đến kế toán, thuế.

② Bố trí người phụ trách ứng phó với thanh tra thuế: Việc ứng phó với thanh tra thuế về nguyên tắc phải do người đại diện theo pháp luật của công ty thực hiện, nhưng cũng có thể ủy quyền cho chuyên gia hoặc nhân viên công ty, và chỉ trực tiếp xử lý khi cần thiết, về cơ bản vẫn được chấp nhận.

③ Thời gian thanh tra thuế: Nên tính thời gian thanh tra thuế theo đơn vị năm. Thông thường, đối với doanh nghiệp thành lập chưa đủ 5 năm, thời gian này thường kéo dài khoảng 1 đến 1,5 năm.

④ Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế: Trường hợp phát sinh truy thu thuế, tiền phạt chậm nộp, xử phạt hành chính, nếu không nộp đủ số tiền này, công ty sẽ không thể hoàn tất giải thể, và người đại diện theo pháp luật của công ty có khả năng cao sẽ bị áp dụng lệnh cấm xuất cảnh.

⑤ Sau khi hoàn tất thanh tra thuế và nộp đầy đủ các khoản truy thu thuế, tiền phạt chậm nộp, xử phạt hành chính, cơ quan thuế sẽ cấp văn bản xác nhận đã đóng mã số thuế.

(7) Nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh và các việc khác

Sau khi hoàn tất thanh toán các khoản nợ và nhận được văn bản xác nhận đóng mã số thuế, công ty có thể phân chia tài sản còn lại và đóng tài khoản ngân hàng của công ty. Đồng thời, người đại diện theo pháp luật của công ty nộp hồ sơ theo quy định tại cơ quan đăng ký kinh doanh để thực hiện thủ tục xin giải thể công ty.