Giải thể pháp nhân tại Việt Nam: Quy trình, lưu ý và hướng dẫn để rút lui suôn sẻ

01 - Lý do cần giải thể công ty

Để giải thể công ty, cần rơi vào một trong các trường hợp:

(1) Giải thể bắt buộc

• ① Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong điều lệ công ty (bao gồm cả trường hợp không được gia hạn)
• ② Công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật trong thời hạn 6 tháng liên tục và không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
• ③ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) của công ty bị thu hồi

(2) Giải thể tự nguyện

Giải thể theo quyết định của công ty. Để thực hiện, cần đáp ứng các điều kiện: bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác; công ty không trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc cơ quan trọng tài.

02 - Thủ tục giải thể

* Bài viết này chỉ trình bày nội dung liên quan đến giải thể tự nguyện (trường hợp thứ hai nêu trên).

(1) Chuẩn bị và xử lý trước khi giải thể

Sau khi quyết định phương châm giải thể, cần thực hiện các bước chuẩn bị:

• Xử lý về lao động: cần chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động - nhưng không thể đơn phương chấm dứt, bắt buộc phải trao đổi, thỏa thuận với người lao động (bao gồm cả việc thu xếp trợ cấp thôi việc)
• Xử lý về thuế: trước khi giải thể, cần đóng mã số thuế của công ty và của các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trực thuộc. Khi đóng mã số thuế: công ty phải chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế - hồ sơ, chứng từ kế toán, thuế bị rà soát chặt chẽ; nếu có sai sót trong kê khai, có thể phát sinh truy thu thuế, tiền phạt chậm nộp, xử phạt hành chính. Khuyến nghị: thực hiện rà soát rủi ro thuế nội bộ trước khi chịu thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế
• Bán, xử lý tài sản: lập danh sách tài sản, tiến hành định giá và quyết định phương án bán hoặc xử lý; nếu còn khoản nợ chưa thanh toán, có thể cân nhắc đàm phán bù trừ bằng tài sản thay vì thanh toán bằng tiền mặt
• Thành lập ban giải thể: giải thể phát sinh một loạt nghiệp vụ, thủ tục với khối lượng lớn - cần một đội ngũ tập trung vào công việc này; sự hỗ trợ của chuyên gia bên ngoài (luật sư, kế toán viên, đại lý thuế) giúp công việc suôn sẻ hơn
• Thực hiện, điều chỉnh các khoản nợ phải thu, phải trả: điều kiện giải thể là thanh toán các khoản nợ mà không phát sinh tranh chấp - cần điều chỉnh, trao đổi với các chủ nợ, con nợ và xem xét phương án xử lý các khoản nợ chưa thanh toán

(2) Đóng cửa chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (Điều 72 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp)

Trước khi giải thể công ty, cần thực hiện thủ tục đóng cửa các đơn vị trực thuộc, lưu ý:

• Phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế tại nơi có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
• Cần có nghị quyết, quyết định về việc đóng cửa; trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, phải thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở đơn vị đó
• Cần đóng mã số thuế của các đơn vị này - thủ tục về cơ bản tương tự đóng mã số thuế của pháp nhân, nhưng nếu loại và số tiền thuế nhỏ hơn trụ sở chính, thời gian hoàn tất có thể tương đối ngắn hơn

(3) Quyết định nội bộ của công ty (Điều 208 Luật Doanh nghiệp)

Rà soát Luật Doanh nghiệp và điều kiện biểu quyết về giải thể quy định tại điều lệ công ty, để thông qua quyết định, nghị quyết. Quyết định, nghị quyết về giải thể phải bao gồm:

• Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính
• Lý do giải thể
• Thời hạn, thủ tục thanh lý hợp đồng và thanh toán các khoản nợ
• Phương án xử lý các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động
• Họ tên, chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị

"Lưu ý": sau khi quyết định, nghị quyết về giải thể có hiệu lực, công ty và người quản lý công ty bị nghiêm cấm thực hiện các hoạt động sau - vi phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, gây thiệt hại thì phải bồi thường:

• ① Cất giấu, tẩu tán tài sản
• ② Từ bỏ hoặc giảm bớt quyền đòi nợ của công ty
• ③ Chuyển các khoản nợ không có bảo đảm thành các khoản nợ có bảo đảm bằng tài sản của doanh nghiệp
• ④ Ký kết hợp đồng mới, trừ hợp đồng nhằm mục đích giải thể công ty
• ⑤ Cầm cố, thế chấp, tặng cho, cho mượn tài sản
• ⑥ Chấm dứt thực hiện hợp đồng đã có hiệu lực
• ⑦ Huy động vốn dưới bất kỳ hình thức nào

(4) Thông báo bắt đầu thủ tục giải thể (Điều 208 Luật Doanh nghiệp)

Nghị quyết, quyết định giải thể và biên bản họp phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày thông qua. Nghị quyết, quyết định giải thể phải được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán: phải gửi cho các chủ nợ, người có liên quan nghị quyết, quyết định giải thể kèm theo phương án, kế hoạch thanh toán.

(5) Xử lý tài sản, thanh toán cho chủ nợ, phân chia tài sản còn lại

Xử lý tài sản là quy trình quan trọng nhằm thanh toán đầy đủ các khoản nợ và phân chia tài sản còn lại cho nhà đầu tư, các bên liên quan.

Chú thích ① - Thứ tự ưu tiên thanh toán các khoản nợ:

• ① Tiền lương chưa thanh toán, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp thất nghiệp theo quy định của pháp luật, cùng các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động
• ② Thuế chưa nộp
• ③ Các khoản nợ khác

Chú thích ② - Chuyển tài sản còn lại ra nước ngoài: để phân chia tài sản còn lại, cần thực hiện chuyển tiền quốc tế từ ngân hàng tại Việt Nam đến công ty mẹ tại Nhật Bản hoặc nơi khác - khi đó cần hồ sơ chứng minh mục đích chuyển tiền cho ngân hàng. Về cơ bản: nghị quyết, quyết định giải thể và các chứng từ xác nhận đã thanh toán các khoản nợ là đủ. Nhưng tùy quy định nội bộ của ngân hàng, có thể bị yêu cầu thêm văn bản xác nhận đã đóng mã số thuế của công ty.

(6) Đóng mã số thuế

Sau khi gửi quyết định, nghị quyết giải thể đến cơ quan đăng ký doanh nghiệp, cơ quan này sẽ thông báo cho cơ quan thuế - cơ quan thuế tiến hành thủ tục đóng mã số thuế. Theo kinh nghiệm của tác giả, cần lưu ý:

• ① Ứng phó với thanh tra thuế: để đóng mã số thuế, công ty phải chịu thanh tra thuế - đoàn thanh tra sẽ đến trụ sở công ty và rà soát các bằng chứng liên quan đến kế toán, thuế
• ② Bố trí người phụ trách: việc ứng phó về nguyên tắc do người đại diện theo pháp luật thực hiện, nhưng có thể ủy quyền cho chuyên gia hoặc nhân viên công ty, chỉ trực tiếp xử lý khi cần thiết - về cơ bản vẫn được chấp nhận
• ③ Thời gian thanh tra thuế: nên tính theo đơn vị năm - thông thường, với doanh nghiệp thành lập chưa đủ 5 năm, thời gian này kéo dài khoảng 1 đến 1,5 năm
• ④ Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế: nếu phát sinh truy thu thuế, tiền phạt chậm nộp, xử phạt hành chính mà không nộp đủ - công ty không thể hoàn tất giải thể, và người đại diện theo pháp luật có khả năng cao bị áp dụng lệnh cấm xuất cảnh
• ⑤ Sau khi hoàn tất thanh tra và nộp đầy đủ các khoản: cơ quan thuế cấp văn bản xác nhận đã đóng mã số thuế

(7) Nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh và các việc khác

Sau khi hoàn tất thanh toán các khoản nợ và nhận được văn bản xác nhận đóng mã số thuế: công ty có thể phân chia tài sản còn lại và đóng tài khoản ngân hàng. Đồng thời, người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ theo quy định tại cơ quan đăng ký kinh doanh để thực hiện thủ tục xin giải thể công ty.