Rủi ro pháp lý và thuế của người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam và cách xử lý thực tiễn - 10 điểm quan trọng nhà quản lý nước ngoài cần biết

Khi thành lập và vận hành doanh nghiệp tại Việt Nam, nếu người nước ngoài giữ chức danh người đại diện theo pháp luật (giám đốc/tổng giám đốc đại diện), sẽ đi kèm rất nhiều nghĩa vụ và rủi ro về pháp lý, thuế như điều kiện cư trú, giấy phép lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân (PIT), VNeID, Thẻ tạm trú (TRC)... Chúng tôi/NEXORA LAWFIRM hiện đang cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý thường xuyên cho hơn 30 doanh nghiệp, đề xuất các giải pháp thực tiễn tối ưu nhằm vừa tuân thủ pháp luật vừa đảm bảo hiệu quả vận hành doanh nghiệp. Bài viết này, trên cơ sở các sửa đổi pháp luật mới nhất liên quan đến người đại diện theo pháp luật (Luật Doanh nghiệp và Luật Bảo hiểm xã hội năm 2025), sẽ giải thích một cách dễ hiểu về những vấn đề điển hình mà nhà quản lý nước ngoài thường gặp phải cùng cách xử lý, phòng tránh.

01 - Ai là "người đại diện theo pháp luật" của pháp nhân?

Người đại diện theo pháp luật (tiếng Việt: "Người đại diện theo pháp luật") là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các hành vi pháp lý với bên thứ ba. Cụ thể, đây là người đại diện hợp pháp thực hiện việc ký kết hợp đồng nhân danh doanh nghiệp, cũng như mọi hành vi liên quan đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp như tố tụng, trọng tài, thủ tục hành chính...

Người này được các thành viên góp vốn, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông... chính thức bổ nhiệm và theo pháp luật Việt Nam được coi là "bộ mặt của doanh nghiệp". Mọi giao dịch, làm việc với tòa án, cơ quan trọng tài, cơ quan nhà nước đều phải do người đại diện theo pháp luật này đứng ra thực hiện.

Thông tin của người đại diện theo pháp luật được đăng ký làm hồ sơ công khai khi đăng ký doanh nghiệp, và khi có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kịp thời. Do đó, khi thành lập và vận hành doanh nghiệp tại Việt Nam, việc lựa chọn ai làm người đại diện theo pháp luật là một quyết định vô cùng quan trọng.

02 - Tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật giữ chức danh gì?

Theo pháp luật Việt Nam, chức danh của người đại diện theo pháp luật (Người đại diện theo pháp luật) khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp. Quy định cụ thể theo từng loại hình doanh nghiệp như sau:

Trước hết, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), pháp luật bắt buộc phải có ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật, và người này phải giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên (Chủ tịch Hội đồng thành viên) hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc (Giám đốc／Tổng giám đốc). Trường hợp Điều lệ công ty không quy định rõ, Chủ tịch Hội đồng thành viên đương nhiên là người đại diện theo pháp luật.
Tiếp theo, đối với công ty cổ phần (Công ty cổ phần), nếu chỉ có 1 người đại diện theo pháp luật, người đó sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị (Chủ tịch Hội đồng quản trị) hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc (Giám đốc／Tổng giám đốc). Trường hợp Điều lệ không có quy định đặc biệt, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ đảm nhận vai trò này. Ngoài ra, nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) đều là người đại diện theo pháp luật.

Như vậy, việc lựa chọn người đại diện theo pháp luật phụ thuộc rất nhiều vào nội dung Điều lệ công ty, do đó khi thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, cần cân nhắc kỹ lưỡng về tính phù hợp của chức danh cũng như các yêu cầu pháp lý liên quan.

03 - Doanh nghiệp tại Việt Nam có được phép có nhiều người đại diện theo pháp luật hay không? Trách nhiệm và quyền hạn của từng người sẽ như thế nào?

Có. Tại Việt Nam, công ty TNHH và công ty cổ phần (Công ty cổ phần) đều có thể bổ nhiệm một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Nội dung này do Điều lệ công ty tự do quy định.
Số lượng, chức danh, quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật phải được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty. Khi có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc phân định rõ ràng phạm vi trách nhiệm và cách thức thực hiện quyền đại diện của từng người sẽ giúp tránh các tranh chấp phát sinh sau này.
Tuy nhiên, nếu Điều lệ không phân định rõ vai trò của từng người đại diện theo pháp luật, thì mọi người đại diện theo pháp luật đều được coi là có quyền đại diện đầy đủ cho doanh nghiệp, và mỗi người đều có thể thực hiện các hành vi có hiệu lực pháp lý riêng lẻ đối với bên thứ ba. Đồng thời, nếu doanh nghiệp phát sinh thiệt hại, tất cả những người đại diện theo pháp luật sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm (theo Bộ luật Dân sự Việt Nam và các quy định pháp luật liên quan).

Để phòng tránh những rủi ro nêu trên, khi bổ nhiệm nhiều người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên quy định rõ ràng, bằng văn bản việc phân chia trách nhiệm trong Điều lệ công ty.

04 - Tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật có phải đáp ứng điều kiện về cư trú hay không?

Có. Luật Doanh nghiệp Việt Nam (Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025) quy định rõ rằng doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.
Trường hợp người đại diện theo pháp luật đang cư trú tại Việt Nam mà xuất cảnh ra nước ngoài, phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác đang cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Quy định này nhằm bảo đảm chức năng đại diện của doanh nghiệp luôn hiện diện tại Việt Nam.

Vậy "cư trú" được hiểu như thế nào?
Theo Luật Cư trú của Việt Nam (Luật số 68/2020/QH14), "cư trú" được hiểu là có nơi ở hợp pháp làm địa điểm sinh sống tại Việt Nam. Ví dụ, ngay cả khi chỉ là nơi ở tạm thời, nếu đã có đăng ký nơi ở chính thức (ví dụ: đăng ký tạm trú) thì vẫn được coi là "cư trú".

Do đó, khi thành lập doanh nghiệp, việc nộp thông tin địa chỉ chứng minh người đại diện theo pháp luật thực tế cư trú tại Việt Nam là điều kiện bắt buộc. Nếu không đáp ứng điều kiện này, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể bị từ chối.

05 - Nếu không tạm trú tại Việt Nam thì có thể trở thành người đại diện theo pháp luật hay không?

Không. Về nguyên tắc, nếu không cư trú tại Việt Nam thì không thể trở thành người đại diện theo pháp luật (người đại diện hợp pháp).

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam (Khoản 3 Điều 12 nêu trên), trường hợp công ty chỉ có 1 người đại diện theo pháp luật, người đó bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam. "Cư trú" ở đây được hiểu là thực tế có nơi sinh sống tại Việt Nam và đã đăng ký nơi ở tạm thời hoặc lâu dài trên cơ sở thẻ tạm trú hoặc thị thực.

Do đó, người nước ngoài chưa đăng ký tạm trú không thể một mình làm người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần bổ nhiệm thêm ít nhất 1 người đang cư trú tại Việt Nam làm người đại diện theo pháp luật.

Ngoài ra, khi thành lập doanh nghiệp (khi xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp - ERC), doanh nghiệp phải nộp hồ sơ chứng minh địa chỉ cư trú tại Việt Nam của người đại diện theo pháp luật; nếu thiếu tài liệu này, hồ sơ đăng ký sẽ bị từ chối.

06 - Nếu xin cấp Thẻ tạm trú (TRC) tại Việt Nam với địa chỉ mà thực tế không cư trú thì có gặp vấn đề pháp lý hay không?

Có. Đây là hành vi vi phạm pháp luật cư trú của Việt Nam và có thể bị xử phạt hành chính cũng như các chế tài bổ sung khác.

Ví dụ, nếu người nước ngoài xin cấp Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC) tại Việt Nam nhưng thực tế không cư trú tại địa chỉ đã đăng ký trên thẻ, có thể bị xử lý như sau:

Người nước ngoài không khai báo thay đổi nơi tạm trú và không thực hiện cấp lại TRC sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ (Khoản 4 Điều 18 Nghị định số 144/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính).
Trường hợp nghiêm trọng hơn, có thể bị áp dụng hình thức trục xuất (Khoản 8 Điều 18 cùng Nghị định).

Nói cách khác, nếu không thực tế cư trú tại địa chỉ ghi trên thẻ tạm trú, hành vi này sẽ bị coi là "khai báo gian dối" và có thể bị xử lý nghiêm khắc.

Do đó, nếu hiện đang sở hữu TRC nhưng thực tế không cư trú tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp/cá nhân nên chủ động thực hiện các biện pháp xử lý như trả lại TRC càng sớm càng tốt. Việt Nam đang siết chặt công tác quản lý xuất nhập cảnh và cư trú của người nước ngoài, do đó những thiếu sót về thị thực, tình trạng cư trú sẽ ảnh hưởng lớn đến việc điều hành doanh nghiệp cũng như tư cách của người đại diện theo pháp luật.

07 - Khi người nước ngoài trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam, cần những gì để được cấp mã định danh doanh nghiệp?

Từ ngày 01/7/2025, hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ bắt buộc sử dụng mã định danh doanh nghiệp (mã doanh nghiệp) để thực hiện các thủ tục hành chính và kê khai thuế. Đây là một phần trong chính sách chuyển đổi số (DX) mà Chính phủ đang thúc đẩy, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu chính thức của doanh nghiệp.

Để được cấp mã định danh doanh nghiệp, điều kiện tiên quyết là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải có "tài khoản định danh điện tử mức 2 (Mức 2)" thông qua hệ thống VNeID (hệ thống định danh điện tử).

【Vấn đề và cách xử lý đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài】

Hiện tại, hệ thống đăng ký VNeID dành cho người nước ngoài vẫn chưa được hoàn thiện đầy đủ, và tiến độ triển khai thực tế còn khác nhau giữa các địa phương. Tuy nhiên, khi hệ thống được vận hành chính thức trong thời gian tới, ngay cả người nước ngoài giữ vai trò người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam cũng sẽ bắt buộc phải có "tài khoản định danh điện tử mức 2".

Nếu không thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp mà người đó đại diện sẽ không thể được cấp mã định danh doanh nghiệp, dẫn đến không thể thực hiện bất kỳ thủ tục thuế hay thủ tục hành chính nào, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

❓Người nước ngoài cần những gì để được cấp tài khoản định danh điện tử?

Mức

Thông tin, tài liệu bắt buộc phải nộp

Mức 1（đăng ký ban đầu）

Số hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh
Số điện thoại hoặc địa chỉ email đã đăng ký với nhà mạng viễn thông Việt Nam (có thể đứng tên cá nhân hoặc đơn vị công tác)
Ảnh chân dung
Các thông tin khác theo yêu cầu của hệ thống VNeID

Mức 2（đăng ký đầy đủ）

※Người nước ngoài phải trực tiếp đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh) để thực hiện thủ tục.

Cung cấp các thông tin cần thiết (thông tin liên hệ, dữ liệu mong muốn tích hợp...)
Xác thực khuôn mặt và lấy dấu vân tay (cung cấp thông tin sinh trắc học)

Sau đó, người nước ngoài sẽ được cấp "tài khoản định danh điện tử mức 2" và có thể tiến hành xin cấp mã định danh doanh nghiệp.

Như vậy, để người nước ngoài có thể hoạt động với vai trò người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam, việc có tài khoản định danh điện tử là điều kiện không thể thiếu, và dự kiến quy định pháp luật trong lĩnh vực này sẽ ngày càng được siết chặt hơn trong thời gian tới.

08 - Người nước ngoài giữ chức danh người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam có cần giấy phép lao động hay không?

Có, về nguyên tắc là cần thiết. Theo pháp luật lao động Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (trường hợp chỉ có 1 người đại diện theo pháp luật) đồng thời kiêm nhiệm chức vụ quản lý của công ty (ví dụ: thành viên Hội đồng quản trị, Chủ tịch, Tổng giám đốc đại diện...), do đó được coi là "nhà quản lý (Nhà quản lý)".

Khi người nước ngoài thuộc diện "nhà quản lý" này thực hiện các hành vi pháp lý tại Việt Nam, về nguyên tắc phải xin cấp giấy phép lao động (work permit) (căn cứ: Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ năm 2020).

❓Có trường hợp ngoại lệ không cần giấy phép lao động không?

Có. Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây, người nước ngoài sẽ được miễn xin cấp giấy phép lao động:

Nhập cảnh vào Việt Nam với tư cách nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật
Thời gian làm việc mỗi lần dưới 30 ngày
Số lần làm việc trong năm không quá 3 lần

Trong các trường hợp này, tuy không cần xin cấp giấy phép lao động, nhưng vẫn phải xin "văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động".

Những điểm cần lưu ý trên thực tế?

Do việc xin cấp giấy phép lao động thường mất khá nhiều thời gian (khoảng 2 đến 2,5 tháng),

nên đối với doanh nghiệp mới thành lập khi xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), hoặc trước khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên đồng thời chuẩn bị thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ giữ vai trò người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp chưa xin được giấy phép lao động,

tiền lương và các chi phí khác chi trả cho người lao động (bao gồm cả người đại diện theo pháp luật) có thể không được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần lưu ý cả hiệu lực của hợp đồng lao động.

Trên thực tế, đã có bản án tuyên hợp đồng lao động vô hiệu do không phù hợp với thời hạn của giấy phép lao động. Do đó, khi ký kết hoặc gia hạn hợp đồng lao động, cần bảo đảm thời hạn hợp đồng trùng khớp với thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động.

09 - Người đại diện theo pháp luật có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội hay không?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi của Việt Nam (Luật số 41/2024/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, người quản lý doanh nghiệp (bao gồm cả người đại diện theo pháp luật) phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, không phân biệt có hưởng lương hay không.

Trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì sao?

Đối với trường hợp người nước ngoài giữ vai trò người đại diện theo pháp luật, nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:

①Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng

②Là lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (chuyển công tác nội bộ doanh nghiệp)

③Đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm ký hợp đồng lao động

Những điểm cần lưu ý trên thực tế?

Cần lưu ý đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài hiện đang sở hữu giấy phép lao động (work permit) tại Việt Nam nhưng chưa tham gia bảo hiểm xã hội với lý do không nhận lương.

Nên kiểm tra lại nội dung ghi trên giấy phép lao động để xác nhận bản thân có được công nhận là "lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp" hay không.
Nếu giấy phép lao động không ghi nhận theo diện "di chuyển nội bộ doanh nghiệp", cần thực hiện điều chỉnh giấy phép lao động, hoặc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

10 - Người đại diện theo pháp luật có phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập toàn cầu tại Việt Nam hay không?

Tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật (người đại diện hợp pháp) của doanh nghiệp đứng ở vị trí đại diện cho pháp nhân trong mọi giao dịch, do đó phải gánh vác trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm về thuế rất quan trọng. Đặc biệt, trong trường hợp người nước ngoài giữ vai trò người đại diện theo pháp luật của công ty con, không ít trường hợp "thực tế không cư trú tại Việt Nam nhưng xin cấp Thẻ tạm trú (TRC) tại Việt Nam tạm thời chỉ để phục vụ việc thành lập doanh nghiệp". Vậy trong tình huống như vậy, tình trạng "cư trú" và nghĩa vụ nộp thuế sẽ được xác định như thế nào?

【"Cá nhân cư trú" tại Việt Nam được hiểu như thế nào?】

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân của Việt Nam, cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau đây được coi là "cá nhân cư trú" và phải chịu thuế đối với toàn bộ thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam:

①Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm
Số ngày cư trú được tính theo ngày đến và ngày đi (mỗi ngày được tính là 1 ngày), bao gồm cả trường hợp tính liên tục trong 12 tháng.

②Có "nơi ở thường xuyên" tại Việt Nam
Nơi ở thường xuyên bao gồm:

Địa chỉ ghi trên thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú
Nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có tổng thời hạn từ 183 ngày trở lên (bao gồm cả lưu trú tại khách sạn, nhà công vụ)

Tuy nhiên, trường hợp có nơi ở thường xuyên nhưng số ngày thực tế cư trú dưới 183 ngày, và cá nhân có thể chứng minh là đối tượng cư trú của nước khác (ví dụ: giấy chứng nhận cư trú tại Nhật Bản), thì vẫn có thể được coi là "cá nhân không cư trú".

【Tổng hợp về tình trạng cư trú và rủi ro thuế】

Điều kiện

Tình trạng

Cư trú tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên

Cá nhân cư trú

Cư trú dưới 183 ngày và không có nơi ở thường xuyên

Cá nhân không cư trú

Có nơi ở thường xuyên - có giấy chứng nhận cư trú tại nước khác

Cá nhân không cư trú

Có nơi ở thường xuyên - không có giấy chứng nhận cư trú tại nước khác

Cá nhân cư trú

Như vậy, không phải cứ "có tên trên TRC" là đương nhiên trở thành cá nhân không cư trú. Việc xác định phụ thuộc vào thực tế cư trú và việc có hay không có các giấy tờ chứng minh liên quan.

【Mâu thuẫn với điều kiện cư trú pháp lý bắt buộc đối với người đại diện theo pháp luật】

Theo Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải có "ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam". Do đó, nếu người đại diện theo pháp luật duy nhất thực chất không cư trú tại Việt Nam,

có thể vi phạm yêu cầu của Luật Doanh nghiệp
có thể bị cơ quan thuế coi là "cá nhân cư trú" và bị đánh thuế trên thu nhập toàn cầu

sẽ phát sinh tình huống mâu thuẫn (dilemma) như vậy.

Những lưu ý và khuyến nghị thực tiễn

Khi trở thành người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam, nên rà soát kỹ tác động về thuế trước khi xin cấp TRC.
Nếu không muốn bị đánh thuế với tư cách "cá nhân cư trú", có thể áp dụng cơ cấu 2 người đại diện theo pháp luật, trong đó có 1 người thực sự cư trú tại Việt Nam - đây cũng là một giải pháp hiệu quả.
Trường hợp TRC có ghi địa chỉ nhưng thực tế không cư trú tại đó, do có rủi ro bị coi là khai báo gian dối, cần thực hiện biện pháp xử lý phù hợp (trả lại thẻ hoặc điều chỉnh thông tin).

Những điểm thực tiễn cần cân nhắc trước khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật

Vai trò của người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam không đơn thuần là "người đứng tên" của công ty, mà là người chịu trách nhiệm quan trọng, trực tiếp gánh vác các rủi ro pháp lý, thuế và hành chính của doanh nghiệp. Do đó, khuyến nghị nên lập kế hoạch từ trước dựa trên các khía cạnh sau:

Sự nhất quán giữa tư cách cư trú, địa chỉ và tình trạng cư trú thuế
Lịch trình xin cấp giấy phép lao động, tham gia bảo hiểm xã hội, mã số thuế
Kiểm tra việc có hay không có TRC và nội dung của TRC
Chuẩn bị hồ sơ theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Nhật Bản (giấy chứng nhận cư trú)
Phân tán rủi ro thông qua việc phân chia chức danh (chế độ nhiều người đại diện theo pháp luật)