Rủi ro pháp lý và thuế của người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam và cách xử lý thực tiễn - 10 điểm quan trọng nhà quản lý nước ngoài cần biết

01 - Ai là "người đại diện theo pháp luật" của pháp nhân?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các hành vi pháp lý với bên thứ ba: ký kết hợp đồng nhân danh doanh nghiệp, cùng mọi hành vi liên quan đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp - tố tụng, trọng tài, thủ tục hành chính... Người này được các thành viên góp vốn, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông chính thức bổ nhiệm, và theo pháp luật Việt Nam được coi là "bộ mặt của doanh nghiệp" - mọi giao dịch, làm việc với tòa án, trọng tài, cơ quan nhà nước đều phải do người này đứng ra thực hiện. Thông tin người đại diện được đăng ký làm hồ sơ công khai khi đăng ký doanh nghiệp; khi có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kịp thời. Vì vậy, lựa chọn ai làm người đại diện theo pháp luật là một quyết định vô cùng quan trọng.

02 - Tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật giữ chức danh gì?

Chức danh khác nhau tùy loại hình doanh nghiệp:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): bắt buộc có ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật, giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Nếu Điều lệ không quy định rõ: Chủ tịch Hội đồng thành viên đương nhiên là người đại diện theo pháp luật.
• Công ty cổ phần: nếu chỉ có 1 người đại diện - người đó là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc (Điều lệ không quy định đặc biệt thì Chủ tịch HĐQT đảm nhận). Nếu công ty có nhiều người đại diện: Chủ tịch HĐQT và Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) đều là người đại diện theo pháp luật.

Việc lựa chọn phụ thuộc rất nhiều vào nội dung Điều lệ công ty - khi thành lập hoặc thay đổi cơ cấu, cần cân nhắc kỹ tính phù hợp của chức danh và các yêu cầu pháp lý liên quan.

03 - Doanh nghiệp có được phép có nhiều người đại diện theo pháp luật hay không?

Có. Công ty TNHH và công ty cổ phần đều có thể bổ nhiệm một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật - do Điều lệ công ty tự do quy định. Số lượng, chức danh, quyền hạn và nghĩa vụ phải được quy định cụ thể trong Điều lệ; phân định rõ phạm vi trách nhiệm của từng người sẽ giúp tránh tranh chấp về sau.

Nhưng lưu ý quan trọng: nếu Điều lệ không phân định rõ vai trò - mọi người đại diện đều được coi là có quyền đại diện đầy đủ, mỗi người đều có thể thực hiện các hành vi có hiệu lực pháp lý riêng lẻ với bên thứ ba; và nếu doanh nghiệp phát sinh thiệt hại, tất cả những người đại diện theo pháp luật phải liên đới chịu trách nhiệm (theo Bộ luật Dân sự và các quy định liên quan). Để phòng tránh: khi bổ nhiệm nhiều người đại diện, quy định rõ ràng bằng văn bản việc phân chia trách nhiệm trong Điều lệ công ty.

04 - Người đại diện theo pháp luật có phải đáp ứng điều kiện về cư trú hay không?

Có. Luật Doanh nghiệp (khoản 3 Điều 12, sửa đổi năm 2025) quy định rõ: doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Người đại diện đang cư trú tại Việt Nam mà xuất cảnh ra nước ngoài: phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác đang cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ - bảo đảm chức năng đại diện của doanh nghiệp luôn hiện diện tại Việt Nam.

"Cư trú" được hiểu như thế nào? Theo Luật Cư trú (Luật số 68/2020/QH14): có nơi ở hợp pháp làm địa điểm sinh sống tại Việt Nam. Ngay cả khi chỉ là nơi ở tạm thời, nếu đã có đăng ký nơi ở chính thức (ví dụ: đăng ký tạm trú) thì vẫn được coi là "cư trú". Vì vậy, khi thành lập doanh nghiệp: nộp thông tin địa chỉ chứng minh người đại diện thực tế cư trú tại Việt Nam là điều kiện bắt buộc - không đáp ứng thì hồ sơ đăng ký có thể bị từ chối.

05 - Nếu không tạm trú tại Việt Nam thì có thể trở thành người đại diện theo pháp luật hay không?

Không. Về nguyên tắc, không cư trú tại Việt Nam thì không thể trở thành người đại diện theo pháp luật. Theo khoản 3 Điều 12 nêu trên: công ty chỉ có 1 người đại diện thì người đó bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam - "cư trú" hiểu là thực tế có nơi sinh sống và đã đăng ký nơi ở tạm thời hoặc lâu dài trên cơ sở thẻ tạm trú hoặc thị thực. Do đó, người nước ngoài chưa đăng ký tạm trú không thể một mình làm người đại diện theo pháp luật - doanh nghiệp cần bổ nhiệm thêm ít nhất 1 người đang cư trú tại Việt Nam. Khi xin cấp ERC: phải nộp hồ sơ chứng minh địa chỉ cư trú tại Việt Nam của người đại diện; thiếu tài liệu này, hồ sơ bị từ chối.

06 - Xin cấp Thẻ tạm trú (TRC) với địa chỉ mà thực tế không cư trú - có gặp vấn đề pháp lý không?

Có. Đây là hành vi vi phạm pháp luật cư trú và có thể bị xử phạt hành chính cùng các chế tài bổ sung:

• Người nước ngoài không khai báo thay đổi nơi tạm trú và không thực hiện cấp lại TRC: phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 VNĐ (khoản 4 Điều 18 Nghị định số 144/2021/NĐ-CP)
• Trường hợp nghiêm trọng hơn: có thể bị áp dụng hình thức trục xuất (khoản 8 Điều 18 cùng Nghị định)

Nói cách khác: không thực tế cư trú tại địa chỉ ghi trên thẻ tạm trú - bị coi là "khai báo gian dối" và có thể bị xử lý nghiêm khắc. Nếu đang sở hữu TRC nhưng thực tế không cư trú tại địa chỉ đăng ký: nên chủ động xử lý (như trả lại TRC) càng sớm càng tốt. Việt Nam đang siết chặt quản lý xuất nhập cảnh và cư trú của người nước ngoài - thiếu sót về thị thực, tình trạng cư trú sẽ ảnh hưởng lớn đến việc điều hành doanh nghiệp và tư cách của người đại diện theo pháp luật.

07 - Người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật - cần gì để được cấp mã định danh doanh nghiệp?

Từ ngày 01/7/2025, hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc sử dụng mã định danh doanh nghiệp để thực hiện thủ tục hành chính và kê khai thuế - một phần trong chính sách chuyển đổi số (DX) của Chính phủ. Điều kiện tiên quyết để được cấp: người đại diện theo pháp luật phải có "tài khoản định danh điện tử mức 2" qua hệ thống VNeID.

【Vấn đề với người đại diện là người nước ngoài】 Hiện tại, hệ thống đăng ký VNeID cho người nước ngoài chưa hoàn thiện đầy đủ, tiến độ triển khai khác nhau giữa các địa phương. Nhưng khi hệ thống vận hành chính thức: ngay cả người nước ngoài giữ vai trò người đại diện cũng bắt buộc có tài khoản mức 2. Không thực hiện: doanh nghiệp không thể được cấp mã định danh doanh nghiệp → không thể thực hiện bất kỳ thủ tục thuế hay hành chính nào - ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

❓ Người nước ngoài cần gì để được cấp tài khoản định danh điện tử?

Mức	Thông tin, tài liệu bắt buộc phải nộp
Mức 1 (đăng ký ban đầu)	Số hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh; số điện thoại hoặc địa chỉ email đã đăng ký với nhà mạng viễn thông Việt Nam (đứng tên cá nhân hoặc đơn vị công tác); ảnh chân dung; các thông tin khác theo yêu cầu của hệ thống VNeID
Mức 2 (đăng ký đầy đủ)	※ Người nước ngoài phải trực tiếp đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh) để thực hiện: cung cấp thông tin cần thiết (thông tin liên hệ, dữ liệu muốn tích hợp...); xác thực khuôn mặt và lấy dấu vân tay (thông tin sinh trắc học)

Sau đó, người nước ngoài được cấp tài khoản mức 2 và có thể tiến hành xin cấp mã định danh doanh nghiệp. Tài khoản định danh điện tử là điều kiện không thể thiếu, và dự kiến quy định trong lĩnh vực này sẽ ngày càng siết chặt hơn.

08 - Người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật có cần giấy phép lao động không?

Có, về nguyên tắc là cần. Theo pháp luật lao động Việt Nam: người đại diện theo pháp luật (trường hợp chỉ có 1 người) đồng thời kiêm nhiệm chức vụ quản lý (thành viên HĐQT, Chủ tịch, Tổng giám đốc...) nên được coi là "nhà quản lý" - khi người nước ngoài thuộc diện này thực hiện các hành vi pháp lý tại Việt Nam, về nguyên tắc phải xin cấp giấy phép lao động (work permit) - căn cứ khoản 4 Điều 3 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.

❓ Có trường hợp ngoại lệ không cần giấy phép lao động không? Có - nếu đáp ứng đầy đủ: nhập cảnh với tư cách nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật; thời gian làm việc mỗi lần dưới 30 ngày; số lần làm việc trong năm không quá 3 lần. Khi đó tuy không cần giấy phép lao động, vẫn phải xin "văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động".

Những điểm cần lưu ý trên thực tế:

• Xin giấy phép lao động thường mất khoảng 2 đến 2,5 tháng - với doanh nghiệp mới thành lập khi xin ERC, hoặc trước khi thay đổi người đại diện: nên đồng thời chuẩn bị thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ giữ vai trò này
• Chưa xin được giấy phép lao động: tiền lương và các chi phí chi trả cho người lao động (bao gồm cả người đại diện) có thể không được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
• Lưu ý hiệu lực hợp đồng lao động: thực tế đã có bản án tuyên hợp đồng lao động vô hiệu do không phù hợp với thời hạn của giấy phép lao động - khi ký kết hoặc gia hạn, bảo đảm thời hạn hợp đồng trùng khớp với thời hạn hiệu lực của giấy phép

09 - Người đại diện theo pháp luật có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội không?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi (Luật số 41/2024/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/7/2025: người quản lý doanh nghiệp (bao gồm cả người đại diện theo pháp luật) phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc - không phân biệt có hưởng lương hay không.

Trường hợp người đại diện là người nước ngoài: không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nếu thuộc một trong các trường hợp: ① hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng; ② là lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; ③ đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm ký hợp đồng lao động.

Lưu ý thực tế: với người đại diện là người nước ngoài đang sở hữu giấy phép lao động nhưng chưa tham gia BHXH với lý do "không nhận lương" - nên kiểm tra lại nội dung ghi trên giấy phép lao động để xác nhận có được công nhận là "lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp" hay không; nếu giấy phép không ghi nhận theo diện này: cần điều chỉnh giấy phép lao động, hoặc thực hiện thủ tục tham gia BHXH bắt buộc.

10 - Người đại diện theo pháp luật có phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập toàn cầu không?

Trong thực tế, không ít trường hợp người nước ngoài "thực tế không cư trú tại Việt Nam nhưng xin cấp TRC tạm thời chỉ để phục vụ việc thành lập doanh nghiệp". Vậy tình trạng "cư trú" và nghĩa vụ nộp thuế được xác định như thế nào?

【"Cá nhân cư trú" tại Việt Nam được hiểu như thế nào?】

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân, cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau được coi là "cá nhân cư trú" - và phải chịu thuế đối với toàn bộ thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam:

• ① Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm: số ngày cư trú tính theo ngày đến và ngày đi (mỗi ngày tính là 1 ngày), bao gồm cả trường hợp tính liên tục trong 12 tháng
• ② Có "nơi ở thường xuyên" tại Việt Nam: gồm địa chỉ ghi trên thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú; nhà thuê để ở theo hợp đồng thuê có tổng thời hạn từ 183 ngày trở lên (bao gồm cả lưu trú tại khách sạn, nhà công vụ)

Tuy nhiên: có nơi ở thường xuyên nhưng số ngày thực tế cư trú dưới 183 ngày, và cá nhân có thể chứng minh là đối tượng cư trú của nước khác (ví dụ: giấy chứng nhận cư trú tại Nhật Bản) - vẫn có thể được coi là "cá nhân không cư trú".

【Tổng hợp về tình trạng cư trú và rủi ro thuế】

Điều kiện	Tình trạng
Cư trú tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên	Cá nhân cư trú
Cư trú dưới 183 ngày và không có nơi ở thường xuyên	Cá nhân không cư trú
Có nơi ở thường xuyên - có giấy chứng nhận cư trú tại nước khác	Cá nhân không cư trú
Có nơi ở thường xuyên - không có giấy chứng nhận cư trú tại nước khác	Cá nhân cư trú

Như vậy: không phải cứ "có tên trên TRC" là đương nhiên trở thành cá nhân không cư trú - việc xác định phụ thuộc vào thực tế cư trú và các giấy tờ chứng minh liên quan.

【Mâu thuẫn với điều kiện cư trú pháp lý bắt buộc】

Theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp: doanh nghiệp bắt buộc có "ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam". Vì vậy, nếu người đại diện duy nhất thực chất không cư trú tại Việt Nam sẽ phát sinh tình huống mâu thuẫn (dilemma): có thể vi phạm yêu cầu của Luật Doanh nghiệp; hoặc bị cơ quan thuế coi là "cá nhân cư trú" và bị đánh thuế trên thu nhập toàn cầu.

Những lưu ý và khuyến nghị thực tiễn

• Khi trở thành người đại diện theo pháp luật: rà soát kỹ tác động về thuế trước khi xin cấp TRC
• Nếu không muốn bị đánh thuế với tư cách "cá nhân cư trú": có thể áp dụng cơ cấu 2 người đại diện theo pháp luật, trong đó 1 người thực sự cư trú tại Việt Nam - một giải pháp hiệu quả
• TRC có ghi địa chỉ nhưng thực tế không cư trú: rủi ro bị coi là khai báo gian dối - thực hiện biện pháp xử lý phù hợp (trả lại thẻ hoặc điều chỉnh thông tin)

Những điểm thực tiễn cần cân nhắc trước khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật

Vai trò của người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam không đơn thuần là "người đứng tên" - mà là người chịu trách nhiệm quan trọng, trực tiếp gánh vác rủi ro pháp lý, thuế và hành chính của doanh nghiệp. Khuyến nghị lập kế hoạch từ trước dựa trên:

• Sự nhất quán giữa tư cách cư trú, địa chỉ và tình trạng cư trú thuế
• Lịch trình xin cấp giấy phép lao động, tham gia bảo hiểm xã hội, mã số thuế
• Kiểm tra việc có hay không có TRC và nội dung của TRC
• Chuẩn bị hồ sơ theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Nhật Bản (giấy chứng nhận cư trú)
• Phân tán rủi ro thông qua việc phân chia chức danh (chế độ nhiều người đại diện theo pháp luật)