Giải quyết vấn đề - Phương pháp tiếp cận để đàm phán thành công! Kỹ thuật đàm phán thành công trong các tranh chấp Nhật - Việt do luật sư Việt Nam chia sẻ

Khi phát sinh vấn đề trong hoạt động kinh doanh liên doanh, hợp tác đầu tư, thương hiệu quốc tế, hoặc quan hệ lao động, hôn nhân giữa Nhật Bản và Việt Nam, việc giải quyết vấn đề thông qua đàm phán là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng và ví dụ thực tế để đưa cuộc đàm phán đến thành công.

01 - Nắm bắt chính xác và đầy đủ bối cảnh, diễn biến của vụ việc

Trước khi bắt đầu đàm phán, việc nắm bắt chính xác toàn bộ bối cảnh và diễn biến của vụ việc là điều bắt buộc. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, luật sư thường chỉ có thể thu thập thông tin từ chính thân chủ. Tuy vậy, bản thân thân chủ cũng có thể không nắm được toàn bộ sự thật, và ngay cả khi đã nắm được, họ cũng có thể không tiết lộ hết cho luật sư. Trong nhiều trường hợp, thân chủ có xu hướng che giấu những sự thật bất lợi cho mình ngay cả với luật sư. Luật sư cần có năng lực nhận biết và xác minh những điểm bất lợi như vậy. Ngoài ra, chỉ dựa vào lời khai từ thân chủ là chưa đủ, mà cần phân tích dựa trên các bằng chứng xác thực trên thực tế. Các điểm cần lưu ý ở giai đoạn này như sau.

Lưu ý

① Yêu cầu thân chủ sắp xếp vụ việc theo trình tự thời gian

· Yêu cầu thân chủ viết ra hoặc trình bày bằng lời về bối cảnh vụ việc theo trình tự thời gian.

· Ghi chép chi tiết nội dung đó và phân tích các điểm mâu thuẫn hoặc chưa rõ ràng.

② Đưa ra phán đoán dựa trên bằng chứng

· Không chỉ tin tưởng hoàn toàn vào lời giải thích của thân chủ, mà cần yêu cầu cung cấp bằng chứng cụ thể (hợp đồng, email, tin nhắn...) trước khi đưa ra phương hướng đàm phán hay phán đoán.

· Dựa trên bằng chứng để nắm bắt tình hình khách quan, làm rõ phương hướng đàm phán.

③ Giúp thân chủ hiểu tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin

· Luật sư cần giải thích cho thân chủ tầm quan trọng của việc chia sẻ chính xác và đầy đủ toàn cảnh vụ việc.

· Giúp thân chủ hiểu rằng việc cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác có thể khiến cuộc đàm phán gặp phải những vấn đề bất ngờ và dẫn đến kết quả bất lợi.

Việc nắm bắt chính xác bối cảnh vụ việc là nền tảng để đưa cuộc đàm phán đến thành công. Luật sư cần xây dựng quan hệ tin cậy với thân chủ, đồng thời triệt để xác minh sự thật và thu thập bằng chứng. Nhờ đó, luật sư có thể xác định đúng phương hướng đàm phán và tránh được các rủi ro khó lường trước.

02 - Hiểu về đối tác đàm phán

Trước khi bắt đầu đàm phán, cần điều tra kỹ về đối tác. Không chỉ dựa vào thông tin công khai, mà cần tận dụng các nguồn thông tin đáng tin cậy để nắm bắt các điểm sau:

Tập quán và tính cách của đối tác
Những điều cần lưu ý khi tiếp xúc, đàm phán
Các mẫu hành vi và thông tin nền tảng trước đây

Nhờ đó, luật sư có thể lựa chọn cách dùng từ, phong cách đàm phán và thái độ phù hợp, giúp cuộc đàm phán hiệu quả hơn.

【Ví dụ cụ thể: Thu thập thông tin hiệu quả và chiến lược đàm phán】

Trong một cuộc đàm phán, chúng tôi đã nắm bắt trước rằng đối tác có tính cách rất thận trọng và bảo thủ. Vì vậy, trong khi đàm phán, chúng tôi chú trọng giải thích một cách logic và lịch sự, tránh đưa ra những lập luận mạnh mẽ hoặc gây áp lực. Kết quả, đối tác cảm thấy yên tâm và có thái độ tích cực đón nhận đề xuất của chúng tôi.

Trong một cuộc đàm phán khác, chúng tôi nắm được rằng đối tác đàm phán theo đạo Phật. Vì vậy, chúng tôi đã tìm hiểu trước về tập quán và cách chào hỏi của Phật giáo, và trong buổi đàm phán, chúng tôi đã mở đầu bằng cách chào hỏi theo phong cách Phật giáo và lồng ghép một cách tự nhiên các câu chuyện liên quan đến Phật giáo. Kết quả cuộc đàm phán đã thành công rất tốt đẹp.

Lưu ý

Tận dụng các nguồn thông tin đáng tin cậy
Thông tin công khai (trang web công ty, báo cáo, bài báo...).
Thông tin và lời đồn từ bên thứ ba.
Tôn trọng bối cảnh của đối tác
Không chỉ dựa vào dữ liệu, sự việc đơn thuần, mà cần cân nhắc cả hoàn cảnh và khía cạnh tâm lý của đối tác.
Chuẩn bị trước là chìa khóa xây dựng lòng tin
Việc chuẩn bị ứng phó phù hợp với đặc điểm và kỳ vọng của đối tác sẽ giúp tăng tỷ lệ thành công của cuộc đàm phán.

03 - Duy trì sự bình đẳng

Dù thân chủ là bên đưa ra yêu cầu hay bên nhận yêu cầu, việc duy trì sự bình đẳng và tính khách quan giữa hai bên trong đàm phán là điều quan trọng nhất. Luật sư cần đồng hành cùng lập trường của thân chủ nhưng không được quên đi góc nhìn trung lập. Ngoài ra, việc lợi dụng vị thế hoặc ưu thế của mình để công kích đối phương hoặc đưa ra những phát biểu mang tính cảm tính không chỉ cản trở tiến trình đàm phán mà còn có thể làm mất lòng tin của đối phương. Giao tiếp mang tính xây dựng và tôn trọng là chìa khóa thành công.
Trên hết, luật sư cần có thái độ "lắng nghe". Cần lắng nghe cẩn thận ý kiến của đối phương và thu thập đầy đủ thông tin trước khi bắt đầu tranh luận. Tuy nhiên, thông tin do đối phương cung cấp không phải lúc nào cũng chính xác, vì vậy không nên tiếp nhận vô điều kiện mà cần thận trọng rà soát, đối chiếu với thông tin từ thân chủ. Cần tránh đưa ra suy đoán hoặc phán đoán chủ quan khi chưa có đủ bằng chứng, căn cứ.
Ngoài ra, việc chấp nhận quá mức lập luận của đối phương cũng có thể làm tổn hại quan hệ tin cậy với thân chủ. Vai trò của luật sư là đặt lợi ích của thân chủ lên hàng đầu, đồng thời phản biện một cách công bằng đối với lập luận của đối phương và khi cần thiết, xây dựng tình huống có lợi cho thân chủ. Để làm được điều đó, luật sư cần giữ thái độ bình tĩnh, logic, đồng thời có năng lực đọc hiểu sâu sắc ý đồ của đối phương và ứng xử phù hợp.
Cuối cùng, không được quên rằng bàn đàm phán không phải là nơi đối đầu, mà là một quá trình điều chỉnh lợi ích của cả hai bên để đi đến thỏa thuận. Luật sư cần duy trì sự cân bằng giữa việc tôn trọng đối phương và bảo vệ lợi ích của thân chủ, thực hiện cách tiếp cận bình tĩnh, nhất quán trong mọi tình huống.

04 - Không chỉ đưa ra yêu cầu mà cùng nhau tìm kiếm giải pháp

Trên bàn đàm phán, thái độ tìm kiếm giải pháp là điều quan trọng. Đặc biệt, khi phía đối tác (bên nhận yêu cầu) đồng ý tham gia đàm phán, điều đó có nghĩa là họ cũng có thiện chí muốn chia sẻ ý kiến và giải quyết tranh chấp.
Vì vậy, việc thể hiện thiện chí của mình ngay từ giai đoạn tiếp xúc ban đầu là rất quan trọng. Không phải bên gây ra mọi thiệt hại đều có ác ý. Đôi khi, cần hiểu rõ hoàn cảnh, bối cảnh của họ và giải thích, thuyết phục thân chủ của mình.

【Ví dụ cụ thể: trường hợp đàm phán thu hồi công nợ】

Tôi từng đại diện cho một thân chủ Nhật Bản trong việc đàm phán thu hồi công nợ từ một doanh nghiệp Việt Nam. Khoản nợ này là khoản mà phía Nhật Bản đã cho phía Việt Nam vay 5 năm trước, nhưng dù đã quá thời hạn trả nợ, việc thu hồi vẫn không có tiến triển.

Đối tác đàm phán là một vị giám đốc người Việt Nam. Tôi cảm nhận ông là người giữ lời hứa. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh của ông không thuận lợi, tình hình dòng tiền rất khó khăn. Tôi đã khảo sát nhà máy tại địa phương và xác nhận tình hình kinh doanh, sổ sách kế toán của công ty ông. Ban đầu, tôi đã định hướng thu hồi công nợ bằng cách xử lý tài sản của công ty, nhưng tài sản của ông đã bị thế chấp cho ngân hàng, nên việc thu hồi trên thực tế không khả thi.

Sau đó, trong hơn 2 năm, tôi đã nhiều lần gặp gỡ ông, không chỉ trao đổi về việc thu hồi công nợ mà còn hỗ trợ ông tìm kiếm đối tác kinh doanh mới. Tôi cũng đề xuất ông xem xét lại phương châm kinh doanh dàn trải nhiều nhà máy đang thua lỗ, khuyên ông nên tập trung vào một nhà máy. Ngoài ra, tôi cũng khuyên ông bán bất động sản (nhà máy) có giá trị trong số các dự án kinh doanh đang thất bại để có nguồn vốn.

Nhờ những đề xuất này, ông đã tái cơ cấu thành công hoạt động kinh doanh và trả hết nợ ngân hàng sau 2 năm. Đến giữa năm thứ 3, ông đã có thể trả toàn bộ khoản nợ cho thân chủ Nhật Bản.

Trong suốt 2 năm này, phía thân chủ Nhật Bản đã kiên nhẫn chờ đợi mà không gây áp lực quá mức lên đối phương. Kết quả, mối quan hệ giữa hai bên được cải thiện, và vấn đề đã được giải quyết một cách rất tốt đẹp. Trải nghiệm này đã tái khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng lòng tin với đối phương và cùng nhau tìm ra giải pháp trong đàm phán.

05 - Tránh công kích cá nhân trong khi tận dụng lợi thế của cảm xúc

Trên bàn đàm phán, nguyên tắc bất di bất dịch là không được thực hiện bất kỳ hành vi công kích cá nhân nào. Ngoài ra, việc giữ thái độ bình tĩnh, không bị cuốn theo cảm xúc không cần thiết cũng rất quan trọng. Đặc biệt, bên nhận yêu cầu thường có xu hướng đưa ra những phát ngôn mang tính cảm xúc, than phiền rằng nỗ lực của họ không được ghi nhận, hoặc thậm chí chỉ trích thân chủ của luật sư. Tuy nhiên, luật sư cần tránh bị cuốn theo dòng cảm xúc này và tập trung vào vấn đề cần giải quyết.

Tuy vậy, trong một số tình huống nhất định, việc tận dụng cảm xúc một cách phù hợp và cần thiết cũng có thể mang lại hiệu quả.

【Ví dụ cụ thể: đàm phán chấm dứt hợp đồng lao động】

Trong một cuộc đàm phán chấm dứt hợp đồng lao động với một cán bộ quản lý cấp cao người Việt Nam, chúng tôi đã đối mặt với tình huống rất khó khăn. Bà đã làm việc ở vị trí quan trọng suốt 17 năm và nắm rõ nhiều thông tin bất lợi cho công ty. Ngoài ra, bà rất cứng rắn, không hợp tác trong đàm phán và không nhượng bộ bất kỳ đề xuất nào. Vì vậy, cuộc đàm phán có lúc gần như rơi vào bế tắc.

Tuy nhiên, tại một thời điểm, tôi nhận ra rằng bà có tình cảm biết ơn sâu sắc đối với tổng giám đốc công ty. Vì vậy, tôi quyết định tận dụng cảm xúc đó. Tôi đã trò chuyện chân thành về cảm xúc và những khó khăn mà tổng giám đốc đang gặp phải. Kết quả, bà đã rơi nước mắt và đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động theo đề xuất của công ty.

Ví dụ này cho thấy rằng, trong khi việc giữ bình tĩnh trong đàm phán là quan trọng, việc tận dụng sức mạnh của cảm xúc đúng thời điểm cũng có thể là chìa khóa dẫn đến giải pháp. Tuy nhiên, khi sử dụng cảm xúc, cần luôn giữ thái độ chân thành và tôn trọng đối phương. Nhờ đó, có thể đạt được kết quả làm hài lòng cả hai bên mà không làm tổn hại quan hệ tin cậy với đối phương.

06 - Sự linh hoạt và khả năng ứng phó tức thời

Trên bàn đàm phán, đôi khi sẽ xảy ra những tình huống khác với dự kiến ban đầu. Trong trường hợp đó, cần có năng lực linh hoạt ứng phó và đưa ra phán đoán phù hợp ngay tại chỗ.

【Ví dụ cụ thể: đàm phán với cơ quan hành chính】

Tôi từng phụ trách đàm phán với cơ quan hành chính khi một thân chủ đối mặt với nguy cơ bị đình chỉ hoạt động kinh doanh vì bị nghi ngờ vi phạm pháp luật. Ban đầu, chúng tôi lựa chọn phương án chứng minh rằng "hành vi vi phạm không cấu thành đủ yếu tố cấu thành vi phạm" và tiến hành đàm phán theo hướng đó. Tuy nhiên, phương án này rất khó khăn và đòi hỏi cách tiếp cận thận trọng.

Trong quá trình đàm phán, cơ quan hành chính không chấp nhận giải thích của chúng tôi. Tuy nhiên, từ phát ngôn của cán bộ phụ trách, chúng tôi nhận ra rằng có khả năng công nhận hành vi vi phạm theo một điều khoản pháp luật khác nhưng thay đổi hình thức xử phạt. Ngay tại thời điểm đó, chúng tôi lập tức chuyển hướng chiến lược đàm phán. Nhờ sự ứng phó linh hoạt này, cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và mang lại kết quả có lợi cho thân chủ.

Bài học rút ra từ ví dụ này là, trên bàn đàm phán, không chỉ cần chuẩn bị trước mà còn cần có năng lực linh hoạt ứng phó theo tình huống.

Tính linh hoạt: khả năng phát hiện gợi ý mới từ diễn biến đàm phán và phát ngôn của đối phương, và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Khả năng ứng phó tức thời: khả năng phán đoán nhanh tình huống và quyết định chuyển hướng.

Những năng lực như vậy đặc biệt là chìa khóa để đưa cuộc đàm phán đến kết quả có lợi trong những tình huống khó lường trước.

07 - Cân nhắc sự cần thiết của việc văn bản hóa

Trong đàm phán, thông thường sẽ lập biên bản hoặc văn bản để ghi lại ý chí và nội dung thỏa thuận của cả hai bên. Tuy nhiên, tùy tình huống, việc văn bản hóa không phải lúc nào cũng cần thiết. Vì vậy, luật sư cần thận trọng cân nhắc có cần văn bản hóa hay không.

Trường hợp không cần văn bản hóa

Khi đối phương không hợp tác và thiếu ý chí thực hiện.
Ngay cả khi văn bản hóa kết quả đàm phán, nếu một trong hai bên không thực hiện nội dung đã thỏa thuận, văn bản đó có thể không có ý nghĩa thực chất. Trong trường hợp này, thay vì dồn công sức vào việc văn bản hóa, nên ưu tiên xây dựng kế hoạch hành động tiếp theo.

Trường hợp cần văn bản hóa

Trong đa số trường hợp, việc văn bản hóa là quan trọng.
Việc văn bản hóa giúp ghi nhận rõ ràng nội dung phát biểu và ý chí của cả hai bên. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hữu ích để phòng ngừa tranh chấp hoặc hiểu lầm sau này. Đặc biệt, cần văn bản hóa trong các trường hợp sau:
Khi cả hai bên đã cam kết thực hiện các hành động cụ thể.
Khi cần có thỏa thuận mang tính dài hạn.
Khi có sự tham gia của bên thứ ba dựa trên nội dung thỏa thuận.

Bài viết này đã trình bày cụ thể những điểm quan trọng để đưa cuộc đàm phán đến thành công. Trong đàm phán, cần nắm bắt chính xác bối cảnh và bằng chứng của vụ việc, hiểu rõ đặc điểm và tâm lý của đối phương, đồng thời duy trì sự linh hoạt và bình đẳng. Ngoài ra, việc xây dựng quan hệ tin cậy và khả năng phán đoán bình tĩnh cũng rất quan trọng; thái độ cùng nhau tìm kiếm giải pháp, thay vì chỉ đơn thuần đối đầu, chính là chìa khóa thành công. Theo đuổi kết quả tốt nhất cho thân chủ thông qua sự chuẩn bị và ứng xử phù hợp chính là vai trò của luật sư trên bàn đàm phán.