Quy định, thủ tục khi nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản vào Việt Nam
01 - Sơ đồ quan hệ
Chuỗi quan hệ cơ bản: nhà sản xuất/nhà xuất khẩu Nhật Bản → (giấy ủy quyền) → nhà nhập khẩu/nhà phân phối là pháp nhân Việt Nam - đơn vị đứng tên thực hiện thủ tục công bố với Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế → phân phối tới thị trường Việt Nam.
02 - Thủ tục nhập khẩu
1. Thủ tục công bố mỹ phẩm
Hồ sơ cần thiết:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu Nhật Bản (cần hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản) ※ Giấy ủy quyền có những nội dung bắt buộc phải ghi - cần xác nhận trước
Các lưu ý quan trọng:
- Chủ thể thực hiện thủ tục (người nộp hồ sơ) là nhà nhập khẩu, nhà phân phối là pháp nhân Việt Nam tại địa phương - không thể thực hiện trực tiếp dưới danh nghĩa nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu Nhật Bản
- Cần lập và nộp một phiếu công bố riêng cho mỗi sản phẩm (SKU)
- Nhà sản xuất, nhà xuất khẩu Nhật Bản phải công khai thông tin chi tiết sản phẩm (thông tin thành phần...) cho tổ chức công bố → cần ký hợp đồng bảo mật thông tin chặt chẽ
- Cơ quan quản lý: Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế
- Kết quả thủ tục: số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm do Cục Quản lý Dược cấp - thời hạn hiệu lực 5 năm
- Có quy tắc ghi thành phần trong hồ sơ đăng ký phải tuân thủ nghiêm ngặt; thành phần trong phiếu công bố phải khớp với thành phần trên nhãn sản phẩm
- Thành phần không được thuộc Danh mục các chất cấm sử dụng trong mỹ phẩm hoặc Danh mục các chất có giới hạn nồng độ, hàm lượng do Cục Quản lý Dược quy định. Lưu ý: dù không thuộc các danh mục này, tùy trường hợp cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể không cho phép theo đánh giá của mình
2. Thủ tục thông quan
(Không cần thủ tục kiểm định hàng hóa.) Hồ sơ gồm:
- Tờ khai hải quan
- Hợp đồng mua bán (hoặc hợp đồng đại lý)
- Hóa đơn (Invoice)
- Vận đơn (B/L)
- Tờ khai giá nhập khẩu hàng hóa
- Giấy chứng nhận công bố thành phần
- Danh mục hàng hóa
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Các tài liệu khác
03 - Xây dựng và lưu trữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF - Product Information File)
Đơn vị phân phối mỹ phẩm phải xây dựng và lưu trữ PIF cho từng sản phẩm riêng lẻ, gồm các nội dung:
- Tài liệu hành chính liên quan đến sản phẩm, tổng quan sản phẩm
- Chất lượng nguyên liệu
- Chất lượng thành phẩm
- Tính an toàn và hiệu quả của sản phẩm
Khi cơ quan kiểm tra yêu cầu: phải xuất trình ngay hồ sơ PIF này.
04 - Ghi nhãn, thể hiện thông tin mỹ phẩm
Nhãn mỹ phẩm cần được dán lên sản phẩm và bao bì thương mại ở vị trí có thể xác nhận được nội dung quy định mà không cần tháo rời chi tiết sản phẩm hay các thành phần cấu tạo. Nhãn phải ghi rõ:
- Tên và công dụng của mỹ phẩm
- Cách sử dụng
- Tên tất cả nguyên liệu
- Nước sản xuất
- Tên pháp nhân hoặc cá nhân của đơn vị phân phối trong nước
- Định lượng hoặc trọng lượng
- Số lô sản phẩm
- Ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng
- Lưu ý khi sử dụng
Ngôn ngữ thể hiện có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt - nhưng "tên công ty hoặc cá nhân phân phối trong nước" và "lưu ý khi sử dụng" bắt buộc phải ghi bằng tiếng Việt.
05 - Các lưu ý khác
Những năm gần đây, có nhiều trường hợp bán mỹ phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng Việt Nam từ trang thương mại điện tử của Nhật Bản mà không qua pháp nhân tại Việt Nam - với hai hình thức: (1) nhập khẩu qua kênh chính thức, hoặc (2) nhập khẩu qua kênh không chính thức. Cần biết:
- Ngưỡng 2.000.000 VNĐ: giá trị mỹ phẩm từ 2.000.000 VNĐ trở xuống được coi là nhập khẩu với mục đích tiêu dùng cá nhân → không cần thủ tục công bố mỹ phẩm. Vượt quá mức đó: được coi là có mục đích thương mại - nếu không xin được số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm từ Cục Quản lý Dược thì không thể nhập khẩu.
- Rủi ro của kênh không chính thức: nếu chẳng may bị cơ quan quản lý thị trường thanh tra, hoặc phát sinh sự cố với người tiêu dùng - sản phẩm của nhà sản xuất đó đang lưu thông trên thị trường sẽ bị thu hồi; và sau này ngay cả khi chuyển sang nhập khẩu chính thức tại Việt Nam cũng có thể không thực hiện được suôn sẻ.