2024-08-29 · 6 phút đọc

Quy định, thủ tục khi nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản vào Việt Nam

Luật sư Nhật Bản và Luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam

Mori Kazuya, Cố vấn cấp cao (Luật Nhật Bản) của chúng tôi

Luật sư Đại diện, chúng tôi
Luật sư Việt Nam
Hòa giải viên/Trung gian hòa giải, Quản tài viên phá sản, Thành viên Ban Kiểm soát độc lập

Mục lục
01 - Sơ đồ quan hệ
02 - Thủ tục nhập khẩu
03 - Xây dựng và lưu trữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF - Product Information File)
04 - Ghi nhãn, thể hiện thông tin mỹ phẩm
05 - Các lưu ý khác

Để nhập khẩu và kinh doanh mỹ phẩm Nhật Bản tại Việt Nam, cần đáp ứng các quy định và thủ tục nghiêm ngặt. Bài viết này giải thích từng bước các thủ tục cần thiết như thủ tục công bố mỹ phẩm, quản lý Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF), yêu cầu về ghi nhãn. Đồng thời, bài viết cũng đề cập đến quy định về thành phần, rủi ro khi nhập khẩu qua kênh chính thức và kênh không chính thức, nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động nhập khẩu, kinh doanh hiệu quả và tuân thủ pháp luật tại thị trường Việt Nam.

01 - Sơ đồ quan hệ

02 - Thủ tục nhập khẩu

Để nhập khẩu mỹ phẩm vào Việt Nam, cần thực hiện các thủ tục sau đây.

Thủ tục, các hạng mục cần đáp ứng

Hồ sơ cần thiết

1. Thủ tục công bố mỹ phẩm

Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm
Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu Nhật Bản (cần hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản) ※ Giấy ủy quyền có những nội dung bắt buộc phải ghi, cần xác nhận trước.

Lưu ý:

Chủ thể thực hiện thủ tục (người nộp hồ sơ) là nhà nhập khẩu, nhà phân phối là pháp nhân Việt Nam tại địa phương. Không thể thực hiện trực tiếp dưới danh nghĩa của nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu Nhật Bản.
Cần lập và nộp một phiếu công bố riêng cho mỗi sản phẩm (SKU).
Nhà sản xuất, nhà xuất khẩu Nhật Bản cần công khai thông tin chi tiết của sản phẩm (thông tin thành phần, v.v.) cho tổ chức công bố (người nộp hồ sơ), do đó cần ký kết hợp đồng bảo mật thông tin chặt chẽ.
Cơ quan quản lý: Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế
Kết quả thủ tục: số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm do Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế cấp

Thời hạn hiệu lực của số tiếp nhận này là 5 năm.

Do có quy tắc ghi thành phần trong hồ sơ đăng ký, cần tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc này. Đồng thời, yêu cầu thành phần ghi trong phiếu công bố phải khớp với thành phần ghi trên nhãn sản phẩm.
Thành phần chứa trong mỹ phẩm không được thuộc Danh mục các chất cấm sử dụng trong mỹ phẩm, Danh mục các chất có giới hạn nồng độ, hàm lượng sử dụng do Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế quy định. Ngoài ra, tùy trường hợp, dù không thuộc các danh mục này, cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể không cho phép tùy theo đánh giá của mình.

2. Thủ tục thông quan

(Không cần thủ tục kiểm định hàng hóa.)

Tờ khai hải quan
Hợp đồng mua bán (hoặc hợp đồng đại lý)
Hóa đơn (Invoice)
Vận đơn (B/L)
Tờ khai giá nhập khẩu hàng hóa
Giấy chứng nhận công bố thành phần
Danh mục hàng hóa
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Các tài liệu khác

03 - Xây dựng và lưu trữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF - Product Information File)

Đơn vị phân phối mỹ phẩm phải xây dựng và lưu trữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF - Product Information File) cho từng sản phẩm riêng lẻ, bao gồm các nội dung sau. Khi cơ quan kiểm tra yêu cầu, phải xuất trình ngay hồ sơ PIF này.

Tài liệu hành chính liên quan đến sản phẩm, tổng quan sản phẩm
Chất lượng nguyên liệu
Chất lượng thành phần
Tính an toàn và hiệu quả của sản phẩm

04 - Ghi nhãn, thể hiện thông tin mỹ phẩm

Nhãn mỹ phẩm cần được dán lên sản phẩm và bao bì thương mại của sản phẩm ở vị trí có thể xác nhận được nội dung quy định mà không cần tháo rời chi tiết sản phẩm hay các thành phần cấu tạo. Nhãn phải ghi rõ các nội dung sau đây.

Tên và công dụng của mỹ phẩm
Cách sử dụng
Tên tất cả nguyên liệu
Nước sản xuất
Tên pháp nhân hoặc cá nhân của đơn vị phân phối trong nước
Định lượng hoặc trọng lượng
Số lô sản phẩm
Ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng
Lưu ý khi sử dụng

Ngôn ngữ thể hiện có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt, tuy nhiên trong số các nội dung ghi trên nhãn nêu trên, "tên công ty hoặc cá nhân phân phối trong nước" và "lưu ý khi sử dụng" bắt buộc phải ghi bằng tiếng Việt.

05 - Các lưu ý khác

Trong những năm gần đây, cũng có nhiều trường hợp bán mỹ phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng Việt Nam từ trang thương mại điện tử của Nhật Bản mà không thông qua pháp nhân tại Việt Nam. Trong trường hợp đó, có hai hình thức: (1) nhập khẩu qua kênh chính thức, hoặc (2) nhập khẩu qua kênh không chính thức.
Trường hợp giá trị mỹ phẩm từ 2.000.000 VNĐ trở xuống, được coi là nhập khẩu với mục đích tiêu dùng cá nhân nên không cần thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm. Ngược lại, nếu vượt quá mức đó, sẽ được coi là có mục đích thương mại, và nếu không xin được số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm từ Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế thì sẽ không thể nhập khẩu.
Cũng có nhiều trường hợp nhập khẩu qua kênh không chính thức. Rủi ro của việc này là, nếu chẳng may bị cơ quan quản lý thị trường thanh tra, hoặc phát sinh sự cố với người tiêu dùng, sản phẩm của nhà sản xuất đó đang lưu thông trên thị trường sẽ bị thu hồi, và sau này ngay cả khi chuyển sang hình thức nhập khẩu chính thức tại Việt Nam cũng có thể không thực hiện được suôn sẻ.