Cẩm nang thực tiễn nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng vào Việt Nam - Quy định pháp luật và rủi ro thông quan mà doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm rõ

Bài viết này giải thích một cách dễ hiểu, dựa trên các trường hợp sử dụng tiêu biểu, các điều kiện pháp lý về năm sản xuất, tính năng, tiêu chuẩn môi trường..., cùng các tình huống rắc rối thực tế thường phát sinh trong khâu thông quan, liên quan đến việc doanh nghiệp Nhật Bản nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất đã qua sử dụng vào Việt Nam. Đây là cẩm nang thực tiễn hữu ích mà doanh nghiệp cân nhắc nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng nên nắm rõ trước.

Đối với doanh nghiệp Nhật Bản đang cân nhắc đầu tư vào Việt Nam, việc nhập khẩu máy móc công nghiệp, máy móc xây dựng đã qua sử dụng có thể mang lại cơ hội kinh doanh lớn về mặt tiết kiệm chi phí và tái sử dụng thiết bị. Việc tận dụng máy móc đã qua sử dụng chất lượng cao từng được sử dụng tại Nhật Bản mang lại lợi ích như giảm chi phí đầu tư ban đầu, nhanh chóng đưa dây chuyền sản xuất vào vận hành, đồng thời giảm gánh nặng môi trường. Mặt khác, tại Việt Nam, quy định pháp luật về nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng được quy định khá chi tiết, nếu không xử lý phù hợp có thể phát sinh vấn đề tại khâu thông quan. Bài viết này giải thích các trường hợp điển hình, điều kiện pháp lý và lưu ý dành cho doanh nghiệp Nhật Bản đang có kế hoạch nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng, dựa trên pháp luật hiện hành của Việt Nam.

01 - Các trường hợp điển hình doanh nghiệp Nhật Bản nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng

Trước tiên, chúng ta hãy xem xét các trường hợp điển hình mà doanh nghiệp Nhật Bản nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng vào Việt Nam.

Xây dựng, mở rộng nhà máy: có trường hợp di chuyển thiết bị sản xuất đã qua sử dụng tại công ty mẹ hoặc nhà máy liên kết ở Nhật Bản sang pháp nhân tại Việt Nam nhằm tăng cường năng lực sản xuất. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư thiết bị và rút ngắn thời gian đưa vào vận hành. Ví dụ, một nhà sản xuất linh kiện ô tô chuyển dây chuyền công cụ máy từng sử dụng tại nhà máy Nhật Bản sang dây chuyền mới tại Việt Nam.
Tái sử dụng máy móc đã qua sử dụng có hiệu năng cao: máy móc sản xuất tại Nhật Bản có độ bền cao, ngay cả khi đã qua nhiều năm sử dụng vẫn có thể duy trì hiệu năng tốt. Do đó, một số doanh nghiệp "chủ động lựa chọn hàng đã qua sử dụng" nhằm cân bằng giữa chất lượng và chi phí. Đặc biệt trong các dự án ngắn hạn hoặc sản xuất thử nghiệm, việc sử dụng máy đã qua sử dụng thường kinh tế hơn so với mua mới.
Đưa thiết bị vào các dự án xây dựng: có trường hợp doanh nghiệp xây dựng, hạ tầng mang theo máy móc xây dựng đã qua sử dụng (cần cẩu, máy xúc, v.v.) từ Nhật Bản sang phục vụ thi công. Nếu mang thiết bị về nước sau khi hoàn tất công trình thì được coi là tạm nhập, còn nếu bán hoặc để lại tại địa phương thì được coi là nhập khẩu vĩnh viễn và phải chịu sự điều chỉnh của pháp luật liên quan.

Tất cả các trường hợp trên đều là cơ hội để doanh nghiệp Nhật Bản tận dụng máy móc đã qua sử dụng, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi phải hiểu và tuân thủ chính xác quy định pháp luật của Việt Nam.

02 - Các điều kiện pháp lý chính liên quan đến nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng

Chính phủ Việt Nam quy định chi tiết điều kiện nhập khẩu máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất đã qua sử dụng tại Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg (và một số nội dung được sửa đổi bởi Quyết định số 28/2022/QĐ-TTg). Các điểm chính như sau.

Giới hạn số năm kể từ năm sản xuất: về nguyên tắc, số năm đã qua sử dụng của máy móc (tính từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu) không được vượt quá 10 năm. Ví dụ, nếu nhập khẩu vào năm 2025, máy sản xuất từ năm 2015 trở về sau sẽ đáp ứng yêu cầu về năm sản xuất, còn máy sản xuất năm 2014 đã qua 11 năm thì về nguyên tắc không được phép nhập khẩu. Quy định này nhằm ngăn chặn việc du nhập máy móc đã lạc hậu, không đáp ứng tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng và an toàn.

Ngoại lệ về năm sản xuất (đối với máy móc thuộc lĩnh vực đặc định)

Đối với một số máy móc sử dụng trong các lĩnh vực công nghiệp đặc định, việc nhập khẩu máy đã qua sử dụng từ 15 đến 20 năm được cho phép như một ngoại lệ. Các lĩnh vực này bao gồm cơ khí chế tạo (máy công cụ), chế biến gỗ - cưa xẻ, bột giấy - giấy, tức là những máy móc có tuổi thọ sử dụng tương đối dài và ít tác động đến môi trường. Máy móc nào thuộc diện ngoại lệ này được xác định theo mã HS (loại máy móc), và đối với các máy thuộc diện này, việc nhập khẩu được cho phép đến 20 năm kể từ năm sản xuất. Tuy nhiên, khi nhập khẩu máy đã qua sử dụng thuộc nhóm 15-20 năm, vẫn phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu về hiệu năng như trình bày dưới đây.

Cấm nhập khẩu máy móc không an toàn, không phù hợp về môi trường: máy móc đã bị coi là phế thải tại nước xuất khẩu (nơi máy móc từng đặt), hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn về an toàn, tiết kiệm năng lượng, bảo vệ môi trường, thì dù năm sản xuất còn mới cũng không được phép nhập khẩu. Ví dụ, thiết bị gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng hoặc máy móc đã lạc hậu về công nghệ đều không thuộc đối tượng được nhập khẩu. Chính phủ Việt Nam, dưới góc độ bảo vệ môi trường và du nhập công nghệ tiên tiến, yêu cầu máy móc đã qua sử dụng vẫn phải đạt một trình độ kỹ thuật nhất định.
Tiêu chuẩn về tính năng, hiệu suất: máy móc, thiết bị đã qua sử dụng nhập khẩu phải có ít nhất 85% tính năng so với thiết kế ban đầu, đồng thời mức tiêu hao năng lượng, nguyên vật liệu không được vượt quá 15% so với thiết kế. Nói đơn giản, cần chứng minh đó là "máy móc còn đủ hiệu quả để sử dụng tốt". Máy móc có tính năng suy giảm nghiêm trọng hoặc tiêu hao năng lượng quá mức sẽ không được chấp nhận.
Đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật: máy móc đã qua sử dụng phải phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia của Việt Nam (tiêu chuẩn an toàn, tiết kiệm năng lượng, bảo vệ môi trường, v.v.). Trường hợp Việt Nam chưa có quy chuẩn tương ứng, thì máy móc phải phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia của các nước G7 hoặc Hàn Quốc. Đối với máy móc sản xuất tại Nhật Bản, thường sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn JIS của Nhật Bản, nhưng dù trong trường hợp nào cũng cần đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, môi trường được quốc tế công nhận.
Yêu cầu đối với toàn bộ dây chuyền sản xuất: khi nhập khẩu trọn bộ dây chuyền sản xuất đã qua sử dụng (dây chuyền gồm nhiều máy móc), sẽ có thêm các yêu cầu bổ sung. Dây chuyền sản xuất dự định nhập khẩu không được nằm trong danh mục công nghệ cấm chuyển giao do Chính phủ quy định, và dây chuyền tương đương phải đang được vận hành tại ít nhất 3 cơ sở sản xuất thuộc các nước thành viên OECD. Nói cách khác, các dây chuyền công nghệ bị coi là lạc hậu tại Việt Nam sẽ không được chấp nhận, và dây chuyền đó phải có thành tích được kiểm chứng trên phạm vi quốc tế.

【Điểm cần tổng hợp】

Để chứng minh máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng đáp ứng đầy đủ các điều kiện, tiêu chuẩn nêu trên, cần thực hiện thủ tục giám định tại tổ chức giám định được chỉ định và lấy được chứng thư giám định.

Ngoài ra, về mục đích nhập khẩu, tại Việt Nam chỉ cho phép nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng nếu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tại Việt Nam (khoản 3 Điều 4 Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg). Do đó, cần lưu ý rằng nếu nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng với mục đích thương mại như bán lại, cho thuê, thì khả năng bị từ chối nhập khẩu là rất cao.

03 - Các rắc rối thực tiễn thường gặp (những vấn đề thực tế hay xảy ra khi nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng)

① Trường hợp nội dung chứng thư giám định mập mờ khiến hàng bị đình trệ thông quan

Trong việc nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng, chứng thư giám định (kết quả giám định) là tài liệu quan trọng nhất quyết định việc thông quan có thành công hay không. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp nội dung chứng thư quá chung chung hoặc chưa bao quát đầy đủ các yêu cầu pháp luật, dẫn đến việc bị đình trệ tại hải quan.

Các vấn đề thường gặp đặc biệt là:

Không nêu rõ tính năng máy đạt "từ 85% trở lên so với thiết kế"
Không có đánh giá về mức tiêu hao năng lượng, nguyên vật liệu
Không rõ ràng về tính phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (hoặc tiêu chuẩn G7)

Chứng thư giám định không phải là loại giấy tờ "chỉ cần xin cho có", mà cần xác nhận trước liệu nội dung đó có đủ sức chịu được sự thẩm tra của hải quan Việt Nam hay không.

② Trường hợp chứng minh năm sản xuất chưa đầy đủ khiến năm sản xuất không được công nhận

Đối với việc nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng, yêu cầu về số năm kể từ năm sản xuất được kiểm tra rất nghiêm ngặt. Do đó, nếu tài liệu chứng minh năm sản xuất chưa đầy đủ, dù trên thực tế máy có đáp ứng yêu cầu, hải quan vẫn có thể không chấp nhận cho nhập khẩu.

Các vấn đề thường gặp trong thực tiễn bao gồm:

Chỉ cố gắng chứng minh năm sản xuất bằng thông số kỹ thuật, catalogue của nhà sản xuất
Không có mối liên hệ rõ ràng giữa số serial và năm sản xuất
Hợp đồng mua bán máy đã qua sử dụng không ghi rõ năm sản xuất

Đối với yêu cầu về năm sản xuất, việc chuẩn bị giấy chứng nhận do nhà sản xuất cấp hoặc văn bản xác nhận của tổ chức giám định uy tín là rất quan trọng.

③ Rắc rối do diễn giải sai mã HS

Trong việc nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng, việc phân loại mã HS có ảnh hưởng trực tiếp đến việc áp dụng các yêu cầu pháp luật. Nếu diễn giải sai mã HS, có nguy cơ máy móc lẽ ra được nhập khẩu theo diện ngoại lệ lại bị xử lý như đối tượng bị hạn chế.

Ví dụ:

Thực tế thuộc "máy công cụ" nhưng lại khai báo là máy móc thông thường khác
Khai báo một máy trong dây chuyền sản xuất như một máy đơn lẻ, dẫn đến việc bị đánh giá là không đáp ứng yêu cầu của toàn bộ dây chuyền

đã từng xảy ra trong thực tế.
Mã HS không đơn thuần là vấn đề kỹ thuật của thủ tục thông quan, mà là yếu tố quan trọng quyết định việc có được nhập khẩu hay không, cũng như có được áp dụng ngoại lệ về năm sản xuất hay không, do đó nên xin xác nhận trước từ chuyên gia.

④ Trường hợp có ý định "tạm nhập" nhưng bị xác định là "nhập khẩu vĩnh viễn"

Khi mang máy móc đã qua sử dụng vào phục vụ công trình xây dựng hoặc dự án, nhiều doanh nghiệp có kế hoạch "sử dụng tạm thời rồi mang về sau". Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp bị hải quan xác định là nhập khẩu vĩnh viễn.

Ví dụ:

Không thực hiện khai báo, thủ tục liên quan đến tạm nhập
Không thể hiện rõ kế hoạch tái xuất sau khi kết thúc công trình
Máy móc lưu lại tại Việt Nam trong thời gian dài

Nếu có các tình huống như vậy, trái với ý định ban đầu, máy móc sẽ bị xử lý như nhập khẩu vĩnh viễn, khiến toàn bộ quy định về nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng được áp dụng đầy đủ. Trường hợp có ý định tạm nhập, cần xây dựng cơ chế có thể giải trình nhất quán, bao gồm hợp đồng, kế hoạch vận chuyển và lịch trình tái xuất.

04 - Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp Nhật Bản

Cuối cùng, xin tổng hợp những điểm doanh nghiệp Nhật Bản cần lưu ý khi nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng vào Việt Nam.

Chuẩn bị kỹ lưỡng việc lựa chọn máy móc và hồ sơ: cần xác nhận trước máy móc dự định nhập khẩu có đáp ứng yêu cầu về năm sản xuất, tính năng, tiêu chuẩn môi trường hay không. Nếu có thể, nên thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng máy móc tại Nhật Bản và thu thập thông tin cần thiết từ nhà sản xuất. Trên cơ sở đó, cần chắc chắn lấy được chứng nhận của nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định của tổ chức giám định nêu trên. Nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chia sẻ với nội bộ công ty cũng như đơn vị vận chuyển để phòng tránh rắc rối khi thông quan.
Phối hợp với tổ chức giám định đáng tin cậy: chứng thư giám định của tổ chức giám định được chỉ định là hồ sơ quan trọng quyết định sự thành công của việc nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng. Đối với doanh nghiệp Nhật Bản, cũng có trường hợp nhờ công ty giám định được công nhận trong nước thực hiện giám định trước khi xuất hàng. Nên lựa chọn tổ chức giám định có uy tín và sớm tiến hành giám định, xin chứng thư. Nếu tổ chức giám định chỉ ra các điểm cần cải thiện (nếu có), cần nhanh chóng xử lý và duy trì tình trạng máy móc ở mức đáp ứng tiêu chuẩn.
Lưu ý về thông quan và logistics: máy móc đã qua sử dụng thường có kích thước lớn, cấu tạo phức tạp, nếu bị hư hỏng, bẩn trong quá trình vận chuyển sẽ ảnh hưởng đến việc vận hành sau khi thông quan. Cần thực hiện tốt khâu đóng gói, vận chuyển, và sử dụng đơn vị logistics chuyên nghiệp khi cần thiết. Ngoài ra, do thủ tục thông quan tại cảng biển Việt Nam có thể mất nhiều thời gian, nên xây dựng lịch trình nhập khẩu có đủ độ dư giả. Cần giữ liên lạc chặt chẽ với nhân viên, đại lý tại địa phương để có thể xử lý nhanh chóng khi hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc chỉ định kiểm tra.
Biện pháp đối phó rủi ro khi không đạt tiêu chuẩn: nếu máy móc nhập khẩu bị đánh giá là không đáp ứng tiêu chuẩn, có nguy cơ bị từ chối tại hải quan và buộc phải tái xuất máy móc ra khỏi Việt Nam. Trong trường hợp đó, không chỉ tiền mua máy và chi phí vận chuyển bị lãng phí, mà lịch trình của toàn bộ dự án cũng bị ảnh hưởng. Để phòng ngừa rủi ro, nên cân nhắc đưa vào hợp đồng điều khoản hoàn trả hàng khi không đạt tiêu chuẩn, chuẩn bị kế hoạch thay thế máy móc dự phòng. Trên hết, việc kiểm tra trước và tham khảo ý kiến chuyên gia để giảm thiểu bản thân rủi ro là điều rất nên làm.