Case Study số 6: Nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân của người đi công tác tại Việt Nam và giới hạn thực tiễn của Hiệp định thuế

Nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân của nhân viên Nhật Bản đi công tác tại Việt Nam là gì? Bài viết phân tích nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân (PIT) tại Việt Nam đối với người đi công tác ngắn hạn, điều kiện và thủ tục xin miễn thuế theo Hiệp định thuế Việt Nam - Nhật Bản, rủi ro bị xác định là cá nhân cư trú, và các biện pháp thực tiễn mà doanh nghiệp cần áp dụng (cơ chế gross-up, lưu ý khi ký hợp đồng thuê nhà). Đây là nội dung không thể thiếu khi rà soát rủi ro pháp lý, thuế trước khi cử nhân viên biệt phái hoặc đi công tác!

01 - Tóm tắt vụ việc

Công ty XXX có kế hoạch cử một số nhân viên thuộc trụ sở chính tại Nhật Bản đi công tác ngắn hạn tại Việt Nam. Những nhân viên này (sau đây gọi là "người đi công tác") không có quan hệ lao động với pháp nhân tại Việt Nam và tiền lương vẫn do trụ sở chính tại Nhật Bản chi trả.

Công ty XXX đã đề nghị chúng tôi cho ý kiến pháp lý về việc liệu người đi công tác lưu trú tạm thời tại Việt Nam theo hình thức nêu trên có phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân (PIT) tại Việt Nam hay không, và liệu có thể được miễn thuế theo Hiệp định thuế Việt Nam - Nhật Bản hay không.

02 - Ý kiến pháp lý của luật sư Việt Nam

▶ Vấn đề pháp lý thứ nhất: Người đi công tác dù là cá nhân không cư trú thì có phải chịu nghĩa vụ nộp thuế hay không?

Theo Nghị định số 65/2013/NĐ-CP và Thông tư số 111/TT-BTC của Việt Nam, ngay cả cá nhân không cư trú cũng có nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân (PIT) đối với phần thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam.
Đặc biệt, nếu tiền lương được trả tương ứng với công việc thực hiện tại Việt Nam thì dù khoản lương đó do pháp nhân nước ngoài (ví dụ: công ty mẹ tại Nhật Bản) chi trả, vẫn được coi là "thu nhập phát sinh tại Việt Nam" và thuộc diện chịu thuế.

✅ Do đó, nếu người đi công tác của Công ty XXX thực hiện công việc tại Việt Nam thì về nguyên tắc, phần tiền lương tương ứng với thời gian làm việc đó sẽ phát sinh nghĩa vụ kê khai PIT tại Việt Nam.

▶ Vấn đề pháp lý thứ hai: Khả năng được miễn thuế theo Hiệp định thuế và những vướng mắc trong thực tiễn áp dụng

Theo Điều 15 Hiệp định thuế Việt Nam - Nhật Bản, thu nhập của người đi công tác sẽ được miễn thuế tại Việt Nam nếu đáp ứng đồng thời tất cả các điều kiện sau đây.

① Thời gian lưu trú dưới 183 ngày trong bất kỳ giai đoạn 12 tháng liên tục nào
② Không nhận lương từ pháp nhân tại Việt Nam
③ Lương do phía Nhật Bản chi trả và được hạch toán chi phí tại Nhật Bản

Tuy nhiên, để áp dụng chế độ miễn thuế này trên thực tế tại Việt Nam, cần thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đề nghị và chờ cơ quan có thẩm quyền thẩm định.

✅ Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Đơn đề nghị miễn thuế
Giấy xác nhận cư trú tại Nhật Bản (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực)
Hợp đồng lao động (chứng minh quan hệ chịu thuế)
Bản sao hộ chiếu
※ Trong số các tài liệu nêu trên, có tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng bản dịch

▶ Ngoài ra, mặc dù theo quy định pháp luật thời hạn xử lý tiêu chuẩn là trong vòng 30 ngày, nhưng trên thực tế đã ghi nhận nhiều trường hợp xử lý chậm trễ hoặc cơ quan thuế địa phương chưa nắm rõ chế độ này.

▶ Vấn đề pháp lý thứ ba: Khả năng bị xác định là cá nhân cư trú và rủi ro liên quan

Ngay cả khi số ngày lưu trú thực tế dưới 183 ngày, nếu ký hợp đồng thuê căn hộ dịch vụ hoặc nhà ở với thời hạn từ 183 ngày trở lên thì vẫn có rủi ro bị xác định là "cá nhân cư trú".
Đặc biệt, trường hợp người đi công tác ở tại nhà thuê đứng tên pháp nhân cũng có thể trở thành đối tượng bị cơ quan thuế rà soát, do đó cần hết sức lưu ý.

✅ Nếu bị xác định là cá nhân cư trú, toàn bộ thu nhập trên toàn cầu (không phân biệt phát sinh trong hay ngoài Việt Nam) sẽ trở thành đối tượng chịu thuế, đồng thời việc điều chỉnh thuế tại phía Nhật Bản cũng có nguy cơ trở nên phức tạp hơn.

◆ Kết luận và định hướng xử lý tiếp theo ◆

Trong thực tiễn quản lý thuế hiện nay tại Việt Nam, dù chỉ là người đi công tác ngắn hạn thì việc phát sinh một phần nghĩa vụ nộp thuế là khó tránh khỏi, và việc xin miễn thuế theo Hiệp định thuế đi kèm gánh nặng thủ tục cũng như mức độ bất định khá cao trên thực tế.

✅ Đề xuất cụ thể dành cho Công ty XXX

Hạng mục

Biện pháp xử lý được khuyến nghị

Trường hợp người đi công tác đến Việt Nam nhiều lần trong năm

Giả định thuộc diện chịu thuế; thực hiện khấu trừ tại nguồn hoặc để cá nhân tự kê khai

Chỉ đi công tác đơn lẻ, ngắn ngày (vài ngày đến một tuần)

Cân nhắc xin miễn thuế (lưu ý về thời gian và chi phí thực hiện)

Hình thức hợp đồng nơi lưu trú

Nên thuê nhà đứng tên cá nhân với thời hạn dưới 183 ngày (tránh hợp đồng đứng tên pháp nhân)

Trường hợp không có quan hệ lao động với pháp nhân tại Việt Nam

Làm rõ việc phân bổ lương và chi phí từ phía Nhật Bản (ghi rõ trong hợp đồng)

Xây dựng cơ chế gross-up

Có thể cân nhắc phản ánh phần nghĩa vụ thuế phát sinh tại Việt Nam vào cơ cấu lương