手続きにおける「柔軟性」の正体：法令遵守の先にあるもの

実務の現場から、いかにもベトナムらしいエピソードを一つ共有したいと思います。それは、行政手続で起きる問題の多くが「法律」そのものではなく、「システムの運用」に原因があるという点です。

01 - 「法律上はOK、でも申請ができない」という矛盾
私たちのクライアントである医療機関が、外国人医師の免許を申請しようとしていました。別のコンサルティング会社は「手続きはすべてオンライン化されましたが、システムが外国人向けに作られていないため、申請そのものが不可能です」と断ってきました。しかし法律を確認すると、外国人医師の免許取得は明確に認められており、法律上の障害はどこにもありませんでした。

02 - 問題の正体は「ベトナム人専用」のシステム設計
実際にオンラインポータルを操作すると、パスポート番号や海外の住所を入力しようとするとエラーが出ることが分かりました。システムが「ベトナム人の情報」しか受け付けない設計になっていたのです。

03 - 実務的な解決策：システムの「外」で対話する
私たちは、オンラインポータルに当社のベトナム人社員の情報を「仮」で入力して受付番号を取得し、その後窓口へ行き正式な紙の書類一式を提出、状況を率直に説明し担当官と対話を重ねました。この結果、当局は対応を「合理的である」と認め、手続きは無事に完了しました。

04 - 事例から学べる教訓：柔軟性 ＝ 違法ではない
すべての技術的な不整合が直ちに法令違反となるわけではありません。重要なのは、手続きの法的本質を正確に理解すること、何が法令上の要件で何がシステム上の制約なのかを見極めること、必要に応じて合理的かつ誠実に説明・修正を行うことです。

実務家からのメッセージ：「システム上できない」と言われても、そこで立ち止まらないでください。行政機関の担当者と対話し、法律の趣旨に沿った形で手続きを完結できる解決策を共に探る姿勢が重要です。