Thủ tục và quy trình thành lập pháp nhân tại Việt Nam
01 - Thủ tục và quy trình thành lập pháp nhân tại Việt Nam
Quy trình tổng thể: (1) Xem xét, quyết định trước khi triển khai → (2) Xác định địa điểm văn phòng → (3) Xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) → (4) Xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) → (5) Các công việc sau khi thành lập.
02 - Về việc xác định địa điểm văn phòng
Để xin cấp IRC cần có địa chỉ trụ sở công ty - tòa nhà văn phòng hoặc nhà riêng thì được, nhưng căn hộ chung cư để ở thì không được. Do thời gian xin IRC thường mất khoảng 2-3 tháng, khuyến nghị ký trước hợp đồng thuê nguyên tắc (chưa phát sinh tiền thuê) để giữ địa điểm. Văn phòng ảo (virtual office) tuy có thể sử dụng nhưng tiềm ẩn rủi ro: bị liên đới khi cơ quan chức năng thanh tra vi phạm thuế của doanh nghiệp khác có cùng địa chỉ đăng ký.
03 - Về việc xin cấp IRC
IRC là Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Hồ sơ cần chuẩn bị: văn bản đề nghị thực hiện dự án đầu tư; tài liệu chứng minh tư cách pháp lý và năng lực của nhà đầu tư; đề xuất dự án đầu tư; tài liệu chứng minh năng lực tài chính; tài liệu liên quan đến trụ sở; giấy ủy quyền, v.v.
Về thời gian: chuẩn bị khoảng 1 tháng, cộng thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản (qua công chứng viên → Cục Tư pháp → Bộ Ngoại giao cấp Apostille → Đại sứ quán Việt Nam; nếu dùng dịch vụ một cửa có thể lược bớt một số bước), và thời gian xử lý tại Việt Nam khoảng 2 tháng.
Lưu ý về vốn: tổng vốn đầu tư gồm vốn góp tự có và hạn mức vốn vay - khuyến nghị đăng ký hạn mức vốn vay ở mức dư dả hơn nhu cầu thực tế.
04 - Về việc xin cấp ERC
ERC là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (tương đương Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân tại Nhật Bản), được xin cấp sau khi đã có IRC. Hồ sơ cần chuẩn bị: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; điều lệ công ty; danh sách thành viên/cổ đông góp vốn; tài liệu chứng minh tư cách nhà đầu tư; hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật; IRC, v.v. Thời gian chuẩn bị khoảng 3 ngày, thời gian xử lý tại Việt Nam khoảng 1 tuần. Lưu ý: người đại diện theo pháp luật cần thường trú tại Việt Nam; trường hợp vắng mặt thì phải ủy quyền đại diện.