【Xây dựng chiến lược tuân thủ pháp luật thành công tại Việt Nam】 ~ Vượt qua khoảng cách Nhật - Việt để hướng tới một doanh nghiệp toàn cầu đích thực ~

01 - Ví dụ về hành vi vi phạm tuân thủ pháp luật tại công ty con ở Việt Nam

Ở các doanh nghiệp Nhật Bản và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, vấn đề tuân thủ xuất hiện khá phổ biến. Hai hành vi gian lận thường xuyên nhất: "hối lộ cơ quan nhà nước" và "kickback giữa các bên tư nhân". Các vấn đề này thường có quy mô nhỏ ở doanh nghiệp mới đầu tư hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ - nhưng với doanh nghiệp đã đầu tư lâu năm (từ năm thứ 5 trở đi) hoặc doanh nghiệp lớn, rủi ro phát triển thành bê bối mang tính hệ thống ngày càng cao.

Các ví dụ điển hình khác:

• Thiếu sót về quản trị (vi phạm điều lệ, quấy rối...)
• Biển thủ tài sản công ty
• Gian lận trong thu mua: lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp, điều chỉnh báo giá
• Gian lận trong quan hệ lao động: vi phạm bảo mật, tự kinh doanh trong giờ làm việc

Về quy chế nội bộ: không ít trường hợp hình thành các "nhóm lợi ích" do cán bộ quản lý và nhân viên người Việt chủ trì - vấn đề phát sinh ở chính những khu vực mà cán bộ quản lý người Nhật khó theo dõi sát. Về phía vi phạm của công ty: thường thấy các vấn đề lao động như vi phạm pháp luật chuyên ngành, không thực hiện nghĩa vụ báo cáo, tuyển dụng trái phép và vi phạm nội quy lao động.

02 - Ảnh hưởng xấu của vi phạm tuân thủ đến người lao động và doanh nghiệp

Một vụ án thực tế đáng suy ngẫm: vụ án hình sự về tham nhũng tại Samsung Electronics (Hàn Quốc) tại Việt Nam. Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên và Samsung Electronics Việt Nam Bắc Ninh ký hợp đồng với một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ăn uống; theo hợp đồng, nguyên liệu thực phẩm phải được kiểm tra theo tiêu chuẩn nghiêm ngặt trước khi đưa vào căng-tin nhà máy. Nhưng từ tháng 1/2018 đến tháng 2/2020, một số nhân viên ở vị trí kiểm tra, giám sát thực phẩm đã lợi dụng chức vụ để nhận tổng cộng 800 triệu đồng tiền hối lộ (tương đương khoảng 4,7 triệu yên Nhật) từ 28 nhà cung cấp. Kết quả: các cá nhân bị xác định phạm tội theo Điều 354 "Tội nhận hối lộ" và Điều 364 "Tội đưa hối lộ" của Bộ luật Hình sự, và bị tuyên án tù.

Vậy điều này gây hại thế nào cho doanh nghiệp? Tác giả từng tham gia điều tra gian lận tại một nhà máy của doanh nghiệp Nhật Bản ở Việt Nam, và bắt gặp một nhóm trò chuyện giữa các công nhân cho thấy sự bất mãn về bữa ăn căng-tin và tinh thần làm việc giảm sút: công nhân ca đêm bị cho ăn "sữa còn hạn sử dụng 1-2 ngày", "suất ăn ca đêm bị nguội lạnh", hoặc bị cung cấp món khác với thực đơn đã duyệt. Việt Nam có câu tục ngữ "bớt miệng ăn để đãi khách" - bữa ăn được chuẩn bị chu đáo với tấm lòng biết ơn sẽ tạo dựng sự tin cậy giữa đôi bên. Những bất mãn tưởng chừng nhỏ nhặt về bữa ăn lại có thể là động cơ kích hoạt hành vi vi phạm pháp luật của người lao động, làm mất tinh thần cống hiến và khiến hiệu quả công việc sụt giảm.

03 - Nguyên nhân phát sinh vấn đề tuân thủ pháp luật

Đằng sau các bê bối tại doanh nghiệp Nhật Bản ở Việt Nam là ba yếu tố liên quan mật thiết - chính là "tam giác gian lận" kinh điển:

■ Cơ hội (Opportunity)

Thiếu nhân lực và phân công công việc không rõ ràng tạo mảnh đất thuận lợi cho bê bối. Đặc biệt ở những doanh nghiệp không bố trí cán bộ phụ trách tuân thủ, hoặc khi cán bộ quản lý người Nhật tập trung vào sản xuất mà không đủ quan tâm đến kiểm soát nội bộ - thái độ của người lãnh đạo và sự thiếu hoàn thiện trong kiểm soát nội bộ sẽ gây ra vấn đề.

■ Động cơ (Motivation)

Động cơ hướng tới lợi ích kinh tế: áp lực tăng doanh số gắn với tiền thưởng, hoa hồng; bất mãn về đãi ngộ hay công việc; bất mãn với cấp trên, đồng nghiệp. Ngoài ra, quan niệm về lao động đặc thù của Việt Nam - nơi chế độ tuyển dụng suốt đời không phổ biến - cũng có ảnh hưởng.

■ Biện minh hóa (Rationalization)

Các lý do biện minh cho hành vi gian lận: "đã có tiền lệ", "chưa được đào tạo đầy đủ", "khác biệt về pháp luật và quan niệm đạo đức". Rào cản văn hóa, ngôn ngữ, hoặc việc không có kênh tư vấn phù hợp cũng khiến gian lận dễ được dung túng.

04 - Giải pháp cho vấn đề tuân thủ pháp luật

■ Điều cần hiểu đúng: kiến thức về thẩm quyền là "vũ khí" chống hối lộ

Một câu chuyện thực tế: Công ty Y xin cấp giấy phép cho ngành nghề kinh doanh có điều kiện, nhưng hồ sơ bị đình trệ hơn 3 tháng ở khâu xử lý của cán bộ phòng C thuộc cơ quan có thẩm quyền. Dù nhiều lần hỏi tiến độ, câu trả lời vẫn luôn là "đang thu thập ý kiến các phòng ban liên quan", "đang chờ trưởng phòng xác nhận" - thậm chí còn bị đòi hối lộ. Công ty Y tuân theo chính sách tuân thủ và từ chối chi trả.

Sau khi tham vấn, luật sư xác định: người có thẩm quyền thực sự trong vụ việc không phải cán bộ phụ trách hay trưởng phòng C, mà là người đứng đầu cơ quan cấp trên - Sở/Cục XXX nơi phòng C trực thuộc. Thông qua luật sư, công ty trực tiếp đặt lịch hẹn với người đứng đầu Sở/Cục và trình bày tình huống. Theo chỉ đạo của người đứng đầu, trưởng phòng C kiểm tra tiến độ, việc xử lý hồ sơ có tiến triển - và nhờ áp lực từ cơ quan cấp trên, thủ tục hoàn tất trong vòng 1 tháng, giấy phép được cấp.

Bài học rút ra: trong thủ tục hành chính tại Việt Nam, việc gặp cản trở hoặc bị đòi hối lộ từ cán bộ phụ trách không hiếm. Nhưng có một quy luật đáng chú ý: người đòi hối lộ thường là người không có thẩm quyền thực chất, còn người có thẩm quyền cuối cùng hiếm khi đòi hối lộ - vì để tránh gây nguy hiểm cho vị trí của mình, họ về cơ bản không dính vào hối lộ. Vì vậy, hiểu rõ cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ, quy trình thủ tục và nơi đặt thẩm quyền cuối cùng - cùng kiến thức để khéo léo từ chối hối lộ mà vẫn giải quyết được việc - là vô cùng quan trọng. Nhiều vấn đề tuân thủ trên thực tế phát sinh từ thiếu kiến thức và thiếu hiểu biết về cơ chế, thể chế; bổ sung được điều đó chính là chìa khóa vượt qua vấn đề tuân thủ và duy trì kinh doanh lành mạnh.

■ Bố trí Kiểm soát viên (Ban kiểm soát)

Tại các công ty con ở Việt Nam, việc chưa hiểu đủ sự khác biệt giữa tuân thủ pháp luật (Compliance) và quản trị doanh nghiệp (Governance) đang ảnh hưởng lớn đến vận hành. Về nguyên tắc, nếu tổng giám đốc hoặc cán bộ quản lý người Nhật thống nhất chỉ đạo trong khuôn khổ quản trị thì cũng đủ bảo đảm tuân thủ - nhưng công ty mẹ thường yêu cầu công ty con thực hiện thêm cả những công việc chi tiết về tuân thủ và kiểm toán. Khi có vấn đề, trách nhiệm thường dồn lên tổng giám đốc hay cán bộ quản lý tại địa phương. Thiếu nhân lực và ưu tiên cắt giảm chi phí khiến pháp nhân chưa thể phát huy đầy đủ chức năng độc lập, tạo gánh nặng lớn cho người quản lý chung - họ phải chạy theo xử lý chi tiết tuân thủ khiến vai trò quản trị vốn có trở nên mơ hồ, phát sinh căng thẳng không cần thiết giữa công ty mẹ và pháp nhân địa phương, không thể tập trung vào sản xuất, phát triển kinh doanh, và trong một số trường hợp không thể đưa ra quyết định táo bạo.

Giải pháp khuyến nghị: bố trí "Kiểm soát viên" (Ban kiểm soát) - giúp giảm gánh nặng cho người quản lý (đặc biệt tổng giám đốc) và cải thiện môi trường tuân thủ của toàn doanh nghiệp. Thuê ngoài chuyên gia độc lập bên ngoài cũng là một giải pháp hiệu quả.

Quyền hạn, nghĩa vụ của Kiểm soát viên theo Luật Doanh nghiệp:

• Quyền hạn: kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người quản lý; yêu cầu người quản lý báo cáo hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, tham dự các cuộc họp quản trị; yêu cầu đình chỉ hành vi vi phạm pháp luật và quyền đại diện khởi kiện
• Nghĩa vụ: thực hiện nhiệm vụ trung thực, cẩn trọng để bảo vệ lợi ích của công ty và chủ sở hữu (công ty mẹ); không lạm dụng địa vị, chức vụ vì lợi ích cá nhân hoặc của người khác; báo cáo đầy đủ cổ phần đang nắm giữ và các quan hệ lợi ích liên quan

Lợi ích của việc bố trí Kiểm soát viên:

• Giảm gánh nặng cho người quản lý: Kiểm soát viên đảm nhiệm kiểm toán tuân thủ hằng ngày, người quản lý tập trung vào các quyết định kinh doanh quan trọng
• Tăng tính khách quan của kiểm toán tuân thủ: kiểm toán ở vị trí trung lập, công bằng và hiệu quả hơn
• Hướng dẫn chuyên môn và cải thiện môi trường: đưa ra giải pháp, hướng dẫn cụ thể, nâng cao môi trường tuân thủ toàn doanh nghiệp

■ Cơ chế tuân thủ làm cầu nối giữa địa phương và công ty mẹ (1): cân bằng phương châm tập đoàn và quy chế đặc thù địa phương

Áp nguyên xi quy chế nội bộ do công ty mẹ Nhật Bản soạn cho công ty con thường gây bất mãn và thiếu hiệu quả. Hai điểm cần xem xét:

• Xây dựng quy chế riêng cho địa phương: trên nền tảng phương châm tuân thủ chung của tập đoàn, xây dựng quy chế riêng bằng tiếng địa phương, phù hợp pháp luật và tập quán thương mại Việt Nam
• Tính linh hoạt phù hợp thực tế địa phương: tham khảo tiêu chuẩn công ty mẹ nhưng nội dung phù hợp thực tế vận hành tại Việt Nam - giảm gánh nặng công việc cho nhân viên, tăng khả năng chấp nhận quy chế

■ Cơ chế cầu nối (2): cân nhắc sự cân bằng với tập quán thương mại đặc thù của Việt Nam

• Cân nhắc tập quán thương mại trong khi tránh vi phạm pháp luật: xây dựng quy tắc cho phép các hành vi theo tập quán trong phạm vi không vi phạm pháp luật - ví dụ đặt tiêu chuẩn cho phép rõ ràng về số tiền và mục đích đối với việc tiếp đãi, tặng quà cho công chức hoặc đối tác
• Đơn giản hóa quy trình phê duyệt: tinh gọn thủ tục xin phê duyệt trước phức tạp theo tiêu chuẩn Nhật Bản, xây dựng quy trình nhanh gọn, khả thi trong thực tế địa phương

■ Cơ chế cầu nối (3): tăng cường sự hiểu biết và giáo dục cho nhân viên người Việt Nam

• Văn bản dễ hiểu bằng ngôn ngữ địa phương: loại bỏ thuật ngữ pháp lý chuyên môn, kèm ví dụ cụ thể và tình huống thực tế; thiết kế tài liệu phù hợp trình độ của đối tượng
• Cách tiếp cận thực tiễn từ góc nhìn của nhân viên người Việt: tập trung vào các rủi ro pháp lý, đạo đức mà nhân viên có thể gặp - thúc đẩy thay đổi nhận thức của từng cá nhân; thiết kế chương trình đào tạo dùng ví dụ thực tế để nhân viên hình dung cụ thể rủi ro của mình
• Giám sát và phản hồi liên tục: định kỳ xác nhận tình hình vận hành quy chế, tiếp thu phản hồi từ nhân viên địa phương để linh hoạt cải thiện

Tóm lại: xây dựng cơ chế tuân thủ tại công ty con ở Việt Nam không phải là áp nguyên xi quy chế của Nhật Bản, mà cần linh hoạt trên cơ sở cân nhắc thể chế pháp luật, tập quán thương mại và đặc thù người lao động địa phương. Kết hợp quy chế riêng cho địa phương, quyết định kinh doanh phù hợp tập quán và thúc đẩy sự hiểu biết của nhân viên - doanh nghiệp có thể chuyển từ cơ chế mang tính hình thức sang cơ chế tuân thủ thực sự hiệu quả.

【Tổng kết】

Nhận thức về tuân thủ pháp luật tại Việt Nam có phần giống cảm nhận về việc đội mũ bảo hiểm trước đây. Trước kia, dù hiểu rõ những bất lợi của việc không đội mũ (bị cảnh sát xử phạt, rủi ro khi tai nạn), nhiều người vẫn coi đó là thứ "vướng víu" và xem nhẹ - chọn đi những con đường không có cảnh sát, hoặc thể hiện khả năng lái xe để không phải đội. Cách đây 10 năm, có thể nói hơn một nửa người tham gia giao thông có hành vi như vậy. Nhưng nhờ hệ thống xử phạt phát triển và tuyên truyền của Chính phủ được tăng cường, số người không đội mũ bảo hiểm đã giảm đáng kể. Sự thay đổi này tương đồng với vấn đề tuân thủ: khi doanh nghiệp đưa ra biện pháp phù hợp và phương châm ứng xử nghiêm khắc, có thể kỳ vọng cải thiện ý thức và nâng cao nhận thức tuân thủ pháp luật của người Việt Nam.

Bên cạnh đó, Việt Nam là điểm đến đầu tư vô cùng hấp dẫn. Bản thân tôi, với tư cách một người Việt Nam, tự hào về đất nước mình, và mong nhiều nhà đầu tư sẽ cảm nhận được thế mạnh của đất nước này, đóng góp vào sự phát triển của Việt Nam thông qua hoạt động đầu tư và cống hiến tại đây. Trong những thể chế và văn hóa còn "chưa hoàn thiện", luôn ẩn chứa cơ hội để doanh nghiệp chủ động tham gia và tạo ra giá trị mới - với góc nhìn này, chúng ta có thể kỳ vọng tiếp tục làm sôi động môi trường đầu tư tại Việt Nam và mở ra con đường hướng tới sự phát triển bền vững.