【Xây dựng chiến lược tuân thủ pháp luật thành công tại Việt Nam】 ~ Vượt qua khoảng cách Nhật - Việt để hướng tới một doanh nghiệp toàn cầu đích thực ~

Để hoạt động kinh doanh ổn định tại Việt Nam, việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật đa dạng như thuế, lao động, quy chế đầu tư nước ngoài, quản lý hợp đồng là điều không thể thiếu. Bài viết này, do luật sư tại Việt Nam trình bày từ góc độ thực tiễn, giải thích chi tiết cách xây dựng chiến lược tuân thủ pháp luật để doanh nghiệp Nhật Bản vượt qua "khoảng cách" và trở thành doanh nghiệp toàn cầu đích thực tại Việt Nam. Chúng tôi hỗ trợ các pháp nhân Việt Nam của doanh nghiệp Nhật Bản xây dựng hệ thống tuân thủ pháp luật bền vững thông qua việc chẩn đoán rủi ro, xây dựng cơ chế nội bộ, soạn thảo sổ tay hướng dẫn và tổ chức đào tạo. Với kinh nghiệm hỗ trợ phong phú, chúng tôi sẵn sàng hậu thuẫn mạnh mẽ về mặt pháp lý cho sự phát triển kinh doanh của quý doanh nghiệp.

Vấn đề tuân thủ pháp luật là thách thức không thể tránh khỏi ở bất kỳ quốc gia nào. Đặc biệt, vấn đề tuân thủ pháp luật tại các công ty con ở nước ngoài của các tập đoàn toàn cầu có tầm quan trọng đặc biệt lớn. Lý do là vì nhiều công ty con ở nước ngoài chưa được xây dựng đầy đủ chức năng như một pháp nhân độc lập, khiến vấn đề tuân thủ pháp luật dễ phát sinh những sai sót mang tính nghiêm trọng. Điều này bắt nguồn từ việc thiếu nguồn nhân lực, và việc thành lập chi nhánh chỉ nhằm mục đích làm nhà máy sản xuất hay cứ điểm kinh doanh của công ty mẹ, dẫn đến hệ thống tổ chức bao gồm cả công tác tuân thủ pháp luật chưa được xây dựng đầy đủ.

Mặt khác, công ty con ở nước ngoài, với tư cách là một thành viên của toàn tập đoàn, phải nghiêm túc tuân thủ các phương châm và quy định nội bộ do công ty mẹ đặt ra. Kết quả là phát sinh khoảng cách với pháp luật, tập quán thương mại và giá trị quan của người lao động tại địa phương, gây ra nhiều vấn đề trong vận hành. Hơn nữa, mặc dù cần thích ứng với những đặc thù riêng của địa phương, việc công ty mẹ tại Nhật Bản áp dụng một cách đồng nhất phương châm và cách quản lý chung của tập đoàn khiến quản trị tại địa phương trở nên phức tạp, gây khó khăn cho việc ứng phó nhanh chóng và chính xác khi có vấn đề phát sinh.

Trên cơ sở bối cảnh đó, bài viết này phân tích các thách thức về tuân thủ pháp luật mà công ty con ở nước ngoài phải đối mặt và đề xuất các giải pháp cụ thể để giải quyết vấn đề này.

01 - Ví dụ về hành vi vi phạm tuân thủ pháp luật tại công ty con ở Việt Nam

Ở các doanh nghiệp Nhật Bản cũng như doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đầu tư vào Việt Nam, các vấn đề liên quan đến tuân thủ pháp luật xuất hiện khá phổ biến. Đặc biệt, hành vi gian lận thường xuyên xảy ra là "hối lộ cơ quan nhà nước" và "kickback giữa các bên tư nhân". Những vấn đề này thường có quy mô nhỏ ở các doanh nghiệp mới đầu tư hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng đối với doanh nghiệp đã đầu tư lâu năm (từ năm thứ 5 trở đi) hoặc doanh nghiệp lớn, rủi ro phát triển thành bê bối mang tính hệ thống ngày càng cao.

Các ví dụ điển hình khác về vi phạm pháp luật bao gồm: thiếu sót về quản trị (vi phạm điều lệ, quấy rối...), biển thủ tài sản công ty, gian lận trong thu mua bao gồm lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp và điều chỉnh báo giá, gian lận trong quan hệ lao động (vi phạm bảo mật, tự kinh doanh trong giờ làm việc)... Về quy chế nội bộ của công ty, không ít trường hợp hình thành các "nhóm lợi ích" do các cán bộ quản lý và nhân viên người Việt Nam chủ trì, khiến vấn đề phát sinh ở những khu vực mà cán bộ quản lý người Nhật khó có thể theo dõi sát sao.

Ngoài ra, về phía vi phạm tuân thủ của công ty, cũng thường thấy các vấn đề liên quan đến lao động như vi phạm pháp luật chuyên ngành, không thực hiện nghĩa vụ báo cáo, tuyển dụng trái phép và vi phạm nội quy lao động.

02 - Ảnh hưởng xấu của vi phạm tuân thủ đến người lao động và doanh nghiệp

Xin giới thiệu vụ án hình sự về tham nhũng tại doanh nghiệp Samsung Electronics (Hàn Quốc) tại Việt Nam. Trong vụ án này, Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên và Samsung Electronics Việt Nam Bắc Ninh đã ký hợp đồng với một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ăn uống. Theo hợp đồng cung cấp suất ăn, nguyên liệu thực phẩm thu mua phải được kiểm tra theo tiêu chuẩn nghiêm ngặt trước khi đưa vào căng-tin nhà máy. Tuy nhiên, từ tháng 1/2018 đến tháng 2/2020, một số nhân viên đảm nhiệm vị trí kiểm tra, giám sát thực phẩm đã lợi dụng chức vụ để nhận tổng cộng 800 triệu đồng tiền hối lộ (tương đương khoảng 4,7 triệu yên Nhật) từ 28 nhà cung cấp. Kết quả, các cá nhân phạm tội đã bị xác định là phạm tội theo Điều 354 "Tội nhận hối lộ" và Điều 364 "Tội đưa hối lộ" của Bộ luật Hình sự Việt Nam, và bị tuyên án tù.

Vậy điều này gây ảnh hưởng xấu như thế nào đến doanh nghiệp? Tác giả từng tham gia điều tra gian lận tại một nhà máy của doanh nghiệp Nhật Bản ở Việt Nam. Khi đó, tác giả đã bắt gặp một nhóm trò chuyện giữa các công nhân, cho thấy nhân viên bất mãn về bữa ăn tại căng-tin và giảm sút tinh thần làm việc. Nội dung than phiền bao gồm việc công nhân ca đêm bị cho ăn "sữa còn hạn sử dụng 1-2 ngày" hay "suất ăn ca đêm bị nguội lạnh", hoặc bị cung cấp món ăn khác với thực đơn đã được duyệt. Việt Nam có câu tục ngữ "bớt miệng ăn để đãi khách" (nhường phần ăn để tiếp đãi người khác), nghĩa là bữa ăn được chuẩn bị chu đáo với tấm lòng biết ơn sẽ tạo dựng sự tin cậy giữa đôi bên. Những bất mãn tưởng chừng nhỏ nhặt về bữa ăn lại có thể là động cơ kích hoạt hành vi vi phạm pháp luật của người lao động, làm mất đi tinh thần cống hiến cho công ty và có thể khiến hiệu quả công việc sụt giảm.

03 - Nguyên nhân phát sinh vấn đề tuân thủ pháp luật

Đằng sau các bê bối tại doanh nghiệp Nhật Bản ở Việt Nam có 3 yếu tố liên quan mật thiết với nhau như sau.

■ Cơ hội (Opportunity)

Việc thiếu nguồn nhân lực và phân công công việc không rõ ràng tạo ra mảnh đất thuận lợi cho bê bối phát sinh. Đặc biệt, ở những doanh nghiệp không bố trí cán bộ phụ trách tuân thủ pháp luật, hoặc khi cán bộ quản lý người Nhật tập trung vào công việc sản xuất mà không có đủ sự quan tâm đến kiểm soát nội bộ, thái độ của người lãnh đạo và sự thiếu hoàn thiện trong xây dựng kiểm soát nội bộ sẽ gây ra vấn đề.

■ Động cơ (Motivation)

Động cơ khiến nhân viên thực hiện hành vi gian lận nhằm mục đích lợi ích kinh tế. Ví dụ, áp lực từ việc tăng doanh số liên quan đến tiền thưởng, hoa hồng, sự bất mãn về đãi ngộ hay công việc, và cả sự bất mãn với cấp trên, đồng nghiệp thường là nguyên nhân dẫn đến hành vi gian lận. Ngoài ra, quan niệm về lao động đặc thù của Việt Nam - nơi chế độ tuyển dụng suốt đời không phổ biến - cũng có ảnh hưởng.

■ Biện minh hóa (Rationalization)

Các lý do biện minh cho hành vi gian lận bao gồm "đã có tiền lệ", "chưa được đào tạo đầy đủ", "khác biệt về pháp luật và quan niệm đạo đức". Ngoài ra, rào cản về văn hóa, ngôn ngữ, hoặc việc không có kênh tư vấn phù hợp cũng khiến hành vi gian lận dễ được dung túng.

04 - Giải pháp cho vấn đề tuân thủ pháp luật

■ Điều cần hiểu đúng

Công ty Y đã xin cấp giấy phép để thực hiện ngành nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam, nhưng hồ sơ xin cấp phép bị đình trệ hơn 3 tháng ở giai đoạn xử lý của cán bộ phòng C thuộc cơ quan có thẩm quyền. Dù công ty nhiều lần hỏi tiến độ, câu trả lời nhận được vẫn luôn là "đang thu thập ý kiến của các phòng ban liên quan" hoặc "đang chờ trưởng phòng xác nhận", thậm chí còn bị đòi hối lộ, nhưng Công ty Y đã tuân theo chính sách tuân thủ pháp luật và từ chối chi trả.

Sau khi tham vấn luật sư để giải quyết vấn đề, luật sư xác định rằng "người có thẩm quyền trong vụ việc này không phải là cán bộ phụ trách hay trưởng phòng C, mà là người đứng đầu cơ quan cấp trên - Sở/Cục XXX - nơi phòng C trực thuộc". Sau đó, thông qua luật sư, công ty đã trực tiếp đặt lịch hẹn với người đứng đầu Sở/Cục XXX và trình bày tình huống. Theo chỉ đạo của người đứng đầu, trưởng phòng C đã kiểm tra tiến độ, và việc xử lý hồ sơ trình lên cuối cùng đã có tiến triển. Cuối cùng, nhờ áp lực từ cơ quan cấp trên, thủ tục cần thiết đã hoàn tất trong vòng 1 tháng và giấy phép được cấp.

Trong các thủ tục hành chính hoặc xin cấp phép tại Việt Nam, việc gặp phải sự cản trở hoặc bị đòi hối lộ từ cán bộ phụ trách không phải là hiếm. Tuy nhiên, nếu có kiến thức về cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ, quy trình thủ tục và người có thẩm quyền cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp có thể tránh bị cuốn theo những vấn đề như vậy. Nhìn chung, người đòi hối lộ trong các thủ tục hành chính thường là người không có thẩm quyền thực chất, còn người có thẩm quyền cuối cùng hiếm khi đòi hối lộ. Bởi vì người có thẩm quyền, để tránh gây nguy hiểm cho vị trí của mình, về cơ bản sẽ không dính vào hối lộ.

Vì vậy, việc hiểu rõ cơ cấu tổ chức và nơi đặt thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền, cũng như có kiến thức để khéo léo từ chối hối lộ mà vẫn giải quyết được vấn đề một cách phù hợp, là điều rất quan trọng. Nhiều vấn đề về tuân thủ pháp luật trên thực tế phát sinh từ việc thiếu kiến thức và thiếu hiểu biết về cơ chế, thể chế. Việc bổ sung kiến thức và sự hiểu biết như vậy chính là chìa khóa để vượt qua vấn đề tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh lành mạnh.

■ Bố trí Kiểm soát viên (Ban kiểm soát)

Tại các công ty con ở Việt Nam, việc chưa hiểu đầy đủ sự khác biệt giữa tuân thủ pháp luật (Compliance) và quản trị doanh nghiệp (Governance) đang gây ảnh hưởng lớn đến việc vận hành pháp nhân tại địa phương. Về nguyên tắc, nếu trong khuôn khổ quản trị doanh nghiệp, tổng giám đốc hoặc cán bộ quản lý người Nhật thống nhất chỉ đạo công việc thì cũng đủ để bảo đảm tuân thủ pháp luật, nhưng công ty mẹ thường yêu cầu công ty con phải thực hiện thêm cả những công việc chi tiết về tuân thủ và kiểm toán. Đặc biệt, khi có vấn đề phát sinh, trách nhiệm của tổng giám đốc hay cán bộ quản lý tại địa phương thường bị quy trách nhiệm, có xu hướng tập trung gánh nặng lên họ. Việc thiếu nguồn nhân lực và ưu tiên cắt giảm chi phí là nguyên nhân khiến pháp nhân chưa thể phát huy đầy đủ chức năng của một pháp nhân độc lập, tạo gánh nặng lớn cho người quản lý chung.

Trong tình huống như vậy, doanh nghiệp không chỉ phải chạy theo xử lý các chi tiết về tuân thủ pháp luật khiến vai trò quản trị vốn có trở nên mơ hồ, mà còn có nguy cơ tạo ra căng thẳng không cần thiết giữa công ty mẹ và pháp nhân tại địa phương. Kết quả là, người điều hành doanh nghiệp không thể tập trung vào sản xuất và phát triển kinh doanh, và trong một số trường hợp không thể đưa ra những quyết định táo bạo.

Bố trí Kiểm soát viên để giải quyết vấn đề tuân thủ và quản trị

Để giải quyết hiệu quả vấn đề này và giúp pháp nhân tại địa phương xây dựng nền tảng vận hành độc lập, chúng tôi khuyến nghị bố trí "Kiểm soát viên" (Ban kiểm soát). Việc bố trí Kiểm soát viên không chỉ giúp giảm gánh nặng cho người quản lý (đặc biệt là tổng giám đốc) mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện môi trường tuân thủ pháp luật của toàn doanh nghiệp. Việc thuê ngoài chuyên gia độc lập bên ngoài cũng là một giải pháp hiệu quả.

Quyền hạn, nghĩa vụ của Kiểm soát viên theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam

Kiểm soát viên có các quyền hạn và nghĩa vụ sau:

Quyền hạn:
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người quản lý
Quyền yêu cầu người quản lý báo cáo hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, tham dự các cuộc họp quản trị
Quyền yêu cầu đình chỉ hành vi vi phạm pháp luật và quyền đại diện khởi kiện
Nghĩa vụ:
Thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, cẩn trọng để bảo vệ lợi ích của công ty và chủ sở hữu (công ty mẹ)
Không lạm dụng địa vị, chức vụ vì lợi ích cá nhân hoặc lợi ích của người khác
Báo cáo đầy đủ cổ phần đang nắm giữ và các quan hệ lợi ích liên quan

Lợi ích của việc bố trí Kiểm soát viên

Việc bố trí Kiểm soát viên mang lại các lợi ích sau:

Giảm gánh nặng cho người quản lý: Kiểm soát viên đảm nhiệm công việc kiểm toán tuân thủ pháp luật hằng ngày, giúp người quản lý giảm gánh nặng và tập trung vào các quyết định kinh doanh quan trọng.
Tăng tính khách quan của việc kiểm toán tuân thủ: Kiểm soát viên thực hiện kiểm toán ở vị trí trung lập, giúp việc kiểm toán công bằng và hiệu quả hơn.
Hướng dẫn chuyên môn và cải thiện môi trường: Kiểm soát viên có thể đưa ra các giải pháp và hướng dẫn cụ thể đối với vấn đề tuân thủ pháp luật, giúp nâng cao môi trường tuân thủ của toàn doanh nghiệp.

■ Cơ chế tuân thủ pháp luật làm cầu nối giữa địa phương và công ty mẹ (1)

Cân bằng giữa phương châm tuân thủ pháp luật của toàn tập đoàn và quy chế đặc thù tại địa phương

Tại các doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư vào Việt Nam, việc áp dụng nguyên xi quy chế nội bộ do công ty mẹ Nhật Bản soạn thảo cho công ty con tại địa phương thường gây ra sự bất mãn và thiếu hiệu quả cho người lao động. Để giải quyết vấn đề này, cần xem xét 2 điểm sau:

Xây dựng quy chế riêng cho địa phương: Trên nền tảng phương châm tuân thủ pháp luật chung của toàn tập đoàn, xây dựng quy chế riêng bằng tiếng địa phương, phù hợp với pháp luật và tập quán thương mại của Việt Nam.
Tính linh hoạt phù hợp với thực tế địa phương: Tham khảo tiêu chuẩn của công ty mẹ nhưng xây dựng nội dung quy chế phù hợp với thực tế vận hành tại Việt Nam, giúp giảm gánh nặng công việc thực tế cho nhân viên và tăng khả năng chấp nhận quy chế.

■ Cơ chế tuân thủ pháp luật làm cầu nối giữa địa phương và công ty mẹ (2)

Cân nhắc sự cân bằng với tập quán thương mại đặc thù của Việt Nam

Cân nhắc tập quán thương mại trong khi tránh vi phạm pháp luật: Xây dựng quy tắc cho phép các hành vi dựa trên tập quán thương mại trong phạm vi không vi phạm pháp luật Việt Nam. Ví dụ, đặt ra tiêu chuẩn cho phép rõ ràng về số tiền và mục đích đối với việc tiếp đãi, tặng quà cho công chức hoặc đối tác giao dịch.
Đơn giản hóa quy trình phê duyệt: Đơn giản hóa thủ tục xin phê duyệt trước phức tạp theo tiêu chuẩn Nhật Bản, xây dựng quy trình phê duyệt nhanh gọn, khả thi trong thực tế tại địa phương.

■ Cơ chế tuân thủ pháp luật làm cầu nối giữa địa phương và công ty mẹ (3)

Tăng cường sự hiểu biết và giáo dục cho nhân viên người Việt Nam

Xây dựng văn bản dễ hiểu bằng ngôn ngữ địa phương: Loại bỏ thuật ngữ pháp lý chuyên môn, xây dựng văn bản dễ hiểu kèm theo các ví dụ cụ thể và tình huống thực tế. Chú trọng việc thiết kế tài liệu phù hợp với trình độ của đối tượng.
Cách tiếp cận thực tiễn từ góc nhìn của nhân viên người Việt Nam: Tập trung vào các rủi ro pháp lý, đạo đức mà nhân viên có thể gặp phải, giúp thúc đẩy sự thay đổi nhận thức của từng cá nhân. Ngoài ra, thiết kế chương trình đào tạo sử dụng các ví dụ thực tế để nhân viên có thể hình dung cụ thể các rủi ro của mình.
Giám sát và phản hồi liên tục: Định kỳ xác nhận tình hình vận hành của quy chế và cơ chế, tiếp thu phản hồi từ nhân viên địa phương để linh hoạt cải thiện quy chế.

Việc xây dựng cơ chế tuân thủ pháp luật tại công ty con ở Việt Nam không phải chỉ đơn thuần áp dụng nguyên xi quy chế của Nhật Bản, mà cần linh hoạt ứng phó dựa trên việc cân nhắc thể chế pháp luật, tập quán thương mại và đặc thù của người lao động tại địa phương. Bằng cách kết hợp việc xây dựng quy chế riêng cho địa phương, các quyết định kinh doanh phù hợp với tập quán thương mại và việc thúc đẩy sự hiểu biết của nhân viên, doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ một cơ chế mang tính hình thức sang một cơ chế tuân thủ pháp luật thực sự hiệu quả.

【Tổng kết】

Tại Việt Nam, nhận thức về tuân thủ pháp luật có phần tương đồng với cảm nhận về việc đội mũ bảo hiểm trước đây. Nghĩa là, trước kia, dù người Việt Nam hiểu rõ những bất lợi của việc không đội mũ bảo hiểm (bị cảnh sát giao thông xử phạt, rủi ro khi xảy ra tai nạn), họ vẫn có xu hướng coi đó là thứ "vướng víu" và xem nhẹ. Vì vậy, một số người Việt Nam chọn đi trên những con đường không có cảnh sát, hoặc thể hiện khả năng lái xe của mình để không đội mũ bảo hiểm. Cách đây 10 năm, có thể nói hơn một nửa số người tham gia giao thông có hành vi như vậy. Tuy nhiên, nhờ sự phát triển của hệ thống xử phạt và việc tăng cường tuyên truyền của Chính phủ Việt Nam, số người không đội mũ bảo hiểm đã giảm đáng kể. Sự thay đổi này có điểm tương đồng với vấn đề tuân thủ pháp luật. Khi doanh nghiệp đưa ra các biện pháp phù hợp và phương châm ứng xử nghiêm khắc, có thể kỳ vọng sẽ cải thiện được ý thức tuân thủ pháp luật của người Việt Nam và nâng cao nhận thức tuân thủ pháp luật.

Bên cạnh đó, Việt Nam là một điểm đến đầu tư vô cùng hấp dẫn. Sức hấp dẫn đó đã được truyền tải đầy đủ qua các số của Invest Asia từ trước đến nay. Bản thân tôi, với tư cách là một người Việt Nam, tự hào về đất nước mình, và mong rằng nhiều nhà đầu tư sẽ cảm nhận được thế mạnh của đất nước này, đóng góp vào sự phát triển của Việt Nam thông qua hoạt động đầu tư và cống hiến tại đây.

Trong những thể chế và văn hóa còn "chưa hoàn thiện", luôn ẩn chứa cơ hội để doanh nghiệp chủ động tham gia và tạo ra giá trị mới. Với góc nhìn này, chúng ta có thể kỳ vọng sẽ tiếp tục làm sôi động môi trường đầu tư tại Việt Nam và mở ra con đường hướng tới sự phát triển bền vững.