Phòng ngừa vi phạm hợp đồng: 9 điểm thực tiễn cần lưu ý trong hợp đồng mua bán quốc tế giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản

01 - Các tranh chấp điển hình trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Loại tranh chấp	Nội dung
Vi phạm nghĩa vụ giao hàng của bên bán	Bên bán giao hàng không phù hợp điều kiện hợp đồng, giao thiếu số lượng, chậm giao hàng, không kèm theo các chứng từ cần thiết - tức vi phạm nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng.
Vi phạm nghĩa vụ bảo hành của bên bán	Không thực hiện nghĩa vụ bảo hành hàng hóa sau khi đã giao hàng.
Chất lượng hàng hóa và khuyết tật tiềm ẩn	Khuyết tật không được phát hiện trong thời gian kiểm tra nhận hàng nhưng phát sinh trong quá trình sử dụng, và bên bán từ chối bảo hành, giao hàng thay thế hoặc bồi thường thiệt hại.
Vi phạm nghĩa vụ thanh toán của bên mua	Bên mua không thanh toán tiền hàng, thanh toán thiếu hoặc chậm thanh toán.
Bất đồng về phạm vi bồi thường thiệt hại	Dù đã thừa nhận vi phạm nghĩa vụ, nhưng do hợp đồng không quy định rõ nên các bên không thể thống nhất về phạm vi, mức bồi thường thiệt hại hoặc phạt vi phạm.
Tranh chấp về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu	Hàng hóa bị mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, nhưng hợp đồng không quy định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu nên không xác định được bên nào phải chịu rủi ro.

02 - Tầm quan trọng của việc thẩm định tín nhiệm đối tác

Dù là bên bán hay bên mua, thẩm định tín nhiệm đối tác đều vô cùng quan trọng. Để giảm thiểu rủi ro hợp đồng ở mức tối đa, chúng tôi khuyến nghị chấm điểm (đánh giá) đối tác theo bốn góc độ:

• Xác nhận tư cách pháp lý: đối tác có tư cách pháp nhân và là chủ thể kinh doanh hợp pháp hay không
• Nắm bắt tình hình tài chính: năng lực vốn, khả năng sinh lời, tình trạng công nợ - qua báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán...
• Xác nhận lịch sử vi phạm nghĩa vụ: tìm hiểu từ các đối tác giao dịch trước đây hoặc người trong ngành xem có tiền sử vi phạm hợp đồng, không thực hiện nghĩa vụ không
• Đánh giá năng lực và kinh nghiệm thực hiện công việc: khả năng đáp ứng đơn hàng, năng lực sản xuất, thành tích trong ngành

Thẩm định trước khi giao dịch giúp giảm đáng kể rắc rối trong quá trình thực hiện hợp đồng và nâng cao độ an toàn của giao dịch.

03 - Xác định khung pháp lý áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Việt Nam và Nhật Bản đều là thành viên của Công ước Liên hợp quốc về mua bán hàng hóa quốc tế (CISG) - nên về nguyên tắc, CISG áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai nước. Nhưng các bên có thể thỏa thuận loại trừ toàn bộ hoặc một phần việc áp dụng CISG - vì vậy khi ký kết, thỏa thuận rõ ràng về phạm vi áp dụng CISG là rất quan trọng.

Ngoài CISG, pháp luật quốc nội tại nơi thực hiện hợp đồng cũng ảnh hưởng đến hợp đồng: cần xác nhận trước nội dung hợp đồng có vi phạm các quy định bắt buộc hoặc nguyên tắc cơ bản của quốc gia đối tác hay không - đặc biệt kiểm tra với luật thương mại, luật dân sự, luật bảo vệ người tiêu dùng... của nước đối tác, giúp phòng tránh trực tiếp tranh chấp trong tương lai.

04 - Hình thức hợp đồng và việc sử dụng chữ ký điện tử

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế không nhất thiết phải lập bằng văn bản - có thể xác lập qua thỏa thuận bằng lời nói. Nhưng khi xảy ra tranh chấp: cam kết bằng lời nói rất dễ bị phủ nhận và khó chứng minh. Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ ký kết bằng văn bản.

Pháp luật Việt Nam công nhận chữ ký điện tử là phương thức ký kết hợp lệ - các bên có thể ký hợp đồng từ xa qua hệ thống hợp đồng điện tử mà không cần ký tay hoặc đóng dấu trực tiếp. (Về hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử và các lưu ý vận hành: xin tham khảo bài viết "Luật Giao dịch điện tử Việt Nam sửa đổi năm 2023: Hướng dẫn thực tiễn về hiệu lực pháp lý của hợp đồng PDF và chữ ký điện tử".) Tận dụng hợp lý hợp đồng điện tử cho phép đồng thời: rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí, bảo đảm giá trị chứng cứ - đặc biệt trong giao dịch quốc tế, giảm thiểu ảnh hưởng của khoảng cách địa lý và chênh lệch múi giờ.

05 - Làm rõ các quy định về chất lượng

Tranh chấp về chất lượng là lĩnh vực có tần suất phát sinh rất cao trong hợp đồng mua bán quốc tế. Hợp đồng cần quy định chi tiết, hoặc dẫn chiếu đến tiêu chuẩn, quy chuẩn rõ ràng:

• Làm rõ việc xác định hàng hóa: ghi cụ thể hàng hóa đối tượng, kiểu loại, số lượng, quy cách, cấp hạng... để loại trừ sự mơ hồ
• Hiệu chuẩn, kiểm định chất lượng trước khi giao hàng: nếu cần hiệu chuẩn (calibration) hoặc kiểm định trước giao hàng - quy định rõ phương thức, người chịu trách nhiệm và bên chịu chi phí
• Xác nhận trước các quy định nhập khẩu của Việt Nam: một số nhóm hàng bắt buộc phải có chứng nhận hợp quy (dấu CR) hoặc đánh giá sự phù hợp trước khi lưu thông - xác nhận và thực hiện trước để tránh ảnh hưởng kế hoạch nhập khẩu
• Lấy chứng nhận chất lượng: yêu cầu bên bán có nghĩa vụ cung cấp toàn bộ chứng nhận, báo cáo kiểm tra liên quan đến chất lượng hàng hóa
• Làm rõ phương pháp và tiêu chuẩn kiểm tra: quy định rõ về kiểm tra trước khi giao hàng (Pre-shipment Inspection), kiểm tra tại cảng Việt Nam, tiêu chuẩn AQL...; xác định tiêu chuẩn tham chiếu (ASTM/ISO/EN...); về tài liệu chứng cứ: chứng nhận phù hợp (COC) hoặc báo cáo giám định của bên thứ ba (SGS/BV/Intertek...)
• Ứng phó với khuyết tật tiềm ẩn (Latent Defects): quy định riêng cách xử lý các khuyết tật không thể phát hiện bằng kiểm tra bên ngoài, đặt thời hạn khiếu nại riêng biệt với thời hạn bảo hành; quy định phương pháp lấy mẫu, trình tự giám định, và bên chịu chi phí khi giám định lại (trường hợp kết quả lần đầu và lần sau khác nhau)

Làm rõ quy định chất lượng ngay từ giai đoạn hợp đồng là biện pháp phòng ngừa tranh chấp hiệu quả nhất. Khi doanh nghiệp Nhật Bản giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam: nên xem xét đồng thời cả tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn trong nước Việt Nam để xây dựng cơ chế kiểm tra thực tiễn phù hợp.

06 - Tuân thủ điều kiện thanh toán và quản lý ngoại hối

Trong giao dịch xuất nhập khẩu với doanh nghiệp Việt Nam, cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định quản lý ngoại hối. Khi ký kết hợp đồng, làm rõ:

• Nghĩa vụ chuyển khoản qua ngân hàng: theo pháp luật Việt Nam, mọi khoản thanh toán liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu phải thực hiện qua chuyển khoản tại ngân hàng được cấp phép tại Việt Nam (trừ một số ít ngoại lệ). Thanh toán bằng tiền mặt hoặc ngoài hệ thống ngân hàng tiềm ẩn rủi ro vi phạm pháp luật quản lý ngoại hối.
• Đồng tiền thanh toán và tỷ giá hối đoái: hợp đồng có thể quy định thanh toán bằng ngoại tệ (USD, JPY...), nhưng khi thực hiện tại Việt Nam vẫn phải tuân thủ quản lý ngoại hối. Khuyến nghị ghi rõ trong hợp đồng: tỷ giá quy đổi, ngày áp dụng tỷ giá và bên chịu phí ngân hàng.
• Lưu ý về tài trợ thương mại, thư tín dụng (L/C) và giao dịch trả chậm: kể từ tháng 7/2024, các quy định về vay nước ngoài liên quan đến thanh toán hợp đồng nhập khẩu và L/C đã có thay đổi. Với thanh toán tiền hàng nhập khẩu bằng khoản vay nước ngoài, việc mở và sử dụng L/C: xác nhận quy định quản lý ngoại hối mới nhất và thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký, phê duyệt cần thiết.

Bảo đảm tính hợp pháp của chuyển tiền quốc tế và tuân thủ quản lý ngoại hối ngay từ giai đoạn hợp đồng giúp phòng ngừa trực tiếp rắc rối về thanh toán và vi phạm pháp luật.

07 - Quản lý thuế, thủ tục hải quan và chứng từ nhập khẩu

Trong giao dịch nhập khẩu vào Việt Nam, thực hiện chính xác thủ tục hải quan, nghĩa vụ thuế và quản lý chứng từ là yếu tố không thể thiếu để tránh rủi ro về thuế nhập khẩu và ngăn ngừa chậm trễ thông quan:

• Khai báo hải quan và khai báo trị giá hóa đơn: các chứng từ nhập khẩu - hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (B/L), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)... - cần ghi nhận thống nhất về mặt hàng, quy cách, số lượng. Sự không thống nhất giữa các chứng từ có thể dẫn đến điều chỉnh số thuế phải nộp, chậm thông quan và rủi ro bị xử phạt.
• Tuân thủ quy định về C/O và quy tắc xuất xứ: xin cấp và xuất trình C/O là điều kiện không thể thiếu để hưởng ưu đãi thuế quan theo các FTA. Điều kiện cấp C/O và quy tắc xuất xứ áp dụng nghiêm ngặt theo từng FTA và pháp luật Việt Nam - xác nhận điều kiện trước, xin cấp và quản lý phù hợp.
• Ứng phó với thuế nhà thầu nước ngoài (FCT): khi doanh nghiệp nước ngoài thực hiện hợp đồng tại Việt Nam, có thể phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài (Foreign Contractor Tax - FCT). Trước khi ký kết: tham vấn chuyên gia thuế hoặc luật sư để làm rõ - có phát sinh FCT không, mức thuế suất, người có nghĩa vụ nộp (bên bán hay bên mua), thủ tục kê khai, nộp thuế.

Quy định rõ các nội dung trên trong hợp đồng và thực hiện triệt để giúp giảm thiểu rủi ro về thuế, tối ưu hóa chi phí nhập khẩu và tạo thuận lợi cho thông quan.

08 - Ứng phó với các biện pháp phòng vệ thương mại và rủi ro chính sách

Thay đổi chính sách của nước xuất khẩu/nhập khẩu và các biện pháp phòng vệ thương mại có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thực hiện hợp đồng. Vì vậy, hợp đồng cần quy định rõ điều khoản về rủi ro chính sách - cho phép các bên áp dụng:

• Điều chỉnh giá hợp đồng
• Gia hạn thời hạn giao hàng
• Thay đổi điều kiện giao dịch
• Chấm dứt hợp đồng mà không phải chịu phạt hoặc bồi thường thiệt hại

Ví dụ điều khoản hợp đồng:

"Điều X (Thay đổi pháp luật và biện pháp phòng vệ thương mại): Kể từ sau ngày ký kết hợp đồng, nếu tại Việt Nam hoặc nước xuất khẩu có sự thay đổi về pháp luật, quy định, chính sách, thuế, phí, hoặc áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại (bao gồm nhưng không giới hạn ở thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, biện pháp tự vệ...), dẫn đến chi phí thực hiện hợp đồng này tăng thêm từ [X]% trở lên, hoặc thời hạn giao hàng bị chậm trễ từ [Y] ngày trở lên, thì các bên sẽ ngay lập tức tiến hành tham vấn để điều chỉnh giá, điều kiện và thời hạn thực hiện. Nếu trong vòng [Z] ngày kể từ khi bắt đầu tham vấn mà các bên không đạt được thỏa thuận, thì bất kỳ bên nào cũng có quyền thông báo bằng văn bản để chấm dứt hợp đồng này mà không phải chịu phạt hoặc bồi thường thiệt hại. Tuy nhiên, các nghĩa vụ phát sinh trước ngày chấm dứt hợp đồng sẽ không được miễn trừ."

Điều khoản như trên giúp giảm thiểu tối đa rủi ro hợp đồng phát sinh từ thay đổi chính sách: áp dụng biện pháp chống bán phá giá, kích hoạt biện pháp tự vệ, điều chỉnh thuế suất xuất nhập khẩu.

09 - Luật áp dụng và điều khoản giải quyết tranh chấp

Trong hợp đồng mua bán quốc tế, luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp có thể được các bên tự do thỏa thuận: luật áp dụng có thể là pháp luật của nước bên bán, nước bên mua, hoặc nước thứ ba.

Về cơ quan giải quyết tranh chấp, có thể chọn tòa án hoặc trọng tài. Nhưng lưu ý quan trọng: để bản án của tòa án nước ngoài được cưỡng chế thi hành tại Việt Nam, cần có điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc công nhận lẫn nhau - vì vậy, nếu nơi thi hành bản án là Việt Nam, nên tránh lựa chọn tòa án nước ngoài làm cơ quan giải quyết tranh chấp.

Hơn nữa, xét đến tính chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn đối với giao dịch quốc tế, việc lựa chọn trọng tài được khuyến nghị - với các ưu điểm: tính linh hoạt trong thủ tục; được xét xử bởi trọng tài viên có chuyên môn cao; và dễ dàng được công nhận, thi hành phán quyết trọng tài quốc tế (theo Công ước New York...).