Ký kết và thực hiện hợp đồng tại Việt Nam: Những lưu ý để phòng tránh rủi ro và đạt được thành công

01 - Giai đoạn đàm phán hợp đồng

(1) Xác minh thông tin cơ bản của đối tác Việt Nam

Điều đầu tiên cần biết: tại Việt Nam có một tỷ lệ nhất định doanh nghiệp không trung thực sử dụng tên gọi tương tự các doanh nghiệp lớn, có uy tín để lừa dối đối tác. Vì vậy, trước khi giao dịch (ký hợp đồng) với doanh nghiệp Việt Nam, nhất thiết phải xác minh thông tin cơ bản.

【Cách xác minh thông tin cơ bản】

• Nếu doanh nghiệp có trang web: kiểm tra thông tin trên trang web trước
• Lấy mã số doanh nghiệp và tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Thông tin tra cứu được: tên pháp nhân (tiếng Việt/tiếng Anh), địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, loại hình doanh nghiệp, ngày thành lập, số điện thoại liên hệ, ngành nghề đăng ký kinh doanh... Trả một khoản phí (khoảng 1.500 yên) có thể tra cứu chi tiết hơn: lịch sử thay đổi đăng ký, thông tin nhà đầu tư/cổ đông sáng lập, người phụ trách kế toán...
• Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản chính thức)

(2) Nguyên tắc tự do hợp đồng

Tại Nhật Bản, nguyên tắc tự do hợp đồng (nội dung hợp đồng có thể được xác định theo thỏa thuận tự do giữa các bên) là tiền đề đương nhiên. Nhưng tại Việt Nam, nguyên tắc này chưa được hiểu đầy đủ - đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ hầu như chưa tiếp cận hợp đồng quốc tế. Thực tế: khi trao đổi nội dung hợp đồng với người phụ trách pháp chế của doanh nghiệp Việt Nam, đôi khi vẫn nhận được câu hỏi "nội dung này được quy định tại luật nào?" - cho thấy có trường hợp chưa hiểu rằng hợp đồng có thể bao gồm cả những nội dung không được quy định trong văn bản pháp luật.

Trong các giao dịch mang tính quốc tế, dựa trên nguyên tắc tự do hợp đồng, các bên có thể tự do lựa chọn:

• Luật áp dụng
• Ngôn ngữ hợp đồng (lưu ý: nếu phải nộp cho cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác của Việt Nam thì phải lập bản tiếng Việt, có thể là bản dịch)
• Cơ quan giải quyết tranh chấp

※ "Giao dịch mang tính quốc tế" là giao dịch thuộc một trong các trường hợp: một trong các bên là cá nhân/pháp nhân nước ngoài, hoặc người ở ngoài lãnh thổ Việt Nam; các bên đều là công dân/pháp nhân Việt Nam nhưng việc xác lập, thay đổi, thực hiện, chấm dứt giao dịch xảy ra ở nước ngoài; hoặc các bên đều là công dân/pháp nhân Việt Nam nhưng đối tượng của giao dịch (với hợp đồng mua bán là hàng hóa) nằm ở nước ngoài.

02 - Soạn thảo hợp đồng

(1) Thẩm quyền ký kết hợp đồng

Tại Việt Nam, thường xuyên gặp trường hợp một bên viện dẫn: "hợp đồng này do người không có thẩm quyền ký nên không phát sinh hiệu lực". Vì vậy, khi ký hợp đồng cần xác minh kỹ đối tác có phải là người có thẩm quyền hay không. Với hợp đồng ký với pháp nhân: người có thẩm quyền là người đại diện theo pháp luật, hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền. Cách xác minh:

• ① Xác minh thông tin người đại diện theo pháp luật qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Lưu ý về điều lệ: tại Nhật Bản điều lệ công ty được coi trọng, nhưng phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam không cập nhật điều lệ theo thông tin mới nhất - tình trạng thực tế và nội dung đã đăng ký có thể không được phản ánh vào điều lệ, nên tính cần thiết của việc xác minh qua điều lệ không cao.
• ② Xác minh văn bản ủy quyền hoặc văn bản quyết định nội bộ tương tự - nên yêu cầu kiểm tra bản gốc, vì file scan có khả năng bị làm giả, sửa đổi.

※ Với hợp đồng do người không có thẩm quyền ký: theo Bộ luật Dân sự, có thể viện dẫn chế định đại diện không có quyền đại diện hoặc đại diện theo ủy quyền biểu kiến để khẳng định hiệu lực - nhưng khi đó chi phí tố tụng và gánh nặng nghĩa vụ chứng minh sẽ rất lớn. Phòng ngừa trước vẫn rẻ hơn nhiều so với chữa cháy sau.

(2) Soạn thảo hợp đồng dưới góc độ thu hồi công nợ

Cần nói thẳng: việc thu hồi công nợ tại Việt Nam vô cùng khó khăn. Cơ chế cứu trợ tư pháp vẫn đang hoàn thiện; trên thực tế khó có thể trông chờ vào sự hỗ trợ của tòa án hay cơ quan nhà nước. Do đó, phải soạn thảo hợp đồng với nhận thức đầy đủ về khả năng không thu hồi được công nợ. Ba hướng xử lý:

• ① Thiết lập biện pháp bảo đảm. Biện pháp bảo đảm chia hai loại: bảo đảm theo quy định pháp luật và bảo đảm mang tính thực chất (không đăng ký). Bảo đảm thực chất không có giá trị đối kháng với bên thứ ba - nếu không thu hồi được nợ và đối tác phá sản, bên có quyền không thể yêu cầu quyền ưu tiên thanh toán, chỉ được xử lý như chủ nợ thông thường. Bảo đảm theo quy định pháp luật phải đáp ứng các điều kiện pháp lý nhất định. Lưu ý thêm: doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không được nhận thế chấp bất động sản với tư cách bên nhận thế chấp.
• ② Thiết lập điều khoản thanh toán trước. Với hợp đồng mua bán: thay vì yêu cầu thanh toán sau khi giao hàng, nên đàm phán để được thanh toán toàn bộ trước khi chuyển giao quyền sở hữu, hoặc chuyển toàn bộ số tiền vào tài khoản ký quỹ (escrow).
• ③ Quản lý công nợ. Quản lý để số dư công nợ phải thu không quá lớn; khi có chậm thanh toán, đưa vào danh sách cảnh báo thu hồi công nợ và xử lý kịp thời.

(3) Những lưu ý khi soạn thảo hợp đồng

• ① Nội dung thỏa thuận đã được hai bên xác định phải được thể hiện đầy đủ, chính xác trong hợp đồng
• ② Không vi phạm các quy định bắt buộc của pháp luật Việt Nam
• ③ Bảo đảm khả năng bảo vệ đầy đủ quyền lợi của mình khi phát sinh tranh chấp: khi tranh chấp cần tòa án hoặc trọng tài giải quyết, nội dung hợp đồng cần được soạn với ý thức về lý luận yếu tố cấu thành yêu cầu khởi kiện - để thẩm phán hoặc trọng tài viên hiểu được lập luận của mình
• ④ Tham khảo các vụ tranh chấp, sự cố thực tế để quản lý rủi ro đầy đủ
• ⑤ Bảo đảm cả hai bên thực hiện hợp đồng một cách suôn sẻ
• ⑥ Tính phù hợp về mặt kế toán, thuế

Về điểm ⑥: sau khi soạn hợp đồng, doanh nghiệp phải thực hiện xử lý kế toán, thuế. Nội dung hợp đồng chưa rõ ràng, hoặc có mâu thuẫn giữa thực tế và cách thể hiện trong hợp đồng, có thể ảnh hưởng lớn đến xử lý kế toán, thuế. Ví dụ: hợp đồng mua bán hàng hóa có hai phương thức chính - ký gửi (ủy thác) và mua đứt bán đoạn; tùy phương thức mà việc quản lý (ghi nhận) hàng tồn kho, ghi nhận tài sản, thời điểm xuất hóa đơn đỏ... bị ảnh hưởng đáng kể. Vì vậy, nên giao việc soạn hợp đồng cho luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có chuyên môn cả về tài chính, thuế - hoặc phối hợp làm việc theo nhóm cùng bộ phận/người phụ trách tài chính, thuế của doanh nghiệp.

03 - Công chứng, chứng thực hợp đồng

Khi ký kết hợp đồng, có trường hợp cần công chứng tại văn phòng công chứng - chia hai loại: bắt buộc công chứng thì hợp đồng mới phát sinh hiệu lực, và công chứng tự nguyện. Các hợp đồng bắt buộc công chứng: hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho bất động sản (quyền sử dụng đất, nhà ở, các công trình xây dựng khác); văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung của vợ chồng; giấy ủy quyền đại diện giao dịch bất động sản... Với hợp đồng công chứng tự nguyện: hợp đồng vẫn có hiệu lực không cần công chứng, nhưng các bên có thể công chứng để tăng tính chắc chắn.

Ưu điểm và nhược điểm của việc công chứng tự nguyện:

Ưu điểm	Nhược điểm
Có giá trị chứng minh cao (khi xuất trình làm chứng cứ tại tòa án hoặc trọng tài). Được lưu trữ tại văn phòng công chứng: một bản hợp đồng đã công chứng phải lưu tại văn phòng công chứng - nếu hợp đồng bị thất lạc, làm giả hoặc sửa đổi, các bên có thể xin bản sao lưu để đối chiếu.	Văn phòng công chứng tại Việt Nam có thông lệ không chỉ kiểm tra hình thức mà còn sửa đổi cả nội dung của hợp đồng. Do công chứng viên đôi khi không hiểu rõ nguyên tắc tự do hợp đồng, có trường hợp những nội dung không được quy định trong pháp luật hoặc nội dung công chứng viên không hiểu bị yêu cầu sửa đổi.

Về dịch vụ lập vi bằng (chứng cứ hóa): tại Việt Nam có các đơn vị cung cấp dịch vụ lập vi bằng. Khi xuất trình chứng cứ tại tòa án, phải chứng minh độ tin cậy và tòa án phải xem xét, kiểm tra - thường mất nhiều thời gian. Cơ chế lập vi bằng cho phép nhờ đơn vị dịch vụ xác nhận trước một số chứng cứ (sự kiện thực tế) trước khi nộp tòa. Việc ký kết hợp đồng cũng có thể xử lý tương tự: khi ký một hợp đồng quan trọng, nếu muốn có bằng chứng xác nhận sự kiện "bản thân đã xem xét đầy đủ nội dung hợp đồng trước khi ký", các bên có thể sử dụng dịch vụ của đơn vị lập vi bằng.