Ký kết và thực hiện hợp đồng tại Việt Nam: Những lưu ý để phòng tránh rủi ro và đạt được thành công

Luật sư Nhật Bản và Luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam

Mori Kazuya, Cố vấn cấp cao của Công ty Luật (phụ trách pháp luật Nhật Bản)

Luật sư điều hành, chúng tôi
Luật sư Việt Nam
Hòa giải viên, Quản tài viên phá sản, Kiểm soát viên độc lập

Mục lục
01 - Giai đoạn đàm phán hợp đồng
02 - Soạn thảo hợp đồng
03 - Công chứng, chứng thực hợp đồng

Bài viết giải thích dễ hiểu toàn bộ quá trình từ ký kết đến thực hiện hợp đồng tại Việt Nam, tập trung vào các rủi ro cụ thể và những lưu ý mang tính thực tiễn. Nội dung cung cấp kiến thức thực tế nhằm phòng tránh những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải, như các "bẫy" trong điều khoản hợp đồng, tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng, và bảo toàn chứng cứ. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho các doanh nghiệp Nhật Bản, từ soạn thảo, đàm phán, quản lý việc thực hiện hợp đồng thương mại cho đến phòng ngừa tranh chấp. Với kinh nghiệm tích lũy từ nhiều dự án, chúng tôi hỗ trợ khách hàng đưa hợp đồng đến "thành công".

01 - Giai đoạn đàm phán hợp đồng

(1) Xác minh thông tin cơ bản của đối tác Việt Nam

① Tại Việt Nam, có một tỷ lệ nhất định các doanh nghiệp không trung thực sử dụng tên gọi tương tự với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có uy tín để lừa dối đối tác giao dịch. Do đó, trước khi giao dịch (ký hợp đồng) với doanh nghiệp Việt Nam, nhất thiết phải xác minh thông tin cơ bản của doanh nghiệp đó.

【Cách xác minh thông tin cơ bản】

Nếu doanh nghiệp có trang web, trước tiên hãy kiểm tra thông tin trên trang web đó.
Lấy mã số doanh nghiệp và tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp dưới đây.

Thông tin có thể tra cứu trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp bao gồm: tên pháp nhân (tiếng Việt/tiếng Anh), địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, loại hình doanh nghiệp, ngày thành lập, số điện thoại liên hệ, ngành nghề đăng ký kinh doanh...

Nếu trả một khoản phí (khoảng 1.500 yên), có thể tra cứu thông tin chi tiết hơn (lịch sử thay đổi đăng ký, thông tin về nhà đầu tư hoặc cổ đông sáng lập, người phụ trách kế toán...).

(https://dangkykinhdoanh.gov.vn/en/Pages/default.aspx )

Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản chính thức).

(2) Nguyên tắc tự do hợp đồng
Tại Nhật Bản, nguyên tắc tự do hợp đồng (nguyên tắc theo đó nội dung hợp đồng có thể được xác định dựa trên sự thỏa thuận tự do giữa các bên) là tiền đề đương nhiên khi soạn thảo hợp đồng. Tuy nhiên, tại Việt Nam, nguyên tắc tự do hợp đồng chưa được hiểu đầy đủ. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam, do hầu như chưa có cơ hội tiếp cận hợp đồng mang tính quốc tế nên khả năng cao là chưa hiểu rõ nguyên tắc này. Cụ thể, khi trao đổi về nội dung hợp đồng với người phụ trách pháp chế của doanh nghiệp Việt Nam, đôi khi vẫn nhận được câu hỏi "nội dung này được quy định tại luật nào", cho thấy có trường hợp chưa hiểu rằng hợp đồng có thể bao gồm cả những nội dung không được quy định trong văn bản pháp luật.
Ngoài ra, trong các giao dịch mang tính quốc tế, dựa trên nguyên tắc tự do hợp đồng, các bên có thể tự do lựa chọn theo thỏa thuận đối với các vấn đề sau đây.
Tự do lựa chọn luật áp dụng
Tự do lựa chọn ngôn ngữ hợp đồng (※ tuy nhiên, trường hợp phải nộp cho cơ quan thuế Việt Nam hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác thì phải lập bản tiếng Việt của hợp đồng đó, có thể là bản dịch)
Tự do lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp

※ Giao dịch mang tính quốc tế là giao dịch thuộc một trong các trường hợp sau đây.

Một trong các bên là cá nhân nước ngoài, người nước ngoài ở ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Các bên đều là công dân Việt Nam, pháp nhân Việt Nam, nhưng việc xác lập, thay đổi, thực hiện, chấm dứt giao dịch (quyền, nghĩa vụ) đó xảy ra ở nước ngoài.
Các bên đều là công dân, pháp nhân Việt Nam, nhưng đối tượng của giao dịch đó (trong trường hợp hợp đồng mua bán, là hàng hóa mua bán) nằm ở nước ngoài.

02 - Soạn thảo hợp đồng

(1) Thẩm quyền ký kết hợp đồng

Tại Việt Nam, thường xuyên gặp trường hợp một bên viện dẫn lý do "hợp đồng này do người không có thẩm quyền ký kết nên không phát sinh hiệu lực". Do đó, khi ký kết hợp đồng cần xác minh kỹ xem đối tác có phải là người có thẩm quyền hay không. Đối với hợp đồng ký với pháp nhân, người có thẩm quyền là người đại diện theo pháp luật của pháp nhân đó, hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền. Cách xác minh người có thẩm quyền như sau.

① Xác minh thông tin người đại diện theo pháp luật thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp đã nêu tại mục (1) phần 1.

(https://dangkykinhdoanh.gov.vn/en/Pages/default.aspx )

※ Tại Nhật Bản, điều lệ công ty được coi trọng, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam, phần lớn không cập nhật điều lệ theo thông tin mới nhất. Do đó, có khả năng tình trạng thực tế của doanh nghiệp cũng như nội dung đã đăng ký trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp không được phản ánh vào điều lệ. Vì vậy, ngay cả khi yêu cầu cung cấp điều lệ, do không phải là bản mới nhất nên tính cần thiết của việc xác minh qua điều lệ là không cao.

② Xác minh văn bản ủy quyền hoặc văn bản quyết định nội bộ tương tự của doanh nghiệp

Nên yêu cầu kiểm tra bản gốc. Vì nếu là file scan thì có khả năng bị làm giả, sửa đổi.

※ Đối với hợp đồng do người không có thẩm quyền ký kết, theo Bộ luật Dân sự Việt Nam, có thể viện dẫn chế định đại diện không có quyền đại diện hoặc đại diện theo ủy quyền biểu kiến để khẳng định hiệu lực của hợp đồng, tuy nhiên khi đó chi phí tố tụng và gánh nặng nghĩa vụ chứng minh sẽ rất lớn.

(2) Soạn thảo hợp đồng dưới góc độ thu hồi công nợ

Việc thu hồi công nợ tại Việt Nam vô cùng khó khăn. Cơ chế cứu trợ tư pháp vẫn còn đang trong quá trình hoàn thiện, và trên thực tế vẫn còn tồn tại vấn đề khó có thể trông chờ vào sự hỗ trợ của tòa án hay cơ quan nhà nước. Do đó, cần soạn thảo hợp đồng với sự nhận thức đầy đủ về khả năng không thu hồi được công nợ.

Có thể xem xét hai phương pháp sau đây để bảo đảm việc thu hồi công nợ.

① Thiết lập biện pháp bảo đảm

Tại Việt Nam, biện pháp bảo đảm được chia thành hai loại: bảo đảm theo quy định pháp luật và bảo đảm mang tính thực chất (không đăng ký). Bảo đảm mang tính thực chất không có giá trị đối kháng với bên thứ ba, do đó nếu không thu hồi được công nợ và đối tác bị phá sản, bên có quyền sẽ không thể yêu cầu quyền ưu tiên thanh toán. Trong trường hợp đó, cần lưu ý rằng doanh nghiệp chỉ được xử lý như một chủ nợ thông thường.

Bảo đảm theo quy định pháp luật phải đáp ứng các điều kiện pháp lý nhất định. Ngoài ra, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không được nhận thế chấp bất động sản với tư cách là bên nhận thế chấp.

② Thiết lập điều khoản thanh toán trước

Đối với hợp đồng mua bán, thay vì yêu cầu thanh toán sau khi giao hàng, nên đàm phán để có thể yêu cầu thanh toán toàn bộ trước khi chuyển giao quyền sở hữu, hoặc chuyển toàn bộ số tiền vào tài khoản ký quỹ (escrow).

③ Quản lý công nợ

Cần quản lý để số dư công nợ phải thu không trở nên quá lớn, đồng thời khi có tình trạng chậm thanh toán, cần đưa vào danh sách cảnh báo thu hồi công nợ và có biện pháp xử lý kịp thời.

(3) Những lưu ý khi soạn thảo hợp đồng

Khi soạn thảo hợp đồng và sau khi soạn thảo, cần lưu ý các điểm sau đây.

① Nội dung thỏa thuận đã được hai bên xác định phải được thể hiện đầy đủ, chính xác trong hợp đồng

② Không vi phạm các quy định bắt buộc của pháp luật Việt Nam

③ Bảo đảm khả năng bảo vệ đầy đủ quyền lợi của mình trong trường hợp phát sinh tranh chấp (khi tranh chấp xảy ra và cần được tòa án hoặc trọng tài giải quyết, cần soạn thảo nội dung có ý thức về lý luận yếu tố cấu thành yêu cầu khởi kiện, để thẩm phán hoặc trọng tài viên có thể hiểu được lập luận của mình)

④ Tham khảo các vụ việc tranh chấp, sự cố thực tế để có thể quản lý rủi ro một cách đầy đủ

⑤ Bảo đảm cả hai bên thực hiện hợp đồng một cách suôn sẻ

⑥ Tính phù hợp về mặt kế toán, thuế

Sau khi soạn thảo hợp đồng, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý kế toán, thuế. Nếu có điểm chưa rõ ràng trong nội dung hợp đồng hoặc có sự mâu thuẫn giữa thực tế và cách thể hiện trong hợp đồng, điều đó có thể ảnh hưởng lớn đến việc xử lý kế toán, thuế của doanh nghiệp. Ví dụ, đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, chủ yếu có hai phương thức: phương thức ký gửi (ủy thác) và phương thức mua đứt bán đoạn. Tùy theo phương thức được lựa chọn mà việc quản lý (ghi nhận) hàng tồn kho, ghi nhận tài sản, thời điểm xuất hóa đơn đỏ... sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.

Vì vậy, nên giao việc soạn thảo hợp đồng cho luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có chuyên môn cả về tài chính, thuế, hoặc phối hợp làm việc theo nhóm cùng với bộ phận/người phụ trách tài chính, thuế của doanh nghiệp.

03 - Công chứng, chứng thực hợp đồng

Khi ký kết hợp đồng, có trường hợp cần thực hiện công chứng tại văn phòng công chứng. Có trường hợp bắt buộc phải công chứng thì hợp đồng mới phát sinh hiệu lực, và có trường hợp việc công chứng là tự nguyện. Các hợp đồng bắt buộc phải công chứng mới phát sinh hiệu lực bao gồm: hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho bất động sản (quyền sử dụng đất, nhà ở, các công trình xây dựng khác), văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung của vợ chồng, giấy ủy quyền đại diện giao dịch bất động sản... Đối với các hợp đồng công chứng tự nguyện, hợp đồng vẫn phát sinh hiệu lực mà không cần công chứng, nhưng các bên có thể yêu cầu công chứng nhằm tăng cường tính chắc chắn của hợp đồng.

Ưu điểm và nhược điểm của việc công chứng tự nguyện hợp đồng tại văn phòng công chứng

Ưu điểm

Nhược điểm

Có giá trị chứng minh cao (giá trị chứng minh khi xuất trình làm chứng cứ tại tòa án hoặc trọng tài)
Được lưu trữ tại văn phòng công chứng

Một bản của hợp đồng đã công chứng phải được lưu trữ tại văn phòng công chứng. Trong trường hợp hợp đồng bị thất lạc, làm giả hoặc sửa đổi, các bên có thể xin bản sao lưu tại văn phòng công chứng để đối chiếu.

Văn phòng công chứng tại Việt Nam có thông lệ không chỉ kiểm tra hình thức mà còn sửa đổi cả nội dung của hợp đồng. Do công chứng viên đôi khi không hiểu rõ nguyên tắc tự do hợp đồng, nên có trường hợp những nội dung không được quy định trong pháp luật hoặc những nội dung công chứng viên không hiểu bị yêu cầu sửa đổi.
Tại Việt Nam cũng có các đơn vị cung cấp dịch vụ lập vi bằng (chứng cứ hóa). Khi xuất trình chứng cứ tại tòa án, cần chứng minh độ tin cậy của chứng cứ đó và tòa án phải xem xét, kiểm tra, việc này thường mất nhiều thời gian. Do đó, trước khi nộp cho tòa án, có cơ chế cho phép nhờ đơn vị cung cấp dịch vụ lập vi bằng xác nhận trước một số chứng cứ (sự kiện thực tế). Việc ký kết hợp đồng cũng có thể được xử lý theo cách tương tự. Khi ký kết một hợp đồng quan trọng, nếu muốn có bằng chứng xác nhận sự kiện "bản thân đã xem xét đầy đủ nội dung hợp đồng trước khi ký", các bên có thể sử dụng dịch vụ của đơn vị lập vi bằng.