Doanh nghiệp Nhật Bản cần biết! Quản lý rủi ro trong giao dịch thương mại tại Việt Nam

Luật sư và Đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam

Luật sư điều hành, chúng tôi
Luật sư Việt Nam
Hòa giải viên, Quản tài viên phá sản, Kiểm soát viên độc lập

Mục lục
01 - Xác minh người đại diện khi giao kết hợp đồng
02 - Lưu ý về điều khoản giá trị hợp đồng
03 - Lưu ý về điều khoản lịch thanh toán
04 - Lưu ý khi thỏa thuận điều khoản bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm

Bài viết phân tích dễ hiểu những điểm quản lý rủi ro mà doanh nghiệp Nhật Bản cần lưu ý, xuất phát từ thực tế rủi ro hợp đồng và khó khăn trong thu hồi công nợ khi giao dịch thương mại tại Việt Nam. Nội dung đề cập từ khâu thẩm định tín nhiệm, thực tiễn soạn thảo hợp đồng cho đến các biện pháp xử lý khi phát sinh tranh chấp, mang tính ứng dụng thực tiễn cao. Chúng tôi hỗ trợ toàn diện cho các doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư vào Việt Nam, từ đàm phán hợp đồng, soạn thảo văn bản, phân tích rủi ro giao dịch cho đến quản lý công nợ. Chúng tôi kết hợp góc nhìn pháp lý, kế toán và thực tiễn kinh doanh để hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động kinh doanh an toàn của doanh nghiệp.

Giao dịch thương mại (hợp đồng) là hoạt động xuất hiện thường xuyên trong công việc hằng ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, đặc biệt là các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ, thường tập trung quá nhiều vào giai đoạn đàm phán trước khi ký kết mà xem nhẹ việc rà soát, chỉnh sửa nội dung hợp đồng chính thức. Hơn nữa, khi hoạt động tại Việt Nam, vì nhiều lý do khác nhau, doanh nghiệp Nhật Bản không hiếm khi chấp nhận nguyên mẫu hợp đồng do đối tác đưa ra và thực hiện giao dịch mà chưa đánh giá đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn. Để dự liệu và quản lý toàn bộ rủi ro, doanh nghiệp cần có sự tư vấn của luật sư và các chuyên gia. Tuy nhiên, đối với những rủi ro có khả năng dẫn đến tranh chấp lớn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự mình kiểm tra trước. Bài viết này sẽ trình bày và phân tích những rủi ro lớn đó.

01 - Xác minh người đại diện khi giao kết hợp đồng

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất nhiều trường hợp người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật. Cụ thể, người ký có thể là trưởng phòng kinh doanh, giám đốc marketing khu vực, phó tổng giám đốc, trưởng bộ phận kế hoạch - mua hàng, thậm chí là kế toán trưởng hoặc cố vấn cấp cao của doanh nghiệp.

Việc người đại diện theo pháp luật ủy quyền ký kết hợp đồng cho người khác là hợp pháp và là thông lệ phổ biến. Tuy nhiên, để tránh rủi ro, doanh nghiệp nhất thiết phải kiểm tra các điểm sau đây.

Kiểm tra văn bản ủy quyền: Lấy văn bản ủy quyền chính thức từ người ký kết hợp đồng và kiểm tra nội dung của văn bản đó.
Đối chiếu phạm vi ủy quyền: Kiểm tra hiệu lực của văn bản ủy quyền và xem phạm vi ủy quyền có phù hợp với nội dung hợp đồng hay không.

Rủi ro thường gặp:

Hợp đồng được ký kết mà không có văn bản ủy quyền, hoặc văn bản ủy quyền đã hết hiệu lực.
Ở các doanh nghiệp lớn, thẩm quyền ký kết hợp đồng được phân chia theo lĩnh vực hoặc giá trị hợp đồng (ví dụ: hợp đồng thương mại do người đại diện theo pháp luật ký, còn hợp đồng quản lý nội bộ do người phụ trách khác ký). Có trường hợp quy định người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký các hợp đồng giá trị lớn, còn trưởng phòng kinh doanh hoặc phó tổng giám đốc ký các hợp đồng giá trị nhỏ.

Nếu hợp đồng được ký kết vượt quá phạm vi các quy định nội bộ nêu trên, khi phát sinh tranh chấp giữa hai bên và được đưa ra tòa án giải quyết, hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu.

Biện pháp và khuyến nghị:
Thủ tục kiểm tra văn bản ủy quyền khi ký kết hợp đồng đơn giản và nhanh chóng. Để phòng tránh rủi ro khi hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp Nhật Bản cần thực hiện triệt để các bước sau trước khi ký kết hợp đồng.

Kiểm tra hiệu lực và phạm vi của văn bản ủy quyền.
Kiểm tra xem thẩm quyền ký kết có được phân bổ phù hợp theo giá trị và loại hợp đồng hay không.

02 - Lưu ý về điều khoản giá trị hợp đồng

Trong các hợp đồng thương mại, hình thức ghi nhận trọn gói (lumpsum) theo kiểu "tổng giá trị hợp đồng này là YYY" khá phổ biến. Hình thức này dựa trên sự tự do ý chí của các bên và không trái với pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, một cách tiếp cận khôn ngoan hơn là không chỉ ghi nhận tổng giá trị hợp đồng mà nên chi tiết hóa giá trị theo từng hạng mục.

Ví dụ cụ thể về cách ghi nhận:

Hợp đồng cung cấp hàng hóa: Phân định rõ giá trị theo từng loại hàng hóa hoặc từng lô hàng.
Hợp đồng kết hợp hàng hóa và dịch vụ: Tách riêng giá trị hàng hóa và giá trị dịch vụ (lắp đặt, triển khai, nghiệm thu...).
Hợp đồng dịch vụ: Ghi nhận riêng giá trị của từng loại dịch vụ (tư vấn, lắp đặt, bảo trì...).

Việc ghi nhận chi tiết như vậy có lợi đặc biệt cho doanh nghiệp đóng vai trò bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ, ngay cả khi phát sinh vấn đề đối với một số hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định, doanh nghiệp vẫn có thể bảo đảm việc nghiệm thu và thanh toán đối với các phần đã hoàn thành khác, qua đó tránh được rủi ro toàn bộ hợp đồng bị đình trệ.

Những lưu ý đặc biệt trong hợp đồng quốc tế:
Khi doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam, việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ không chỉ giới hạn trong giao dịch nội địa mà nhiều trường hợp còn là giao dịch quốc tế với Nhật Bản hoặc các quốc gia khác. Trong trường hợp này, cần lưu ý các rủi ro sau đây.

Biến động tỷ giá hối đoái: Cân nhắc rủi ro tỷ giá và đưa vào hợp đồng điều khoản cho phép điều chỉnh linh hoạt giá trị hợp đồng.
Thuế và chi phí thông quan: Quy định rõ bên chịu trách nhiệm đối với thuế xuất nhập khẩu và chi phí thông quan phát sinh.
Dự trù chi phí ban đầu: Ước tính các chi phí cần thiết trước khi ký kết hợp đồng và phản ánh vào kế hoạch kinh doanh cũng như báo giá cho khách hàng.

Khuyến nghị:

Việc đưa trước các yếu tố rủi ro nêu trên vào hợp đồng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc thiệt hại.
Ngoài ra, việc thiết lập các điều khoản phù hợp còn giúp tránh được những tranh chấp không cần thiết với đối tác.

03 - Lưu ý về điều khoản lịch thanh toán

Điều khoản thanh toán trong hợp đồng thương mại thường quy định lịch thanh toán cụ thể. Lịch thanh toán này có thể được các bên tự do quyết định tùy theo tình hình tài chính và kế hoạch của mỗi bên, không chịu sự can thiệp của pháp luật. Tuy nhiên, qua thực tiễn hợp đồng tại Việt Nam có thể thấy, phần lớn các trường hợp quy định số tiền và lịch thanh toán theo hình thức trọn gói (lumpsum) mà không chia nhỏ theo từng hạng mục độc lập. Ngoài ra, lịch thanh toán quá dài cũng tiềm ẩn rủi ro.

Ví dụ cụ thể về rủi ro:
Đặc biệt khi giá trị hợp đồng lớn và bên cung cấp (hàng hóa hoặc dịch vụ) phải thu hồi công nợ từ đối tác, có thể phát sinh các rủi ro sau đây.

Khó khăn trong nghiệm thu: Nếu phát sinh vấn đề đối với một hạng mục dịch vụ hoặc một lô hàng cụ thể, việc nghiệm thu và thanh toán cho toàn bộ hợp đồng có thể bị đình trệ.
Chậm thu hồi công nợ: Rủi ro việc thu hồi công nợ cho toàn bộ hợp đồng bị chậm trễ chỉ vì một vấn đề phát sinh cục bộ.

Cách tiếp cận được khuyến nghị:
Để giảm thiểu các rủi ro nêu trên, đặc biệt đối với hợp đồng giá trị lớn hoặc hợp đồng có thể chia thành nhiều hạng mục, nên áp dụng các phương pháp sau đây.

Chia theo mốc tiến độ (milestone): Thiết lập lịch thanh toán theo từng giai đoạn thực hiện quan trọng của hợp đồng.
Thanh toán theo sản phẩm bàn giao: Chia thanh toán theo từng sản phẩm/kết quả bàn giao (deliverable).

Việc chia nhỏ lịch thanh toán như vậy giúp ngăn ngừa tình trạng vấn đề phát sinh ở một hạng mục hoặc lô hàng cụ thể ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao và thanh toán của các phần khác. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ, phương pháp này có tác dụng giảm đáng kể rủi ro thu hồi công nợ từ đối tác.

Khuyến nghị đối với doanh nghiệp Nhật Bản:
Khi soạn thảo hợp đồng, doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam cần cân nhắc việc chia nhỏ lịch thanh toán theo các điểm sau:

Thiết lập lịch thanh toán phù hợp, tương ứng với từng giai đoạn bàn giao và nghiệm thu.
Xây dựng kế hoạch thanh toán độc lập theo từng hạng mục để giảm thiểu rủi ro khi phát sinh vấn đề.

04 - Lưu ý khi thỏa thuận điều khoản bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm

Trong hợp đồng thương mại, các điều khoản về bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm khá phổ biến, nhưng cũng thường xảy ra sai sót liên quan đến các điều khoản này. Hai vấn đề chính thường gặp là:

Nhầm lẫn giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm.
Quy định mức tiền vượt quá khuôn khổ, nguyên tắc mà pháp luật Việt Nam hiện hành cho phép.

Sự khác biệt giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm:
Cả hai đều là trách nhiệm pháp lý áp dụng khi có hành vi vi phạm hợp đồng, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên bị thiệt hại. Tuy nhiên, đây là hai chế định độc lập với nguyên tắc và cách áp dụng khác nhau.

Bồi thường thiệt hại: Là khoản bồi thường nhằm khôi phục, bù đắp tổn thất và lợi ích đáng lẽ được hưởng của bên bị thiệt hại. Có thể áp dụng ngay cả khi không được ghi rõ trong hợp đồng.
Phạt vi phạm: Là chế tài buộc bên vi phạm phải trả một khoản tiền phạt khi vi phạm hợp đồng, chỉ được áp dụng khi các bên đã thỏa thuận rõ ràng trước trong hợp đồng.

Lưu ý về bồi thường thiệt hại:
Trong các hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt khi có sự tham gia của các chủ thể pháp lý châu Âu, Mỹ, hợp đồng đôi khi quy định "mức bồi thường thiệt hại ấn định trước" (liquidated damages). Ví dụ, nếu chất lượng hàng hóa không đáp ứng tiêu chuẩn theo hợp đồng, bên bán phải bồi thường cho bên mua một khoản tiền cố định (ví dụ: ZZZ) hoặc gấp ba lần giá trị hàng hóa. Tuy nhiên, theo pháp luật Việt Nam hiện hành, mức bồi thường thiệt hại phải được tính toán dựa trên thiệt hại thực tế, trực tiếp đã xảy ra. Do đó, nếu hợp đồng có điều khoản bồi thường thiệt hại ấn định trước như vậy, khi xảy ra tranh chấp và được đưa ra tòa án, điều khoản này có khả năng cao không được chấp nhận, khiến việc áp dụng trên thực tế gặp nhiều khó khăn.

Lưu ý về phạt vi phạm:
Theo pháp luật Việt Nam, mức phạt vi phạm tối đa được quy định là "8% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm". Tuy nhiên, trên thực tế thường xảy ra nhầm lẫn giữa giá trị toàn bộ hợp đồng và giá trị phần bị vi phạm. Ví dụ, trong hợp đồng giao hàng nhiều đợt, nếu phát sinh chậm giao ở lô hàng cuối cùng, mức phạt vi phạm mà bên mua có thể yêu cầu chỉ giới hạn ở 8% giá trị của lô hàng cuối cùng bị chậm giao, chứ không phải 8% giá trị toàn bộ hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định mức phạt vi phạm vượt quá giới hạn này, khi tranh chấp được đưa ra tòa án, điều khoản đó có nguy cơ cao không được chấp nhận và mức trần theo quy định pháp luật sẽ được áp dụng thay thế.

Khuyến nghị thực tiễn:

Hiểu rõ sự khác biệt giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm, phản ánh đúng vào các điều khoản hợp đồng.
Soạn thảo điều khoản không vượt quá mức trần theo khuôn khổ pháp lý của Việt Nam.
Trong trường hợp hợp đồng quốc tế, cần cân nhắc thận trọng tính khả thi của điều khoản bồi thường thiệt hại ấn định trước.

Việc thiết kế điều khoản hợp đồng và quản lý rủi ro là yếu tố không thể thiếu để bảo đảm thành công của hợp đồng thương mại. Áp dụng những cách tiếp cận được trình bày trong bài viết này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và phòng ngừa tranh chấp khi triển khai hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Đặc biệt, thông qua việc xây dựng và rà soát hợp đồng một cách phù hợp, doanh nghiệp Nhật Bản được kỳ vọng sẽ nâng cao tính ổn định và năng lực cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh của mình.