Doanh nghiệp Nhật Bản cần biết! Quản lý rủi ro trong giao dịch thương mại tại Việt Nam

01 - Xác minh người đại diện khi giao kết hợp đồng

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký kết hợp đồng. Nhưng thực tế, rất nhiều trường hợp người ký không phải người đại diện theo pháp luật: trưởng phòng kinh doanh, giám đốc marketing khu vực, phó tổng giám đốc, trưởng bộ phận kế hoạch - mua hàng, thậm chí kế toán trưởng hoặc cố vấn cấp cao.

Việc người đại diện theo pháp luật ủy quyền ký hợp đồng cho người khác là hợp pháp và phổ biến. Nhưng để tránh rủi ro, nhất thiết phải kiểm tra:

• Kiểm tra văn bản ủy quyền: lấy văn bản ủy quyền chính thức từ người ký kết hợp đồng và kiểm tra nội dung
• Đối chiếu phạm vi ủy quyền: kiểm tra hiệu lực của văn bản ủy quyền, và phạm vi ủy quyền có phù hợp với nội dung hợp đồng hay không

Rủi ro thường gặp:

• Hợp đồng được ký mà không có văn bản ủy quyền, hoặc văn bản ủy quyền đã hết hiệu lực
• Ở các doanh nghiệp lớn, thẩm quyền ký kết được phân chia theo lĩnh vực hoặc giá trị hợp đồng (ví dụ: hợp đồng thương mại do người đại diện theo pháp luật ký, hợp đồng quản lý nội bộ do người phụ trách khác ký; hoặc người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký hợp đồng giá trị lớn, trưởng phòng kinh doanh/phó tổng giám đốc ký hợp đồng giá trị nhỏ)

Nếu hợp đồng được ký vượt quá phạm vi các quy định nội bộ nêu trên, khi tranh chấp phát sinh và được đưa ra tòa án, hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu.

Biện pháp và khuyến nghị: thủ tục kiểm tra văn bản ủy quyền đơn giản và nhanh chóng - nhưng phải thực hiện triệt để trước khi ký: kiểm tra hiệu lực và phạm vi của văn bản ủy quyền; kiểm tra thẩm quyền ký kết có được phân bổ phù hợp theo giá trị và loại hợp đồng hay không.

02 - Lưu ý về điều khoản giá trị hợp đồng

Hình thức ghi nhận trọn gói (lumpsum) kiểu "tổng giá trị hợp đồng này là YYY" khá phổ biến - dựa trên tự do ý chí của các bên và không trái pháp luật Việt Nam. Nhưng cách tiếp cận khôn ngoan hơn: không chỉ ghi tổng giá trị, mà chi tiết hóa giá trị theo từng hạng mục. Ví dụ cụ thể:

• Hợp đồng cung cấp hàng hóa: phân định rõ giá trị theo từng loại hàng hóa hoặc từng lô hàng
• Hợp đồng kết hợp hàng hóa và dịch vụ: tách riêng giá trị hàng hóa và giá trị dịch vụ (lắp đặt, triển khai, nghiệm thu...)
• Hợp đồng dịch vụ: ghi riêng giá trị của từng loại dịch vụ (tư vấn, lắp đặt, bảo trì...)

Cách ghi chi tiết đặc biệt có lợi cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ngay cả khi phát sinh vấn đề với một số hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định, doanh nghiệp vẫn bảo đảm được việc nghiệm thu và thanh toán đối với các phần đã hoàn thành khác - tránh rủi ro toàn bộ hợp đồng bị đình trệ.

Những lưu ý đặc biệt trong hợp đồng quốc tế: khi giao dịch không chỉ trong nội địa mà còn với Nhật Bản hoặc quốc gia khác, cần lưu ý:

• Biến động tỷ giá hối đoái: cân nhắc rủi ro tỷ giá, đưa vào hợp đồng điều khoản cho phép điều chỉnh linh hoạt giá trị hợp đồng
• Thuế và chi phí thông quan: quy định rõ bên chịu trách nhiệm đối với thuế xuất nhập khẩu và chi phí thông quan
• Dự trù chi phí ban đầu: ước tính các chi phí cần thiết trước khi ký hợp đồng, phản ánh vào kế hoạch kinh doanh và báo giá cho khách hàng

Khuyến nghị: đưa trước các yếu tố rủi ro trên vào hợp đồng giúp giảm thiểu chi phí ngoài dự kiến hoặc thiệt hại; đồng thời tránh được những tranh chấp không cần thiết với đối tác.

03 - Lưu ý về điều khoản lịch thanh toán

Lịch thanh toán do các bên tự do quyết định, không chịu sự can thiệp của pháp luật. Nhưng thực tiễn hợp đồng tại Việt Nam cho thấy: phần lớn quy định số tiền và lịch thanh toán trọn gói (lumpsum) mà không chia nhỏ theo hạng mục độc lập - và lịch thanh toán quá dài cũng tiềm ẩn rủi ro.

Ví dụ cụ thể về rủi ro (đặc biệt khi giá trị hợp đồng lớn và bên cung cấp phải thu hồi công nợ từ đối tác):

• Khó khăn trong nghiệm thu: phát sinh vấn đề ở một hạng mục dịch vụ hoặc một lô hàng cụ thể → việc nghiệm thu và thanh toán cho toàn bộ hợp đồng bị đình trệ
• Chậm thu hồi công nợ: việc thu hồi công nợ cho toàn bộ hợp đồng bị chậm chỉ vì một vấn đề cục bộ

Cách tiếp cận được khuyến nghị - với hợp đồng giá trị lớn hoặc có thể chia thành nhiều hạng mục:

• Chia theo mốc tiến độ (milestone): thiết lập lịch thanh toán theo từng giai đoạn thực hiện quan trọng của hợp đồng
• Thanh toán theo sản phẩm bàn giao (deliverable): chia thanh toán theo từng sản phẩm/kết quả bàn giao

Chia nhỏ lịch thanh toán giúp ngăn tình trạng vấn đề ở một hạng mục ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao và thanh toán của các phần khác - đặc biệt giảm đáng kể rủi ro thu hồi công nợ cho bên cung cấp. Doanh nghiệp Nhật Bản khi soạn thảo hợp đồng nên: thiết lập lịch thanh toán tương ứng với từng giai đoạn bàn giao, nghiệm thu; xây dựng kế hoạch thanh toán độc lập theo từng hạng mục để giảm thiểu rủi ro khi phát sinh vấn đề.

04 - Lưu ý khi thỏa thuận điều khoản bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm

Điều khoản bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm rất phổ biến trong hợp đồng thương mại - và cũng thường xảy ra sai sót nhất, tập trung ở hai vấn đề: nhầm lẫn giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm; và quy định mức tiền vượt quá khuôn khổ pháp luật Việt Nam cho phép.

Sự khác biệt giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm

Cả hai đều là trách nhiệm pháp lý khi có vi phạm hợp đồng, nhằm bảo vệ quyền lợi của bên bị thiệt hại - nhưng là hai chế định độc lập với nguyên tắc và cách áp dụng khác nhau:

• Bồi thường thiệt hại: khoản bồi thường nhằm khôi phục, bù đắp tổn thất và lợi ích đáng lẽ được hưởng của bên bị thiệt hại. Có thể áp dụng ngay cả khi không ghi trong hợp đồng.
• Phạt vi phạm: chế tài buộc bên vi phạm trả một khoản tiền phạt, chỉ áp dụng khi đã thỏa thuận rõ trước trong hợp đồng.

Lưu ý về bồi thường thiệt hại

Trong hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt khi có chủ thể pháp lý châu Âu, Mỹ tham gia, hợp đồng đôi khi quy định "mức bồi thường thiệt hại ấn định trước" (liquidated damages) - ví dụ: chất lượng hàng không đạt tiêu chuẩn thì bên bán phải bồi thường một khoản cố định (ZZZ) hoặc gấp ba lần giá trị hàng hóa. Nhưng theo pháp luật Việt Nam hiện hành, mức bồi thường phải tính toán dựa trên thiệt hại thực tế, trực tiếp đã xảy ra. Vì vậy, điều khoản bồi thường ấn định trước như trên, khi tranh chấp được đưa ra tòa án Việt Nam, có khả năng cao không được chấp nhận - khiến việc áp dụng trên thực tế gặp nhiều khó khăn.

Lưu ý về phạt vi phạm: 8% của phần nào?

Mức phạt vi phạm tối đa theo pháp luật Việt Nam là "8% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm" - và đây là nơi hay nhầm nhất: nhầm giữa giá trị toàn bộ hợp đồng và giá trị phần bị vi phạm. Ví dụ: hợp đồng giao hàng nhiều đợt, chậm giao ở lô cuối cùng → mức phạt bên mua có thể yêu cầu chỉ giới hạn ở 8% giá trị của lô hàng cuối cùng bị chậm, chứ không phải 8% giá trị toàn bộ hợp đồng. Hợp đồng quy định vượt giới hạn này, khi ra tòa, điều khoản có nguy cơ cao không được chấp nhận và mức trần luật định sẽ được áp dụng thay thế.

Khuyến nghị thực tiễn

• Hiểu rõ sự khác biệt giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm, phản ánh đúng vào các điều khoản hợp đồng
• Soạn thảo điều khoản không vượt quá mức trần theo khuôn khổ pháp lý Việt Nam
• Với hợp đồng quốc tế: cân nhắc thận trọng tính khả thi của điều khoản bồi thường thiệt hại ấn định trước

Thiết kế điều khoản hợp đồng và quản lý rủi ro là yếu tố không thể thiếu cho thành công của giao dịch thương mại. Áp dụng các cách tiếp cận trong bài viết sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, phòng ngừa tranh chấp - và thông qua việc xây dựng, rà soát hợp đồng phù hợp, doanh nghiệp Nhật Bản được kỳ vọng nâng cao tính ổn định và năng lực cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.